Otte typer af kontrakter

Mange konsulentvirksomheder har medgået (forbrugt) tid og materialer som deres primære afregningsmåde. Der sendes måske en regning månedsvis med den forbrugte tid.

Hvis konsulentforretningen er projektorienteret, eller hvis der sælges produkter frem for timer, så vil afregningsformen ofte bevæge sig mod fastprisaftaler – måske afregnet efter en betalingsplan – som følger projektets eller opgavens hovedleverancer.

Endeligt er der mange konsulentvirksomheder, som man kan kalde periodeafregnende virksomheder. Det er typisk revisorer, bogholdere og virksomheder, der arbejder med faste driftsydelser, hvor kunden skal faktureres et fast beløb (aconto eller fastpris) per måned, kvartal eller år. Her er der behov for delvist automatiserede faktureringssystemer og budgettering per periode frem for per leverance.

Udfordringen med at styre kontrakter og økonomi i alle disse virksomhedstyper er ofte, at 90% af forretningen følger faste kontraktprincipper, som man kan lave et system for, mens 10% afviger på grund af særaftaler, nye produktområder eller kreative forhandlinger. Særligt udfordrende er det for virksomheder, som blander medgået tid med fastpris og periodeforretninger.

Man kan for enkelthedens skyld gruppere konsulentbranchens kontrakter i otte hovedtyper (fire på medgået tid og fire på fastpris).

I TimeLog

TimeLog understøtter de otte gængse kontrakttyper i konsulentvirksomheder. På hvert projekt kan der oprettes et ubegrænset antal kontrakter – også flere samtidige fastpriskontrakter eller kontrakter på medgået tid. Kontrakttypen definerer, hvordan kontrakten skal faktureres, hvordan der indtægtsføres på kontrakten, og om kontrakten er en løbende aftale eller ej.

Et projekt kan eksempelvis have en hovedleverance på fastpris med delelementer på medgået tid og en vedligeholdelsesaftale, som kører ind til kunden opsiger aftalen – eksempelvis med kvartalsvis fakturering af et fast beløb. Når systemadministratoren tildeler en medarbejder en rolle i TimeLog, kan systemadministratoren bestemme om rollen skal have mulighed for at oprette, redigere og slette kontrakter. Indstillingerne sættes inde i Systemadministrationen under Medarbejdere -> Roller og rettighedsstyring -> (Vælg rolle). Herefter kan du redigere og og slette i dette under Projekter og Rollens privilegier på fanen Sider og indhold. 

​I de efterfølgende afsnit vil vi gennemgå de otte kontrakttyper og best practice omkring automatiseret projektfakturering i konsulentvirksomheder.