Ny medarbejder

Introduktion

Her opretter du nye medarbejderes oplysninger så som timepriser og normtid. Disse benyttes til at beregne medarbejderens tidsregistreringer korrekt i diverse projekter og rapporter.

Beskrivelse

Alle felter markeret med * er obligatoriske, og skal derfor være udfyldt, før du kan klikke Gem på siden.

Du skal igennem fire grupper af oplysninger:

  1. Personlige oplysninger
  2. Organisationsoplysninger
  3. Arbejdstids- og lønoplysninger
  4. Licens og rettighedsoplysninger


Personlige oplysninger:

Her indtaster eller vælger du:

  • Fornavn(e) og Efternavn på din nye medarbejder i de tilhørende felter
  • Brugernavn, som benyttes ved login i TimeLog. Vi anbefaler, at du benytter initialer, så det er hurtigt for dine medarbejdere at logge ind
  • Initialer, som benyttes til medarbejdervalg og -visning i rapporter i TimeLog
  • Jobtitel, denne er dog ikke obligatorisk
  • Medarbejderens e-mail, som benyttes til fremsendelse af aktiveringsmail og notifikationer fra TimeLog

Benyt evt. Kommentarfeltet til ekstra personlige informationer.

Organisationsoplysninger:

Her indtaster eller vælger du:

  • Afdeling, som skal være den afdeling medarbejderen er tilknyttet, og dermed skal vises i rapporteringen
  • Juridisk enhed, som skal være den enhed medarbejderen er tilknyttet, og dermed skal vises i rapporteringen (kun tilgængelig med Multiple Legal Entities)
  • Leder, som skal være den leder, der skal godkende medarbejderens tidsregistreringer og udgifter
  • Medarbejder-ID, hvis det er aktiveret i systemadministrationen. Bruges ofte når der dannes egne rapporter gennem vores API’er og i vores lønintegrationer
  • Medarbejdertype, som benyttes til at afgrænse søgninger i flere rapporter
  • Ansættelsesdato, som har betydning for, at flexberegningen for medarbejderen starter fra denne dato. Du kan ikke registrere tid på en dato, der ligger før din ansættelsesdato
  • Opsigelsesdato, såfremt denne allerede er kendt - fx ved tidsbegrænsede ansættelser. Flexberegningen stopper efter denne dato, men medarbejderen kan fortsat logge ind. Markér Deaktivér automatisk på opsigelsesdatoen, hvis du ønsker at lukke for adgang til systemet ved opsigelsesdatoen. Ellers skal dette gøres manuelt på medarbejderkortet
  • Standardtimepris til kunder, som er den valgte standardtimepris for medarbejderen, og som vil blive foreslået ved allokering til projektopgaver. Den kan altid ændres både på det enkelte projekt samt på medarbejderkortet, hvis du ønsker en anden standardtimepris foreslået for medarbejderen
  • Intern kostpris, som benyttes til at beregne omkostningen på forbrugte timer og vises bl.a. i projekttotaler og rapporter. Hver medarbejder kan kun have én intern kostpris
  • OIO-ID, som vises, hvis OIOXML (e-fakturering) er slået til i Systemadministrationen

Arbejdstids- og lønoplysninger:

Her indtaster eller vælger du:

  • Helligdagskalender, som skal bruges i medarbejderens detaljerede timeseddel og ressourceplanlægning
  • Diætlovgivning, som bruges ved indtastning af rejseudgifter, hvis det er aktiveret i systemadministrationen
  • Normtid (arbejdstid), som danner grundlag for medarbejderens flexberegning
  • Løngruppe, hvis det er aktiveret i systemadministrationen. Her vælger du hvilke lønkoder, som medarbejderen skal se i sin tidsregistrering.
  • Aflønningsperiode,  bestemmer hvilken aflønningsperiode, medarbejderen skal tilhøre, fx per måned eller hver 14. dag. Du skal slå Avanceret løntidsstyring til i systemadministrationen for at vælge en anden aflønningsperiode på medarbejderkortene samt i rapporter, der har kan filtrere på aflønningsperiode

Licens og rettigheder:

Her indtaster eller vælger du:

  • Adgang til tilkøbsmoduler, som fx TimeLog Tracker til Outlook, hvis I har tilkøbt denne mulighed
  • Roller, hvor du skal angive, hvilke roller medarbejderen skal have i systemet. Dette bestemmer hvilke funktionaliteter, som medarbejderen har adgang til. Hvis du ikke vælger nogen roller, så kan medarbejderen ikke bruge systemet
  • Aktivér, hvor du skal angive, hvornår medarbejderen skal aktiveres – nu, manuelt senere eller på en specifik dato. Når brugeren er aktiveret (uanset om du gør det nu, manuelt senere eller automatisk på en given dato), får denne automatisk en aktiveringsmail til TimeLog tilsendt

Klik på knappen Gem for at oprette din nye medarbejder.

Du kan altid ændre indstillingerne for en medarbejder ved at åbne siden Rediger medarbejder.

Specielle bemærkninger

Når medarbejderen er oprettet, kan denne indtaste de personlige kontaktoplysninger under personlig profil og de vil så også findes på deres medarbejderkort fremover.

Vær opmærksom på, at det måske ikke er alle ovenstående informationer, som du kan se. Det kommer an på, hvilken udgave af TimeLog og tilkøbsmoduler du har, og dermed hvilke funktioner og processer, som du har adgang til.

Du er altid velkommen til at kontakte info@timelog.dk, hvis du har spørgsmål til dit abonnement.

 

Sidst opdateret 27 jul 2020