Ressourceallokeringer

Introduktion

Har du ikke sammensat en ressourcegruppe, eller er der opgaver hvor visse medarbejdere skal have en anden timepris end angivet i ressourcegruppen, kan du allokere medarbejderne direkte til den enkelte opgave. Hvis projektet er opsat til, at kun allokerede medarbejdere kan registrere tid, er det nødvendigt at allokere de relevante medarbejdere direkte til de enkelte opgaver.

Beskrivelse

Alloker en eller flere medarbejder til en opgave

• Åbn opgavemenuen ud for den opgave, der skal allokeres medarbejdere til ved at trykke på pilen efter opgavenet, og vælg Tilføj ressourcer. Der åbnes et nyt vindue til søgning efter medarbejdere, der kan allokeres til opgaven.
• Vælg hvor der skal søges efter medarbejdere til allokeringen, og benyt Søg-feltet til at søge efter de ønskede medarbejdere.
• Du kan søge på fornavne, efternavne og initialer (brugernavn).
• Markér den/de ønskede medarbejdere og indtast, hvor mange timer der skal allokeres til den enkelte medarbejder i feltet Timer.
• Timesatsen bliver automatisk foreslået til projektets standard timesats men kan rettes i kolonnen Timepris (DKK) for den enkelte medarbejder.
• Skal flere medarbejdere allokeres til det samme antal timer og timepris, markeres markeringsboksen For alle valgte, Timer og Timeprisen (DKK) angives i de tilhørende valglister. Tjek at de ønskede medarbejdere er markerede.
• Skal opgavens budget opdateres med det nye allokeringsvalg, skal markeringsboksen Afstem opgavebudget med allokerede markeres.
• Klik på Tilknyt for at allokere medarbejderne og opdatere opgavens budget.

 Alloker en medarbejder til flere opgaver

• Klik på linket Tilknyt en ressource til opgaver for at åbne pop-up vinduet for allokering af en medarbejder til flere opgaver.
• Vælg hvor der skal søges efter medarbejdere til allokering og vælg den aktuelle medarbejder fra valglisten Medarbejder.
• For hver opgave foreslår TimeLog en timepris ud fra projektets, opgavens og ressourcegruppens opsætning.
• Angiv det antal timer medarbejderen skal allokeres til de enkelte opgaver i feltet Timer, og den ønskede timepris i feltet Timepris (DKK).
• Markeringsboksen markeres automatisk ud for de opgaver, hvor der indtastes timer og/eller timepris. Skal medarbejderen allokeres til opgaver, hvor antal timer og timepris ikke skal ændres, markeres boksen manuelt.
• Skal medarbejderen allokeres til flere opgaver med det samme antal timer og timesats, markeres de ønskede opgaver, og derefter markeres For alle valgte, og det ønskede antal Timer og Timepris angives i de aktive felter.
• Klik på Tilknyt knappen for at udføre allokeringen til projektet og fortsætte med allokering af en ny medarbejder.
• Klik på Tilknyt og luk knappen for at tilføje allokeringen til projektet og vende tilbage til opgaveplanen.

Se allokerede medarbejdere

• På fanebladene Projektplan (t.) og Projektplan (DKK) kan du se, hvem der er allokeret til hvilke opgaver. Klik på den grå-blå pil ud for opgavenavnet, og opgaven foldes ud og lister de allokerede medarbejdere med deres allokering og eventuelt registrerede timer.
• Medarbejdernes allokerede timer og timesats kan rettes direkte i det tilhørende felt.
• Ønskes en liste over, hvilke opgaver den enkelte medarbejder er allokeret til i projektet, vælges Ressourceallokeringer i menulisten på PROJEKTPLAN fanen øverst i projektet.

Tildeling af resttimer

Under forskellige omstændigheder, kan der være behov for at tildele resttimer på projektopgaver til nye eller andre medarbejdere.
Resttimerne er det antal timer, der mangler at blive registreret på opgaver i projektet (Opgavebudget minus registrerede timer til dato).
Inden allokering vil det være en fordel, at alle medarbejdere har registreret deres projekttid og synkroniseret deres TimeLog Tracker.

• Klik på linket Tilknyt en ressource til opgaver for at åbne pop-up vinduet for allokering af en medarbejder til flere opgaver.
• Vælg den ønskede medarbejder i valglisten.
• Tabellen lister de projektopgaver, som medarbejderen ikke er allokeret til, og resttimerne fremgår af kolonnen Rest.
• Angiv det antal timer medarbejderen skal allokeres i kolonnen Timer, udfor de ønskede opgaver, og opgaverne bliver automatisk markeret.
• Klik på Tilknyt & luk knappen for at allokere medarbejderen og vende tilbage til projektplanen.
• Skal medarbejderen allokeres flere timer, end der er angivet i opgavebudgettet, kan budgettet opdateres ved at markere Afstem opgave budget med allokeret på valgte opgaver, inden der klikkes på Tilknyt & luk knappen, og opgavebudgettet bliver opskrevet med de indførte timer.
• Medarbejderen kan også tildeles det fulde antal resttimer, ved at markere de ønskede opgaver og klikke på Tilknyt resttimer knappen for at få allokeret de resterende timer fra opgaverne.

Medarbejderen kan selv følge sine allokerede timer

Når en medarbejder er blevet allokeret til en opgave med et timeantal, kan denne selv følge med i hvor mange timer der er tilbage på opgaven. Se videoen der viser hvordan medarbejderen nemt får et overblik over tidsbudgettet.