Kontrakttyper

Introduktion

I TimeLog findes der otte kontrakttyper. Din udgave af TimeLog er afgørende for, hvor mange af de otte typer, du har adgang til.

Beskrivelse

Der er fire kontrakttyper baseret på medgået tid og fire baseret på fastpris. Du kan frit blande kontrakttyper på et projekt og på den måde håndtere både fastpris og medgået tid på samme projekt.

For alle typerne, undtagen klippekort, gælder det, at det er muligt at specificere, hvordan fordelingen af indtægter skal være på arbejde, udgifter og rejser. 

De fire medgået tid-typer

Fælles for alle medgået tid-kontrakttyper, undtagen klippekort, er, at det er muligt at sætte en øvre grænse for, hvor meget der kan faktureres. Hvis grænsen overskrides, sættes den estimerede timepris til 0 kr. og timerne vil også fremgå til 0-værdi, når der faktureres.

Standardkontrakt

Med denne kontrakttype fakturerer du efter timer x sats. Alle fakturérbare timer og udgifter vises automatisk i forbindelse med fakturering, så længe der ikke er en kontraktoverskridelse (hvis det er valgt).

På denne kontrakttype er det muligt at sætte en notifikation op, som sender projektlederen en e-mail, når en bestemt procentdel af timerne på kontrakten er brugt. Projektlederen vil få en mail dagligt, indtil kontrakten rettes eller lukkes.

Acontofakturering med slutafstemning

Med denne kontrakttype sender du løbende en eller flere betalinger til kunden. Der registreres med timer x sats. Tiden dukker ikke op til fakturering før kontrakten afsluttes— den kan løbende indtægtsføres.

Når kontrakten sættes til afsluttet, genereres der en minus-betaling, hvor beløbet svarer til summen af acontofakturerede betalinger x -1.

På slutfakturaen vises den negative acontobetalingspost samt alle timerne. Differencen er det beløb, kunden skal betale eller have tilbage.

På denne kontrakttype er det muligt at sætte en notifikation op, som sender projektlederen en e-mail, når en bestemt procentdel af timerne på kontrakten er brugt. Projektlederen vil få en mail dagligt, indtil kontrakten rettes eller lukkes.

Løbende acontofakturering med periodeafstemning

Med denne kontrakttype sendes der en eller flere faste (fx månedsvise) betalinger til kunden. Når fakturaen bogføres, genereres der automatisk en minus-betaling, hvor beløbet svarer til betalingen x -1.

Der registreres efter timer x sats.

Når perioden er overstået, vises timer og den oprettede minus-betaling samt evt. næste periodebetaling på fakturaen. Differencen er det beløb, kunden skal betale eller have tilbage.

Klippekort

På denne kontrakttype betaler kunden forud via betaling(er) for arbejde.

Der registreres efter timer x sats.

De registrerede timer vises under indtægtsføring, og fremkommer aldrig til fakturering.

På denne kontrakttype er det muligt at sætte en notifikation op, som sender projektlederen en e-mail, når en bestemt procentdel af timerne på kontrakten er brugt. Projektlederen vil få en mail dagligt, indtil kontrakten rettes eller lukkes. Projektlederen adviseres også, hvis der indtægtsføres flere timer, end der er forudbetalt.

Der kan ikke registreres udgifter og rejser på en klippekortsaftale.

De fire fastpris-typer

Fælles for alle fastpris-kontrakttyper er, at det er betalinger, som kommer til fakturering, aldrig timer eller udgifter. Timerne kan dog indtægtsføres.

Standardkontrakt

Med denne kontrakttype fakturerer du en eller flere betalinger. Der kan laves flere separate standardkontrakter per projekt med hver sin betalingsplan.

På denne kontrakttype er det muligt at sætte en notifikation op, som sender projektlederen en e-mail, når en bestemt procentdel af timerne på kontrakten er brugt. Projektlederen vil få en mail dagligt, indtil kontrakten rettes eller lukkes.

Løbende driftskontrakt

Med denne kontrakttype kan du fakturere små periodevise fastprisprojekter – fx serviceaftaler.

Der oprettes et gentagelsesmønster, hvor du definerer:

  • Den løbende betaling
  • Perioden betalingen dækker
  • Første fakturadato
  • Varenummer
  • Betalingstekst, som er den tekst, der kommer til at stå på fakturaen. Hvis du klikker på info-ikonet, har du mulighed for at tilføje tags, som indsætter information fra projektet: <#PaymentPeriodStart#>, <#PaymentPeriodEnd#>, <#Month#>, <#Year#>, <#InvoiceDate#>
  • Kontraktens start- og slutdato. Hvis du ikke kender slutdatoen, behøver du ikke at indtaste en dato
  • Det månedlige budget for arbejde
  • Måltimeprisen, som er det, du forventer at tjene per time og som benyttes som grundlag for beregningen af nedskrivninger

I sektionen Månedlig allokering, omsætning kan du styre hvordan periodens omsætning skal fordeles mellem arbejde, udgifter og rejser registreret på projektet. På den måde sikrer du, at hvis der lægges mere arbejde, end du har budgetteret med, så overstiger timernes værdi ikke det, som du har allokeret her.

Du kan også tilføje en skæv opstartsperiode, hvis der er behov for det. Den bruges, når arbejdet på projektet starter inden gentagelsesmønsteret på kontrakten, og kunden skal betale for den periode.

Et eksempel: Du har en kontrakt, hvor kunden skal faktureres 1. januar hvert år. Kontrakten indgås med kunden fra 15. september, og du vil gerne fakturere kunden for perioden 15. september til 31. december, hvorefter kontrakten følger den årlige betalingsplan.

Når kontrakten gemmes, oprettes der automatisk betalinger for de kommende 18 måneder eller frem til slutdatoen for kontrakten. Betalinger vil løbende blive tilføjet efterhånden, som projektet skrider frem. Der er også mulighed for at lægge flere betalinger sammen, hvis kunden skal betale forud for en længere periode.

Disse betalinger benyttes til at beregne cashflow i rapporter som fx Betalingsplaner – oversigt.

Når der registreres tid, beregnes værdien ud fra budget og betaling tilknyttet perioden.

Opgaveopdelt indtægtsføring

På denne kontrakttype laves der en betalingsplan som på et normalt fastprisprojekt. Der kan så på opgaven angives, hvor meget værdi den enkelte opgave får af den fakturerede værdi. Den enkelte opgaves budgetter og fremdrift afgør, hvor meget værdi de enkelte timer får.

En eller flere opgaver kan markeres som værende en fastprisopgave, hvorved den sammenkædes med én betaling i betalingsplanen. Opgaven(erne) får på denne måde hele værdien fra denne betaling til fordeling blandt timer lagt på opgaven(erne).

Du kan på en opgave (også overopgave) markere, at værdien tildelt til opgaven (og evt. underopgaver) styres via betalingernes opgavetilknytning i betalingsplanen.

Således vil du på en betaling kunne vælge, at den er koblet på en sådan markeret opgave. Dette kan bruges til at styre leverancer, som fortsat kan nedbrydes projektmæssigt og koble en eller flere betalinger på en sådan leverance.

På denne kontrakttype er det muligt at sætte en notifikation op, som sender projektlederen en e-mail, når en bestemt procentdel af timerne på kontrakten er brugt. Projektlederen vil få en mail dagligt, indtil kontrakten rettes eller lukkes.

I sektionen Månedlig allokering, omsætning kan du styre hvordan periodens omsætning skal fordeles mellem arbejde, udgifter og rejser registreret på projektet. På den måde sikrer du, at hvis der lægges mere arbejde, end du har budgetteret med, så overstiger timernes værdi ikke det, som du har allokeret her.

Løbende varefakturering

Med denne kontrakttype betaler kunden per transaktion og ikke per time. Der kan fastsættes en tilbagevendende betaling baseret på et på forhånd fastlagt antal af varer til fakturering.

Betalinger vil indeholde stk. og enhedspris, fx 20 lønsedler af 200 kr.. Der kan afsættes en værdifordeling, så kun en del af værdien tilfalder timerne i tilfælde af, at betalingen indeholder andre udgifter, såsom softwarelicenser eller andet.

Med vores API har du mulighed for at lave en automatisk opdatering på det antal enheder, som skal faktureres.

Når du opretter en ny kontrakt, så oprettes et gentagelsesmønster, hvor du definerer:

  • Antal samt stykpris
  • Den løbende betaling
  • Perioden betalingen dækker
  • Første fakturadato
  • Varenummer
  • Betalingstekst, som er den tekst, der kommer til at stå på fakturaen. Hvis du klikker på info-ikonet, har du mulighed for at tilføje tags, som indsætter information fra projektet: <#PaymentPeriodStart#>, <#PaymentPeriodEnd#>, <#Month#>, <#Year#>, <#InvoiceDate#>
  • Arbejde per enhed (t.)
  • Direkte omkostning per enhed, hvis du fx har en licensomkostning
  • Om udgifterne automatisk skal lægges på en bestemt medarbejder med en bestemt udgiftstype samt betalingsform
  • Kontraktens start- og slutdato. Hvis du ikke kender slutdatoen, behøver du ikke at indtaste en dato
  • Det månedlige budget for arbejde i timer
  • Måltimeprisen, som er det, du forventer at tjene per time og som benyttes som grundlag for beregningen af nedskrivninger

I sektionen Månedlig allokering, omsætning kan du styre hvordan periodens omsætning skal fordeles mellem arbejde, udgifter og rejser registreret på projektet. På den måde sikrer du, at hvis der lægges mere arbejde, end du har budgetteret med, så overstiger timernes værdi ikke det, som du har allokeret her.

Sidst opdateret 11 jun 2020