Overfør løndata

Introduktion

Under Medarbejdere -> Overfør løndata kan du udføre overførslen af data til dit lønsystem.

Beskrivelse

Filter

Øverst i filteret har du flere valg alt efter din opsætning af TimeLog:

• Juridisk enhed: Her vælges, hvilken juridisk enheds medarbejdere, som du gerne vil overføre. Som standard vises den først oprettede juridiske enhed
• Afdeling: Her vælges, hvilken afdelings medarbejdere, som du gerne vil overføre. Som standard er alle afdelinger valgt, når der står Vælg afdeling
• Aflønningsperiode: Her vælger du, hvilken aflønningsperiode, der skal hentes løndata fra. Alle medarbejdere, der har den valgte periode i sin medarbejderopsætning inkluderes i overførslen. Husk at køre én kørsel per type
• Løngruppe: Her vælger du, hvilken løngruppe der skal hentes løndata fra.
  Alle medarbejdere, der har den valgte løngruppe i sin medarbejderopsætning inkluderes i overførslen. Hvis der er oprettet flere løngrupper, skal du overføre dem hver for sig
  Dette filter ses kun, hvis aktiveret i systemadministrationen
• Medarbejder: Her vælger du, hvilken medarbejder du vil overføre løndata for.
  Som standard er alle medarbejdere, der tilhører den valgte løngruppe valgt, når der står Vælg medarbejder. Listen af medarbejdere indeholder alle aktive medarbejdere, der har den valgte løngruppe i sin medarbejderopsætning
• Lønperiode: Her vælger du, hvilken tidligere periode du vil se data for, eller om du vil oprette en ny. Som standard er Ny lønperiode valgt, og lønperiodens start- og slutdato ses i periodefelterne. Datoerne er baseret på den sidst eksporterede lønperiode. Startdatoen er låst til slutdatoen fra sidste lønperiode plus en dag. Slutdatoen er beregnet ud fra længden af den sidste periode, og den kan rettes efter behov. Så længe du ikke har låst din lønperiode, har du mulighed for at ændre slutdatoen på den seneste lønperiode per aflønningsperiode
• Periode: Her vælger du, hvilken periode du vil oprette og overføre løndata for. Startdatoen er automatisk sat ud fra slutdatoen på din seneste periode plus én dag. Hvis du vælger en aflønningsperiode, som du ikke har overført data for før, skal du angive både start- og slutdato for perioden

Når du i filteret har valgt, hvad du gerne vil se, så klikker du på Vis ude til højre.

Gemme filtre

Det er muligt at gemme dine filtre, så du ikke manuelt behøver at indstille dit filter hver gang.

Klik på den lille pil ved siden af knappen Vis og vælg Gem dette filter. Herefter vil du altid kunne finde dit gemte filter, når du klikker på den lille pil.

Hvis du har et filter, som du ønsker skal være standard, kan du under Sideindstillinger (klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne) vælge, hvilket af dine gemte filtre, du vil benytte som standardfilter. Hvis du markerer Hent data automatisk, så vil data baseret på dette filter blive vist med det samme, når du kommer ind på siden.

Medarbejderliste

Listen viser dig medarbejderne baseret på dine valg i filteret.

Som standard bliver hver enkelt medarbejder markeret i afkrydsningsfeltet yderst til højre. Hvis en medarbejders data ikke skal overføres, fjerner du markeringen ved at klikke i feltet.

Hvis feltet yderst til højre er gråt, så har medarbejderen ikke fået tilføjet et medarbejder-ID på medarbejderkortet i TimeLog.

Hvis du bruger DataLøn eller Zenegy

Klik på Overfør løn for at overføre de markerede løndata til dit lønsystem.

NB: Hvis du har medarbejdere i listen, som er markeret med gult, så er det fordi, at de ikke er kædet sammen med lønsystemet. Det gør du i opsætningen i systemadministrationen.

Når overførslen er udført, skal den enkelte medarbejders løninformationer godkendes i lønsystemet, før selve lønoverførslen kan udføres. Det skal du gøre efter hver overførsel.

Hvis du bruger andre integrationer

Klik på Generér fil, så du får en fil, som du kan importere i lønsystemet. Hvis en medarbejder ikke har et ID, så er afkrydsningsfeltet grået ud, og du får ikke data med for medarbejderen. 

Hvis du gerne vil have løndata ud for medarbejderen, skal du først indtaste et ID på medarbejderkortet og efterfølgende generere en ny fil.

Vær opmærksom på, at hvis du åbner den eksporterede fil i fx Excel, inden du har importeret den i lønsystemet, kan de eksporterede løndata blive ændret. Det kan give dig en fejlmeddelelse ved import i lønsystemet.

Husk at aktivere funktionen for de roller, der skal have adgang til den. Du kan læse mere om rollestyringen ved at klikke her.

Status på overførslen

Uanset hvilken integration du bruger, får du en status på overførslen i rapporten Integrationslog.