Projektplaner

Introduktion

Projektplanen er projektlederens overbliksside over projektets fremdrift. Du kan vælge at se projektplanen ud fra registrerede timer eller hvor meget værdi, der er brugt af projektets kontrakter.

Det er også her, du redigerer projektplanen ved fx at tilføje flere opgaver, ressourcer eller justere budgetter.

Beskrivelse

Projektinformation

Du kan klappe denne sektion sammen, hvis du ikke har behov for at se informationerne, og hellere vil have mere plads til at arbejde med selve projektplanen.

Når du ser på projektinformationerne, så er denne sektion delt op i tre sektioner:

• Projektinformation
• Projekttotaler
• Beskrivelse

1. Projektinformationerne viser dig følgende:

• Oversigt: Her ser du hvem kunden og kontaktpersonen er, samt hvilke interne medarbejdere der er ansvarlige for projektet
• Status: Her kan du se følgende:
  - Projektstatus - Her ser du, hvor langt du er i projektet, og du kan nemt ændre status ved at klikke på pilen
  - Tidsregistrering – Her kan du se opsætningen for jeres tidsregistrering, og hvem der har adgang til at se projektet i timesedlen. Du kan nemt ændre opsætningen ved at klikke på pilen
  - Projektfaktor – Her kan du løbende følge med i hvordan projektfaktoren (projektets rentabilitet) udvikler sig baseret på de registreringer og budgetter, der er på projektet. Vær opmærksom på, at du selv kan vælge beregningsmodellen for projektfaktoren i systemadministrationen under Rapporter -> Opsætning af projektfaktor
• Grafisk visning af fremdriften på projektet – Her kan du se fremdriftsstatus baseret på de forskellige nøgletal, der er vist i oversigten. Klik på Vis beregninger, hvis du ønsker at se den detaljerede udregning

2. Projekttotalerne viser dig følgende:

• Kontraktens værdi – Her samles værdien af de kontrakter, som du har sat op på projektet og kan fakturere kunden
• Projektets budgetter – Hvis du har slået Projektbudgettering til i systemadministrationen, kan du se det overordnede budget for:
  - Projekt – Det overordnede budget for hele projektet. Du kan redigere projektbudgettet ved at klikke på blyanten i højre side. Du kan bruge lommeregneren til at hjælpe med at beregne dit projektbudget
  - Opgaver – En opsummering af det samlede budget for alle opgaverne i din projektplan
  - Medarbejdere – En opsummering af det samlede allokerede budget til medarbejderne
• Den realiserede værdi på projektet – Her kan det variere ift. jeres opsætning, om I har alle nedenstående kolonner:
  - Kostpris: Her ser du den interne omkostning på de registrerede timer på projektet baseret på de enkelte medarbejderes kostpriser
  - Realiseret: Her ser du værdien af de registrerede timer baseret på de timepriser, som er sat op på de enkelte opgaver og medarbejdere. Tallet indikerer, hvad I kan fakturere, hvis I ikke ændrer de enkelte timers værdi i faktureringen
  - Estimeret: Her ser du den værdi, som TimeLog foreslår baseret på færdiggørelsesgraden af projektet, og de kontrakter der er tilknyttet samt jeres opsætning af beregning af estimeret værdi. På medgået tid vil dette tal oftest være det samme som realiseret værdi, hvorimod på fastprisprojekter vil disse to tal ofte være forskellige
  - Indtægtsført – Her ser du, hvor meget værdi, der er indtægtsført på projektet indtil videre. Dette nøgletal bruges, hvis I arbejder efter princippet om styring af igangværende arbejder
  - Faktureret – Her ser du, hvor meget af projektets værdi, der er blevet faktureret til kunden på projektet

3. Beskrivelse
Her kan du skrive en tekst omkring fx projektets formål eller kontraktmæssige betingelser, som er vigtige for projektet. Du kan redigere i teksten ved at klikke på blyanten i højre side.

 

Fælles for projektplanerne

Du får overblikket over alle de opgaver, der er på projektet samt hvor mange timer der er registreret på de enkelte opgaver. Det er her du justerer dit projekt løbende ved at tilføje nye opgaver, budgetter eller fx medarbejdere.

Et projekt kan nedbrydes i fem niveauer (alt efter hvilken udgave du har af TimeLog), hvor opgaver på øverste niveau summerer de underliggende opgavers budget og registreringer.

Begge projektplaner er delt op i følgende kolonner alt efter din opsætning i systemadministrationen:

• WBS – WBS står for Work Breakdown Structure og gør det ofte mere overskueligt at referere til en opgave, hvis du har mange opgaver. Hvis du vil flytte rundt på opgaverne i planen, kan du enten gøre det ved pilene og bruge drag and drop. Du kan også skrive, hvilket WBS-nr. du ønsker, opgaven skal have, og så flytter den sig selv hen på den ønskede plads. Bemærk dog, at du ikke kan gøre en opgave til summeringsopgave, hvis der allerede er registreret tid på opgaven. Du kan læse mere om WBS her.
• Opgavenr.: Det er valgfrit, om du ønsker et unikt opgavenummer til hver enkelt opgave
• Navn: Her skriver du navnet på opgaven, som vil være synligt, når medarbejderne skal tidsregistrere. Du kan altid ændre navnet ved at dobbeltklikke på det
• Burgermenu: Klik på burgermenuen for at finde flere handlinger for hver enkelt opgave, fx at tilføje en eller flere ressourcer til opgaven eller oprette en underopgave
• Budget: Her skriver du det totale budget for opgaven. Når du opdaterer dine budgetter på opgaver og medarbejdere, opdateres tallene automatisk i dine projekttotaler
• Allok.: Her ser du hvor mange timer eller hvilket beløb, der er allokeret til medarbejdere på enkelte opgaver. Du kan ”åbne” opgaven op ved at klikke på den lille pil ud for opgaven for at se eller ændre de detaljerede personlige budgetter per medarbejder. Når du opdaterer antal timer, opdateres tallene automatisk i dine projekttotaler
• Reg.: Her ser du hvor mange timer eller hvilket beløb, der er registreret på den enkelte opgave

 

Andre handlinger på opgaveniveau:

• Dollartegn: Her kan du se om opgaven er fakturérbar eller ej. Du kan klikke på ikonet for at ændre indstilling
• Blyanten: Her klikker du for at redigere selve opgaven. Du kan også klikke på opgavens navn for at redigere detaljerne
• Skraldespanden: Her kan du slette en opgave. Bemærk dog, at du ikke kan slette en opgave, hvis der er tidsregistreringer eller betalinger tilknyttet. Her skal du først flytte dem, hvorefter du kan slette opgaven
• Handlingsmenuen: Hvis du markerer en eller flere opgaver helt til højre i afkrydsningsfelterne, så kan du fx flytte opgaver til et andet projekt, lave kopier af opgaverne og meget andet. Se handlingsmenuens muligheder øverst i projektplanen i Vælg handling

 

Projektplan i timer har disse kolonner:

• Start- og slutdato: De bruges især ifm. jeres ressourcestyring, så I ved, hvornår det er tiltænkt at de forskellige medarbejdere skal arbejde på projektet
• Type: Dette er en kategori, som du sætter på den enkelte opgave og bruges ifm. rapportering, hvis du fx gerne vil se, hvor meget tid I bruger på en specifik opgavetype på tværs af jeres projekter
• Status: Her kan du fx angive om opgaven er i gang, sat på hold eller afsluttet. Det har også betydning for, om opgaven bliver vist for medarbejderne til at registrere tid på. Det er kun opgaver med status I gang(play-ikonet), som der kan registreres tid på. Klik på status-ikonet for at ændre det

Over projektplanen i timer har du også et søgefelt, hvor du kan søge efter specifikke opgaver eller milepæle.

 

Projektplan i beløb har disse kolonner:

• Kontrakt: Her kan du se, hvilken kontrakt opgaverne hører til, samt skifte opgave direkte i valglisten
• Måltimepris (¤): Viser den timepris, som du har valgt skal registreres for medarbejderens tidsregistreringer på opgaven. Du kan skifte timepris direkte i valglisten

Du kan klikke på den lille trekant i øverste højre hjørne ved et af tallene i projektplanen eller projekttotalerne for at se de detaljerede registreringer, der ligger bag tallene. Fra denne oversigt har du mulighed for at redigere registreringerne ved fx at ændre timepris og angive, om de er fakturerbare eller ej.

 

Andre handlinger fra projektet

Klikker du på lyn-ikonet i øverste højre hjørne får du mulighed for flere handlinger direkte fra projektet:

• Gem som projektskabelon: Hvis dette projekts opsætning skal bruges igen til andre kunder, så gem det som en projektskabelon. Du finder alle dine skabeloner i systemadministrationen, hvor du har mulighed for at redigere dem
• Tilføj projektskabelon til eksisterende projekt: Hvis du vil have alle opgaver ind på projektet fra en af dine skabeloner, fx hvis du laver mersalg på dit projekt. Så er det nemt at tilføje opgaver inklusive budgetter, kontrakter og allokeringer, så du ikke behøver at oprette dem manuelt
• Kopiér projekt: Hvis du fx har brug for at lave en kopi af projektet til en anden kunde
• Slet projekt: Hvis du har oprettet projektet ved en fejl, og der endnu ikke er lavet registreringer eller fakturaer
• Ny faktura: Genvej til at lave en ny faktura for projektet
• Ny baseline: Tag et øjebliksbillede af alle budgetter og økonomiske tal, som det ser ud i dag. Er god, hvis du herefter retter i budgetter og senere gerne vil se, hvordan de oprindelige budgetter så ud
• Send e-mail: Send en e-mail med status på projektet til dine kollegaer. Så modtager de en e-mail med de overordnede oplysninger fra projektet og direkte link til at komme ind på projektet