Sådan arbejder du i projektplanen

Introduktion

Hjælpeteksten tager udgangspunkt i, at du befinder dig på et projekt. Du får en introduktion til, hvordan du arbejder i projektplanen og udfører følgende handlinger:

• Opretter opgaver på projektet
• Tilføjer underopgaver på projektet
• Redigerer en opgave
• Flytter en opgave i projektplanen eller til et andet projekt
• Opretter en milepæl og tilføjer en ansvarlig for denne
• Tilføjer ressourcer til opgaverne fra projektplanen

Beskrivelse

Opret opgaver på projektet

Et projekt skal altid have én opgave som minimum, for at du kan registrere tid på det.

Et projekt kan nedbrydes i fem niveauer (alt efter hvilken udgave du har af TimeLog), hvor opgaver på øverste niveau summerer de underliggende opgavers budget og registreringer.

For at kunne slette en opgave, må der ikke være nogen registreringer eller fakturaer tilknyttet opgaven.

Sådan opretter du en opgave på projektet:

• Klik på knappen Ny opgave for at oprette en ny opgave til projektet. Nogle af opgavens felter udfyldes automatisk med den oprettede projektopsætning
• Skriv opgavens Navn. WBS-nummeret bliver automatisk udfyldt og viser, hvor opgaven er placeret i projektplanen
• Opgavens Startdato og Slutdato udfyldes automatisk og matcher indstillingerne på projektet. Hvis du opretter en underopgave, så følger datoerne med fra overopgaven. Opretter du flere opgaver lige efter hinanden, så vises de samme datoer, som du lige har valgt. Opgavens periode kan ændres ved at skrive nye datoer i de to felter eller via kalenderikonerne. Hvis du klikker på sigtekornet ved siden af kalenderikonet, vil du automatisk få udfyldt med dags dato
• Opgavens budget i timer skrives i feltet Budget (t)og den valgte Timepris (DKK) vælges fra valglisten.
• Du kan tilføje en beskrivelse til at skrive en information til opgaven og du kan indsætte et link til yderligere informationer om opgaven. Det kan fx være til placeringen af din dokumentation på dit lokale netværk
• Vælg den ønskede Opgavetype for opgaven
• Vælg den ønskede Status for opgaven. Sæt Status til I gang, hvis der skal kunne registreres arbejdstid på opgaven
• Vælg hvilken Kontrakt som opgaven skal tilknyttes. Har du behov for en ny kontrakt, så klik på plus-ikonet ved siden af valglisten for at kunne oprette en helt ny kontrakt til denne specifikke opgave.
• Under Fakturering vælger du, om opgaven skal være fakturérbar eller ej. Du kan også indikere, om opgaven med det samme skal sættes som Klar til fakturering, hvis I har aktiveret denne proces
• Klik på Gem for at oprette opgaven i projektplanen. Ønsker du med det samme at oprette en opgave mere, så klik på Gem & ny

Tilføj underopgaver til opgaverne

For at kunne oprette en underopgave til en opgave, må der ikke være allokeret medarbejdere eller lagt budget på opgaven, da den vil fungere som en summeringsopgave samtidig.

En underopgave oprettes enten via klik på burgermenuen ud for opgavenavnet, hvor du skal vælge menupunktet Ny underopgave. Du kan også oprette en ny opgave som beskrevet i afsnittet ovenfor og så vælge at skrive, hvilket WBS-nr. den skal have i din plan fx 1.2 eller 3.4, og så flyttes opgaven ind som en underopgave.

Har en opgave én eller flere underopgaver, markeres opgaven med en mørk baggrundsfarve. Har trekanten ud for opgaven en mørk farve, er der allokeret medarbejdere på opgaven. Klik på trekanten for at åbne de underliggende informationer. Opgaver uden allokeringer er markeret med en trekant uden farve, som ikke kan åbnes. 

Redigér en opgave

Hvis du ønsker at redigere en eksisterende opgave, er der flere muligheder:

• Klik på burgermenuen ud for opgavenavnet og vælg menupunktet Redigér
• Klik på blyant-ikonet yderst til højre
• Hvis du kun ønsker at redigere navnet, så kan du dobbeltklikke på det direkte i projektplanen

Det er også muligt at rette den enkelte opgaves opgavetype, datointerval, status og budget på både opgaveniveau og allokeringsniveau direkte i projektplanen uden at åbne den enkelte opgave.

Flyt en opgave

Du kan flytte en opgave i projektplanen enten ved at benytte WBS-strukturen eller med TimeLogs indbyggede drag and drop funktion.

Ændring af WBS-nr.:

• Klik på burgermenuen ud for opgavenavnet og vælg menupunktet Redigér eller klik på blyanten yderst til højre.
• Skriv et nyt WBS-nr. til opgaven fx 4 eller 4.1 alt efter, hvor du vil flytte opgaven hen
• Klik på Gem-knappen for at opdatere de andre opgavers WBS-numre i projektplanen

Brug af drag and drop-funktionen:

• Placér musens pil ud for den ønskede opgave, hvor du ser et kryds med pile. Opgaven bliver herefter fremhævet og musens pil ændres til at ligne ikonet
• Klik og hold venstre museknap nede
• Træk opgaven til den nye placering. Flyttes musen til et mellemrum mellem to opgaver, fremhæves mellemrummet mellem de to opgaver, så du ved, at opgaven vil blive flyttet ind mellem de to valgte opgaver
• Placeres musen ovenpå en opgave, bliver opgaven fremhævet, og din opgave bliver indsat som en underopgave, når du slipper museknappen

Uanset hvordan du flytter opgaven bliver projektets WBS-nr. automatisk rettet til den nye placering.

Flyt en opgave til et andet projekt

Du har også mulighed for at flytte en opgave til et andet projekt, så længe der ikke er foretaget fakturering på nogle af opgavens registreringer:

• Markér den/de opgaver der skal flyttes yderst til højre for opgaven/opgaverne. Markeres en summeringsopgave bliver de underliggende opgaver automatisk markeret
• Klik på valglisten Vælg handling
• Vælg Flyt til et andet projekt … 
• Klik på OK
• Vælg det projekt, som opgaven/opgaverne skal flyttes til i valglisten Destination
• Klik på knappen OK for at udføre flytningen. Den/de flyttede opgaver indsættes nederst i modtager-projektets projektplan

Er Åben projektet når opgaven/opgaverne er flyttet markeret, åbnes modtager-projektet for eventuel redigering af projektplanen.

Opret en milepæl

Milepæle bruges til at angive vigtige datoer på projektet, fx deadlines. Du kan allokere en medarbejder til at være ansvarlig for milepælen. Hvis I har slået funktionen til i systemadministrationen under Tids- og udgiftsregistrering -> Opsætning af tidsregistrering, så vil milepælen dukke op i medarbejderens timeseddel, så denne husker, at der er en vigtig deadline. Herfra kan milepælen markeres som afsluttet.

Udover at blive vist i timesedlen, vil milepælen efterfølgende blive listet under notifikationer på medarbejderens hovedmenu med en grøn markering, indtil den angivne dato overskrides, og markeringen skifter til rød. Den vil blive vist, når der er 14 dage til deadline. 

Sådan opretter du en milepæl:

• Klik på Ny milepæl
• WBS-nr. udfyldes automatisk og angiver placeringen i projektplanen. Ændres nummeret, vil milepælen blive placeret ifølge det nye WBS-nr.
• Skriv et sigende Navn til milepælen. Milepælens navn vil fremgå af projektplanen, efter den er gemt
• Angiv Dato for hvornår milepælen skal evalueres. Benyt kalenderikonet eller skriv datoen direkte i feltet
• Vælg milepælens Ansvarlig (ejer) i valglisten. Du kan ikke gemme uden at vælge en medarbejder. 
• Klik på Gem for at oprette milepælen i projektplanen. Ønsker du med det samme at oprette en milepæl mere, så klik på Gem & ny

Milepæle kan flyttes til en ny placering på samme måde som opgaver. Du kan senere skifte ansvarlig ved at klikke på knappen Tilføj ressourcer på milepæle.

Tilføj ressourcer til opgaverne

Der er flere muligheder for at tilføje ressourcer til dine opgaver.

• Klik på knappen Tilføj en ressource til opgaver – har du adgang til CV-modulet, vil du kunne søge efter specifikke medarbejdere baseret på deres kompetencer og tilføje dem
• Klik på burgermenuen og vælg enten Tilføj én ressource eller Tilføj flere ressourcer

Hvis du vælger at tilføje flere ressourcer, så vil du i første omgang få vist de medarbejdere, som allerede er i ressourcegruppen. Hvis du vil vælge en anden, så skal du vælge at se alle medarbejdere.

Vil du vide mere om ressourceallokering, så læs vores vejledning: Ressourcegrupper og allokering af medarbejdere.