Ny faktura

Introduktion

Fakturainnehållet i TimeLog byggs upp med hänsyn tagen till den registrerade faktureringspotentialen i projekten. När ett fakturautkast har skapats sammanställs den faktiska fakturan av att fakturarader från projektets rapporteringar läggs till under perioden.

Beskrivning

Best practice i TimeLog är att använda fakturaunderlag och upprätta fakturor därifrån. Du kan läsa mer om hur du använder fakturaunderlag och upprätta dina fakturor här.

Ange fakturainformation

• Det går att när som helst ändra fälten som automatiskt importerar kunduppgifter.
  Det går att ändra fakturaadressen i rullgardinsmenyn Fakturaadress. Du kan också välja Ange fakturaadressför att ange valfri adress.
• Om nödvändigt ska du välja en Intern referens som kunden kan kontakt om vederbörande har frågor angående fakturan.
• Det går att ändra de förinställda Fakturainställningarna med rullgardinsmenyerna. Att ändra Fakturadatum och/eller Betalningsvillkor gör att förfallodatumet automatiskt ändras för att motsvara de nya villkoren och visas när du klickar på Spara.
• Om ett projekt är länkat till fakturan kommer fältet Valuta att vara låst som projektvaluta.
  Om inte kan du välja Valuta tills den första fakturaraden läggs till.
• Om du vill fakturera en kund för flera projekt på en faktura får du inte välja något Projekt.
• Om den fördefinierade Standardrabatten, Beräkna moms eller Standard moms % ändras kommer det bara att påverka fakturautkastet.
• Standardinställningarna för Rubrik och Meddelanden ställs in i Systemadministration /Projekt / Projektfakturering.

Välj Faktureringspotential

• Under rubrikerna Visning och Visningsalternativ ska du välja kriterierna för vilken faktureringspotential som bör anges i tabellen.
• Välj för vilken Period projektrapporteringen ska visas.
• Klicka på Visa för att lista den önskade faktureringspotentialen.

Lägga till fakturarader

Faktureringspotentialen grupperas utifrån rapporteringstyper och varje post visar fakturastatusen från projektaktiviteter och/eller betalningsplanen.

• Klicka på ikonen Lägg till faktura till höger för att lägga till enskilda rader i fakturautkastet.
• Markera kryssrutan bredvid raderna som ska läggas till.
• I rullgardinsmenyn Välj åtgärd väljer du hur raderna ska läggas till i fakturan.
• Klicka på OK för att avsluta åtgärden.
• De markerade fakturaraderna kommer nu att läggas till i fakturautkastet och kan ändras senare om nödvändigt.

Ändra fakturarader

I delen med fakturarader går det att ändra Beskrivning, Antal, Pris %, Rabatt %, Moms % och Belopp(EUR) direkt på fakturaraderna.

• Klicka på fältet som ska ändras och skriv ny text.
• Om Antal, Pris eller Belopp (EUR) ändras på en fakturarad som består av flera konsoliderade poster kommer ändringarna att fördelas jämnt.
• Den konsoliderade posten på en fakturarad kan också ändras individuellt.
  Klicka på talet under Poster och ändra fälten direkt i popup-fönstret.
• Klicka på Återställ registrerat värde för att läsa in den ursprungliga projektdatan i popup-fönstret igen.
• Klicka på Spara för att lägga till ändringarna i fakturautkastet och gå tillbaka till fakturautkastet.
• Det går att slå ihop eller dela fakturarader genom att markera kryssrutan och välja önskad åtgärd. Klicka på OK för att lägga till ändringarna.

Flytta fakturarader

Du kan flytta fakturaraderna upp och ner i fakturautkastet om du vill ändra ordningen.

• För att flytta en fakturarad ska du placera musmarkören över fakturaraden tills det syns en ikon till vänster. Klicka på ikonen så kommer markören att ändras.
• Klicka på fakturaraden och dra den till den nya placeringen och släpp den genom att släppa upp musknappen. Fakturaraden har flyttats.
• Klicka på Spara för att lägga till ändringarna i databasen.
• För att granska fakturan ska du klicka på Förhandsgranska.
• Om rutan Inkludera fakturaspecifikation i Förhandsgranska är ikryssad kommer projektets originalrapporteringar att listas på följande sida(-or).
• Om du arbetar med en faktura med många fakturarader går det att hoppa till slutet av sidan med ett klick. Tryck på Ctrl och håll kvar samtidigt som du drar ner fakturaraden. Därigenom flyttas fakturaraden till slutet av fakturan.

Lägg till extra rader i fakturautkastet

För att skapa en lättförstådd faktura går det att förbättra utkastet genom att lägga till rubriker, delsummor, textrader, tomma rader samt artiklar.

• Klicka på Ny fakturarad för att öppna fler alternativ.
• Välj vilken Typ som ska läggas till.
• Typerna Rubrik, Delsumma, Text och Tom rad kan användas för att lägga till beskrivningar på den nya fakturaraden.
• Typen Delsumma summerar även alla tidigare fakturarader i kolumnerna Poster, Antal och Belopp (EUR) på den nya fakturaraden.
• Typen Artikel, även känd som tom fakturarad, kan användas för att lägga till en fakturarad med ett värde som ännu inte har registrerats i projektet.
• Välj Projekt och Datum för att lägga till värdet och skriva en beskrivning på fakturaraden.
• Ange Antal, Pris, Rabatt % och Moms % så kommer Beloppet (EUR) att beräknas automatiskt.
• Klicka på Spara för att lägga till den nya fakturaraden i fakturautkastet och uppdatera fakturan med artikelns värde.
• Det går att lägga till flera nya fakturarader i efterhand och flytta runt dem på fakturan tills den har bokförts.
• Klicka på Förhandsgranska för att kontrollera att alla ändringar och tillägg har kommit med på fakturautkastet innan den bokförs.
• Klicka på Bokför för att lägga till fakturavärdet till projektvärdet.

OBS: Beloppen från fakturarader som har skapats manuellt kommer att visas i delen Diverse i projektsumman och kommer endast att visas i rapporter som inkluderar de här beloppen.
Om du vill lägga till en fastprisbetalning ska du gå till avtalet och lägga till en ny betalning i betalningsplanen. Då distribueras värdet korrekt på timmarna som du har registrerat i projektet.