One Click Invoicing (OCI)

Introduktion

Du kan se, redigera och kopiera fakturamallar du vill använda i One Click Invoicing i Systemadministrationen -> Ekonomi -> One Click Invoicing.

Beskrivning

One Click Invoicing (OCI) hjälper dig att göra dina fakturor enhetliga och skapa högre kvalitet i dina TimeLog-data. Du aktiverar OCI längst upp genom att klicka på det gråa reglaget. Sedan kan du se och redigera grundkonfigurationen för de standardfakturamallar som TimeLog har skapat åt dig. En fakturamall avgör hur uppgifterna från dina projekt ska grupperas på dina fakturor.

Standardfakturamallar i TimeLog

Avtal/huvudaktivitet: Den här mallen skapar en faktura per avtal och grupperar dina inrapporteringar per huvudaktivitet för varje avtal samt vilket timpris som ställts in för medarbetarna. Det innebär att om du t.ex. har olika timpriser för medarbetare som jobbar på samma aktivitet så får du två rader på din faktura
Kund/aktivitet:
Den här mallen skapar en faktura per kund för kundens olika projekt och grupperar tidrapporteringar per aktivitet och kilometerersättningar på varsin rad
Medarbetare/tidrapportering:
Den här mallen skapar en faktura per projekt och grupperar tidrapporteringarna per medarbetare och varje enskild rapportering läggs på en fakturarad
Projekt/avtal/betalning:
Den här mallen skapar en faktura per projekt och grupperar betalningar för varje avtal på varsin fakturarad
Projekt/medarbetare:
Den här mallen skapar en faktura per projekt och grupperar rapporteringar för varje medarbetare på varsin fakturarad. Kilometerersättning läggs på en särskild fakturarad
Projekt/medarbetare/aktivitet:
Den här mallen skapar en faktura per projekt och grupperar rapporteringar för varje medarbetare per aktivitet på varsin fakturarad. Kilometerersättning läggs på en särskild fakturarad
Projekt/aktivitet:
Den här mallen skapar en faktura per projekt och grupperar rapporteringar för varje aktivitet på varsin fakturarad. Kilometerersättning läggs på en särskild fakturarad
Projekt/aktivitet/medarbetare:
Den här mallen skapar en faktura per projekt och grupperar rapporteringar för varje medarbetare under varje aktivitet. Kilometerersättning läggs på en särskild fakturarad
Projekt/timpris:
Den här mallen skapar en faktura per projekt och grupperar rapporteringar för varje timpris på en fakturarad. Kilometerersättning läggs på en särskild fakturarad

För varje mall kan du läsa och redigera:

Mallen namn
Texten som visas i fältet Fakturahuvud på din faktura
Texten som visas i fältet Fakturameddelande på din faktura

Texterna i Fakturahuvud och Fakturameddelande infogas automatiskt på dina fakturor. Om du inte fyller i dem i fakturamallen fylls de i med uppgifterna från faktureringsinställningarna för dina projekt.

För varje mall kan du se hur den är uppbyggd och vilka texter som läggs in automatiskt på fakturorna. Du kan ändra texterna och använda fördefinierade taggar som hämtar information från systemet och som infogas automatiskt på dina fakturor.

Taggar du kan skapa dina fakturarader med

För varje sektion i dina mallar kan du använda olika taggar.

Kunder

<#CustomerName#>: Infogar kundnamn på fakturaraden
<#CustomerNo#>: Infogar kundnummer på fakturaraden
<#CustomerNickname#>: Infogar kundens smeknamn på fakturaraden
<#CustomerReference#>: Infogar kundens referens på fakturaraden

Aktiviteter

<#TaskName#>: Infogar aktivitetsnamn på fakturaraden
<#TaskFullName#>: Infogar huvudaktivitet och underaktiviteter på fakturaraden
<#TaskParentName#>: Infogar huvudaktivitetens namn på fakturaraden
<#FirstLevelWbsTaskNameAndTaskNo#>: Infogar WBS-nr, fullständigt namn och aktivitetsnr från huvudaktiviteten på fakturaraden
<#FirstLevelTaskNameAndTaskNo#>: Infogar fullständigt namn och aktivitetsnr från huvudaktiviteten på fakturaraden
<#FirstTaskParentName#>: Infogar fullständigt namn från huvudaktiviteten på fakturaraden
<#TaskNumber#>: Infogar aktivitetsnummer på fakturaraden

Avtal

<#ProjectSubContractName#>: Infogar avtalets namn på fakturaraden
<#HourlyRateName#>: Infogar timprisets namn på fakturaraden
<#ContractInvoicingType#>: Infogar avtalstyp på fakturaraden
<#ContractModelType#>: Infogar avtalsmodell på fakturaraden

Medarbetare

<#EmployeeFullName#>: Infogar medarbetarens fullständiga namn på fakturaraden

Projekt

<#ProjectName#>: Infogar projektets namn på fakturaraden
<#ProjectNo#>: Infogar projektnummer på fakturaraden
<#InvoiceMessage#>: Infogar fakturameddelande från projektets faktureringsinställningar på fakturaraden
<#ProjectPurchaseOrderNumber#>: Infogar rekvisitionsnummer från projektets faktureringsinställningar på fakturaraden. Du aktiverar rekvisitionsnummer i systemadministrationen -> Projekt -> Konfiguration av projektmodul

Utgifter

<#ExpenseTypeName#>: Infogar utgiftstyp på fakturaraden
<#TravelExpenseType#>: Infogar typ av reseutgift på fakturaraden

Datum

<#InvoicingPeriodStartDate#>: Infogar startdatum från det valda filtret i kundlistan på fakturaraden
<#InvoicingPeriodEndDate#>: Infogar slutdatum från det valda filtret i kundlistan på fakturaraden
<#ProjectStartDate#>: Infogar projektets startdatum på fakturaraden
<#LastRegistrationDate#>: Infogar senaste registreringsdatum på fakturaraden
<#InvoiceableRegistrationDate#>: Infogar registreringsdatum på fakturaraden
<#PaymentPeriodStart#>: Infogar startdatum för betalningsperioden på fakturaraden
<#PaymentPeriodEnd#>: Infogar slutdatum för betalningsperioden på fakturaraden
<#PaymentPaymentDate#>: Infogar fakturadatum för betalningen på fakturaraden
<#MonthlyPeriod#>: Infogar månatlig period på fakturaraden
<#InvoiceableMonthYear#>: Infogar månad och år på fakturaraden, t.ex. ”April 2021”

Övrigt

<#RegistrationType#>: Infogar rapporteringstyp på fakturaraden, t.ex. inrapportering av tid, utgift eller kilometer
<#ProductNo#>: Infogar artikelnummer på fakturaraden
<#ProductNoName#>: Infogar artikelnumrets namn på fakturaraden
<#InvoiceableComment#>: Infogar en kommentar från rapporteringen på fakturaraden

Kopiera en fakturamall

Du kan skapa en kopia av en befintlig fakturamall om du t.ex. behöver ha den på flera språk. Du kan inte ändra uppbyggnaden av mallen men du kan anpassa texterna.

Klicka på en fakturamall
Klicka på de tre prickarna vid namnet
Klicka på Kopiera mall. Det ligger en kopia av mallen längst ner i listan som du kan jobba vidare med. När du uppdaterar listan läggs den i alfabetisk ordning efter standardmallarna
Ändra ev. Mallen namn
Ange texten som visas i fältet Fakturahuvud på din faktura
Ange texten som visas i fältet Fakturameddelande på din faktura
Ange texter för varje rad i mallen

Dina ändringar i alla fält sparas automatiskt när du fyller i dem. Om du råkade kopiera fel mall kan du ta bort den genom att klicka på de tre prickarna bredvid namnet längst upp och välja Ta bort mall.

Underhålla fakturamallar

Du kan underhålla dina fakturamallar genom att klicka på varje enskild mall och göra ändringar. Du har samma alternativ oavsett vilken mall du väljer.

Längst upp på sidan kan du:

Kopiera eller ta bort mallen via de tre prickarna vid namnet
Ange Namn på mallen
Ange texten som visas i fältet Fakturahuvud på din faktura
Ange texten som visas i fältet Fakturameddelande på din faktura
Ange texter och taggar för varje rad i mallen

Senast uppdaterad 07 jun 2023