One Click Invoicing (OCI)

Introduktion

Du kan se, redigere og kopiere fakturaskabeloner til brug i One Click Invoicing i Systemadministrationen -> Økonomi -> One Click Invoicing.

Beskrivelse

One Click Invoicing (OCI) hjælper dig til at ensrette dine fakturaer og sikre højere kvalitet i dine TimeLog-data. Du aktiverer OCI i toppen ved at klikke på den grå slider. Derefter kan du se og redigere den grundlæggende opsætning af de standard fakturaskabeloner, som TimeLog har oprettet for dig. En fakturaskabelon bestemmer, hvordan informationerne fra dine projekter skal grupperes på dine fakturaer.

Standard fakturaskabeloner i TimeLog

Kontrakt/Hovedopgave: Denne skabelon opretter én faktura per kontrakt og grupperer dine registreringer per hovedopgave for hver kontrakt, samt hvilken timepris der er sat på medarbejderne. Det betyder, at hvis du fx har forskellige timepriser på medarbejdere, som arbejder på den samme opgave, så får du to linjer på din faktura
Kunde/Opgave:
Denne skabelon opretter én faktura per kunde på tværs af kundens projekter og grupperer tidsregistreringer per opgave og kørselsregistreringer på hver sin linje
Medarbejder/Tidsregistrering:
Denne skabelon opretter én faktura per projekt og grupperer tidsregistreringerne per medarbejder, hvor hver enkelt registrering lægges på en fakturalinje
Projekt/Kontrakt/Betaling:
Denne skabelon opretter én faktura per projekt og grupperer betalinger for hver kontrakt på hver deres fakturalinje
Projekt/Medarbejder:
Denne skabelon opretter én faktura per projekt og grupperer registreringer for hver medarbejder på hver sin fakturalinje. Kørselsregistreringer lægges på en særskilt fakturalinje
Projekt/Medarbejder/Opgave:
Denne skabelon opretter én faktura per projekt og grupperer registreringer for hver medarbejder per opgave på hver sin fakturalinje. Kørselsregistreringer lægges på en særskilt fakturalinje
Projekt/Opgave:
Denne skabelon opretter én faktura per projekt og grupperer registreringer for hver opgave på en fakturalinje. Kørselsregistreringer lægges på en særskilt fakturalinje
Projekt/Opgave/Medarbejder:
Denne skabelon opretter én faktura per projekt og grupperer registreringer for hver medarbejder under hver opgave. Kørselsregistreringer lægges på en særskilt fakturalinje
Projekt/Timepris:
Denne skabelon opretter én faktura per projekt og grupperer registreringer for hver timepris på en fakturalinje. Kørselsregistreringer lægges på en særskilt fakturalinje

For hver skabelon kan du læse og redigere:

Navn på skabelon
Teksten, der kommer i feltet Fakturahoved på din faktura
Teksten, der kommer i feltet Fakturabesked på din faktura

Teksterne i Fakturahoved og Fakturabesked indsættes automatisk på din fakturaer. Hvis du ikke udfylder dem i fakturaskabelonen, bliver de udfyldt med informationerne fra faktureringsindstillingerne på dine projekter.

For hver skabelon kan du se, hvordan den er bygget op og hvilke tekster, der lægges på fakturaerne automatisk. Du har mulighed for at rette teksterne samt bruge foruddefinerede tags, der tager information fra systemet, som sættes på dine fakturaer automatisk.

Tags du kan bygge dine fakturalinjer med

For hver sektion i dine skabeloner har du mulighed for at bruge forskellige tags.

Kunder

<#CustomerName#>: Indsætter kundenavn på fakturalinjen
<#CustomerNo#>: Indsætter kundenummer på fakturalinjen
<#CustomerNickname#>: Indsætter kundens kaldenavn på fakturalinjen
<#CustomerReference#>: Indsætter kundens reference på fakturalinjen

Opgaver

<#TaskName#>: Indsætter opgavenavn på fakturalinjen
<#TaskFullName#>: Indsætter hovedopgave og underopgaver på fakturalinjen
<#TaskParentName#>: Indsætter navn på hovedopgaven på fakturalinjen
<#FirstLevelWbsTaskNameAndTaskNo#>: Indsætter WBS-nr., fuldt navn og opgavenr. fra hovedopgaven på fakturalinjen
<#FirstLevelTaskNameAndTaskNo#>: Indsætter fuldt navn og opgavenr. fra hovedopgaven på fakturalinjen
<#FirstTaskParentName#>: Indsætter fuldt navn fra hovedopgaven på fakturalinjen
<#TaskNumber#>: Indsætter opgavenummer på fakturalinjen

Kontrakter

<#ProjectSubContractName#>: Indsætter kontraktnavn på fakturalinjen
<#HourlyRateName#>: Indsætter timeprisnavn på fakturalinjen
<#ContractInvoicingType#>: Indsætter kontrakttype på fakturalinjen
<#ContractModelType#>: Indsætter kontraktmodellen på fakturalinjen

Medarbejdere

<#EmployeeFullName#>: Indsætter medarbejderens fulde navn på fakturalinjen

Projekter

<#ProjectName#>: Indsætter projektnavn på fakturalinjen
<#ProjectNo#>: Indsætter projektnummer på fakturalinjen
<#InvoiceMessage#>: Indsætter fakturabesked fra projektets faktureringsindstillinger på fakturalinjen
<#ProjectPurchaseOrderNumber#>: Indsætter rekvisitionsnummer fra projektets faktureringsindstillinger på fakturalinjen. Du aktiverer rekvisitionsnummer i systemadministrationen -> Projekter -> Opsætning af projektmodul

Udgifter

<#ExpenseTypeName#>: Indsætter udgiftstype på fakturalinjen
<#TravelExpenseType#>: Indsætter rejseudgiftstype på fakturalinjen

Datoer

<#InvoicingPeriodStartDate#>: Indsætter startdatoen fra det valgte filter i debitorlisten på fakturalinjen
<#InvoicingPeriodEndDate#>: Indsætter slutdatoen fra det valgte filter i debitorlisten på fakturalinjen
<#ProjectStartDate#>: Indsætter projektets startdato på fakturalinjen
<#LastRegistrationDate#>: Indsætter den seneste registreringsdato på fakturalinjen
<#InvoiceableRegistrationDate#>: Indsætter registreringsdato på fakturalinjen
<#PaymentPeriodStart#>: Indsætter betalingsperiodens startdato på fakturalinjen
<#PaymentPeriodEnd#>: Indsætter betalingsperiodens slutdato på fakturalinjen
<#PaymentPaymentDate#>: Indsætter betalingens fakturadato på fakturalinjen
<#MonthlyPeriod#>: Indsætter månedlig periode på fakturalinjen
<#InvoiceableMonthYear#>: Indsætter måned og år på fakturalinjen, fx "April 2021"

Andre

<#RegistrationType#>: Indsætter registreringstype på fakturalinjen, fx tids-, udgifts- eller kørselsregistreringer
<#ProductNo#>: Indsætter varenummer på fakturalinjen
<#ProductNoName#>: Indsætter navn på varenummer på fakturalinjen
<#InvoiceableComment#>: Indsætter kommentar fra registreringen på fakturalinjen

Kopiér en fakturaskabelon

Du kan oprette en kopi af en eksisterende fakturaskabelon, hvis du fx har brug for den i flere sprog. Du har ikke mulighed for at ændre på selve opbygningen af skabelonen, du kan til gengæld tilpasse teksterne.

Klik på en fakturaskabelon
Klik på de tre prikker ud for navnet
Klik på Kopiér skabelon. Det lægger en kopi af skabelonen i bunden af listen, som du kan arbejde videre med. Når du opdaterer listen, bliver den lagt i alfabetisk rækkefølge efter standardskabelonerne
Ret evt. Navn på skabelon
Angiv teksten, der kommer i feltet Fakturahoved på din faktura
Angiv teksten, der kommer i feltet Fakturabesked på din faktura
Angiv tekster for hver linje i skabelonen

Teksterne i Fakturahoved og Fakturabesked indsættes automatisk på din fakturaer. Hvis du ikke udfylder dem i fakturaskabelonen, bliver de udfyldt med informationerne fra faktureringsindstillingerne på dine projekter.

Dine ændringer på alle felter gemmes automatisk, når du udfylder dem. Fik du kopieret en forkert skabelon, kan du slette den ved at klikke på de tre prikker ved siden af navnet i toppen og vælge Slet skabelon.

Vedligeholdelse af fakturaskabeloner

Du kan vedligeholde dine fakturaskabeloner ved at klikke dig ind på hver enkelt skabelon og lave ændringer. Du har de samme muligheder, uanset hvilken skabelon du vælger.

Øverst på siden har du mulighed for at:

Kopiere eller slette skabelonen via de tre prikker ud for navnet
Angive Navn på skabelon
Angive teksten, der kommer i feltet Fakturahoved på din faktura
Angive teksten, der kommer i feltet Fakturabesked på din faktura
Angive tekster og tags for hver linje i skabelonen

Sidst opdateret 24 maj 2023