Fakturaarkiv

Introduktion

I fakturaarkivet skapar du dig snabbt en överblick och kan söka efter bokförda fakturor, krediteringar, bokföringsbilagor och påminnelser. Du kan söka efter fakturor utifrån en rad olika parametrar som kund, fakturanummer (eller nummerserie), projekt och specifika avtal, valuta samt den avdelning fakturan tillhör. Det är även här du krediterar, skriver ut en eller flera och exporterar bokförda fakturor till XML. Ikoner vid varje faktura gör det enkelt att utföra handlingar för en eller flera fakturor samtidigt.

Beskrivning

Som standard visar fakturaarkivet alla fakturor som bokförts under en viss period. Standardperioden konfigureras i Systemadministration-> Ekonomi. Som du ser nedan kan filtret anpassas med en rad filtreringsalternativ.

Filtrering

Under Visa och Visa detaljer väljer du de sökkriterier som du vill använda. Bredvid Visa-knappen finns en pil nedåt-funktion som låter dig spara nuvarande filter eller använda filter som du sparat tidigare.

När vi talar om fakturor i denna text så innefattar begreppet fakturor men även relaterade dokument som krediteringsbilagor, bokföringsbilagor och påminnelser.

Kund: Visa endast fakturor för denna kund.
Projektledare: Visa endast fakturor för projekt som hanteras av denna projektledare.
Projekt: Visa endast fakturor för detta projekt.
Fas: Visa endast fakturor där denna fas finns med – kan endast väljas, om ett projekt har valts.
Avtal: Visa endast fakturor där detta avtal finns med – kan endast väljas om ett projekt har valts.
Prismodell: Visa endast fakturor där denna sätt ingår (upp till åtta kategorier)
Standardperiod: Visa endast fakturor som bokförts i denna förvalda period.
– Period: Visa endast fakturor som bokförts i denna period.
Fakturaintervall: Visa endast fakturor med fakturanummer inom angiven intervall. Om fakturanumret innehåller bokstäver eller specialtecken så tas dessa bort i sökningen.
Fritextsökning: Fritextsökningen söker på kundnamn, fakturanummer, ekonomisystemets fakturanummer (om integration finns), fakturabenämning och fakturameddelande.
Kundkontakt: Visa endast fakturor där denna kontakt är angiven på fakturans attentionrad.
Säljare: Visa endast fakturor för projekt där denna person är säljare.
Partner*: Visa endast fakturor för projekt där denna person är partner.
Avdelning, projekt*: Visa endast fakturor där vald avdelnings projekt ingår (endast tillgängligt med Avdelningsstruktur).
Avdelning, faktura*: Visa endast fakturautkast där vald avdelning står som kundansvarig till utkastet. Som standard får kladden samma koppling till avdelningen som den person som skapar utkastet. Detta kan ändras innan fakturan bokförs (endast med Avdelningsstruktur).
Fakturatyp: Visa endast dokument av vald typ (fakturor och kreditnotor är standard).
Fakturadesign: Visa endast fakturor som bygger på denna design
Valuta: Visa endast fakturor i denna valuta

*Dessa filtreringsalternativ kan vara dolda om de har inaktiverats i systemadministrationen eller om de inte är tillgängliga i din version av TimeLog.

Visningsalternativ

Visa avstämda: Visa även fakturor och bokföringsbilagor som har markerats som avstämda. Detta görs i fakturan i sökresultatet från fakturaarkivet.
Visa totalsumma: Visa en extra kolumn, Totalsumma ink. Moms, i sökresultatet.
Visa moms: Visa en extra kolumn, Moms, i sökresultatet
Visa intern kommentar: Visa en extra kolumn, Intern kommentar, i sökresultatet. Intern kommentar är ett extra fält på fakturan där man kan notera information som inte ska visas på kundens faktura.
Visa utkast: Om vald visas eventuella fakturautkast i visningen för att ge en komplett bild. Det är inte möjligt att utföra handlingar på utkasten direkt via listan. När Utkast klickas för i kolumnen Fakturanummer, så öppnas utkastet för redigering.

Resultatlista

Du öppnar en faktura genom att klicka på fakturanumret eller på ikonen Visa faktura. Det är möjligt att sortera alla kolumner genom att klicka på överskriften.

Till höger om varje rad finns ikoner med följande betydelser:

• Grå cirkel Fakturan är inte avstämd och förfallodagen har inte passerats.
• Röd cirkel Fakturan är inte avstämd men förfallodagen har passerats.
• Grön bock Fakturan är avstämd.

Du kan ändra status genom att klicka på Attestera för fakturering på själva fakturan eller genom att klicka på ikonen ovanför i resultatlistan.

Ikonerna i de enskilda fakturaraderna gör det enkelt att utföra handlingar för den enskilda fakturan. Klickar du på ikonerna, öppnas tillhörande handlingsalternativ.

De sex ikonerna från vänster mot höger är:

• Visa faktura
• Kreditera faktura
• Skicka Påminnelse för faktura
• Kopiera faktura
• Skriv Intern kommentar på fakturan
• Skriv ut faktura

Om du markerar flera checkboxar till höger om fakturaraderna, kan du i listan Välj handling utföra den önskad handling för flera fakturor samtidigt. Denna funktion kan t.ex. användas vid avstämning eller utskrift av en eller flera fakturor i ett arbetsmoment. Klicka därefter på OK-knappen för att utföra vald handling.

Exportera faktura till XML

I TimeLog kan du exportera fakturor som XML-filer. Med export-funktionen kan du överföra data från TimeLog till ekonomisystem mv..

Markera checkboxarna för den eller de fakturor som du vill exportera till XML.

I listan Välj handling väljer du Exportera till XML och trycker sedan på OK-knappen för att utföra exporten.

Därefter klickar du på länken Ladda ned XML-exportfiler längt uppe till höger för att visa en lista med exporterade XML-filer.

Klicka på filnamnet för att öppna eller spara exportfilen för senare import till ett annat system.