Udgiftstyper

Introduktion

Udgiftstyper benyttes når du rapporter udgifter med vores mobil appen eller via TimeLog websider.

Beskrivelse

For at kunne rapportere udgifter i TimeLog, skal modulet Udgifts-og rejseregistrering være aktiveres i Start opsætning af TimeLog her.

I opretter og vedligeholder jeres udgiftstyper i Systemadministrationen >> Tids - og udgiftsregistrering >> Udgiftstyper.

Opsætning

Klik på den lille pil foran Funktionen udgiftstype er aktiv og obligatorisk Vis ikke kontonr. for at åbne den overordnede konfiguration.

• Aktiv; viser at udgiftstypefunktionen er aktiv og kan ikke ændres
• Obligatorisk; Er automatisk aktiveret og kan ikke ændres
• i økonomisystem; skal kun benyttes, hvis I har en finansintegration aktiveret.
  Ved aktivering, tilføjes et ekstra felt i de oprettede udgiftstyper

Filter

Under Filter, vælger du hvilken status, for udgiftstyper der skal vises i tabellisten, og tabellisten oprettes ved klik på VIS.

Statuskolonnen viser den enkelte udgiftstypes status. Et grønt flueben markerer at udgiftstypen er aktiv og vælges ved rapportering af udgifter. En sort prik indikerer at udgiftstypen er inaktiv og kan ikke vælges ved rapportering af udgifter.

Klik på statusikonet, ændrer udgiftstypens status.

Opret ny udgiftstype

Oprette en ny udgiftstype via klik på Ny udgiftstype

• Angive et beskrivende navn for udgiftstypen i tekstfeltet Navn
• Indtaste en standardmomssats i feltet Momssatsen benyttes ved rapportering af udgifter. Udgiften rapporteres uden moms i projektet, hvorimod medarbejderbetalte udgifter skal kompenseres inklusive moms.
• Angive det i økonomisystem som udgiften skal konteres på i økonomisystemet. Er kun relevant, hvis I har en aktiv finansintegration.
• Marker Medtaget i rejser, hvis udgiftstypen også skal kunne vælges ved rapportering af rejseudgifter (f.eks. diæter)

• Klikke på Gem for at gemme udgiftstypen.

Den nye udgiftstype, er som standard inaktiv, og aktiveres ved at skifte filterstatus til Vis inaktive udgiftstyper eller Vis alle udgiftstyper og klik på VIS.

Klik på den sorte prik i statuskolonnen, eller marker tjekboksen udfor udgiftstypen. Vælg handlingen Aktiv og klik OK og den nye udgiftstype kan benyttes ved rapportering af udgifter.

Du kan også åbne den inaktive udgiftstype med klik på udgiftstypens navn, eller blyanten yderst til højre og markere tjekboksen ud for Aktiv.

Opdatering af udgiftstyper

Hvis du vil deaktivere en udgiftstype, kan du klikke på det grønne flueben i statuskolonnen, eller åbne udgiftstypen med klik på navnet eller blyanten.

Skal udgiftstypen opdateres, åbner du udgiftstypen med klik på navnet eller den lille blyant ude for udgiftstypen. Klik på GEM for at gemme opdateringen.

Hvis du vil udføre den samme handling på flere udgiftstyper, kan du markere tjekboksene til højre, og vælge den ønskede handling i Vælg handling over listen. Klik på OK for at gennemføre handlingen.

Specielle bemærkninger

Hvis du har en økonomiintegration, og ønsker at overføre projektudgifter til økonomisystemet, skal udgiftstyperne have tilføjet den tilhørende finanskonto i finanssystemet.

Se eventuelt vejledningen Overfør udgifter til økonomisystem