Fakturaarkiv

Introduktion

I fakturaarkivet kan du hurtigt skabe et overblik og søge efter bogførte fakturaer, kreditnotaer, indtægtsbilag og rykkere. Du kan søge efter fakturaer på en række parametre herunder kunde, fakturanummer (eller en serie af numre), projekter og deres specifikke kontrakter, valuta og afdelingstilhørsforhold. Det er også fra denne side, at du kan kreditere fakturaer, udskrive en eller flere fakturaer og eksportere bogførte fakturaer til XML. Ikoner ud for de enkelte fakturaer gør det muligt at udføre bestemte handlinger direkte på den enkelte faktura eller for flere samtidig.

Beskrivelse

Fakturaarkivet viser som standard alle fakturaer, som er bogført i en defineret periode. Standardperioden konfigureres under Systemadministration -> Økonomi. Filteret kan tilpasses gennem en række filtreringsmuligheder nedenfor.

Filtrering

Under overskrifterne Vis og Vis detaljer udvælger du de søgekriterier, du ønsker at anvende. Ved siden af Vis-knappen er der en pil-ned funktion, som åbner muligheden for at gemme nuværende filter eller hente og køre tidligere gemte filtre.

Når der nedenfor tales om fakturaer, så dækker det såvel fakturaer, kreditnotaer, indtægtsbilag og rykkere.

Kunde: Vis kun fakturaer på denne kunde
Projektleder: Vis kun fakturaer, hvor denne projektleders projekter indgår
Projekt: Vis kun fakturaer på dette projekt
Opgave: Vis kun fakturaer, hvor denne opgave indgår på fakturaen – kan kun vælges, såfremt der først er valgt et projekt
Kontrakt: Vis kun fakturaer, hvor denne kontrakt indgår – kan kun vælges, såfremt der først er valgt et projekt
Afregningsmodel: Vis kun fakturaer, hvor denne model indgår (op til otte mulige)
Standardperiode: Vis kun fakturaer med bogføringsdato i denne foruddefinerede periode
Periode: Vis kun fakturaer med bogføringsdato i denne periode
Fakturainterval: Vis kun fakturaer, hvor fakturanummeret er i det angivne interval. Såfremt fakturanummeret indeholder bogstaver eller specialtegn, så fjernes disse, når der søges
Fritekstsøgning: Fritekstsøgning søger på kundenavn, fakturanummer, økonomisystemets fakturanummer (hvis integreret med et), fakturaoverskrift og fakturabesked
Kundekontakt: Vis kun fakturaer, hvor denne kontaktperson er sat som attentionperson på fakturaen
Sælger*: Vis kun fakturaer, hvor projekter med denne person som sælger indgår
Partner*: Vis kun fakturaer, hvor projekter med denne person som partner indgår
Afdeling, projekter*: Vis kun fakturaer, hvor den valgte afdelings projekter indgår (kun med afdelingsstruktur)
Afdeling, faktura*: Vis kun fakturakladder, hvor den valgte afdeling står som ejer af kladden. Som standard får kladden samme afdelingstilknytning, som den person der opretter kladden. Denne kan frit ændres inden fakturaen bogføres (kun med afdelingsstruktur)
Fakturatype: Vis kun dokumenter af den valgte type (standard er fakturaer og kreditnotaer)
Fakturadesign: Vis kun fakturaer, som anvender dette design
Valuta: Vis kun fakturaer i denne valuta

*Disse filtreringsmuligheder kan være skjult, hvis de er slået fra i systemadministrationen, eller hvis de ikke er tilgængelige i din version af TimeLog.

Visningsmuligheder

Vis afstemte: Vis også fakturaer og indtægtsbilag, som er markeret som afstemte. Dette gøres på den enkelte faktura i søgeresultatet i fakturaarkivet
Vis totalbeløb: Vis en ekstra kolonne Totalbeløb inkl. moms i søgeresultatet
Vis moms: Vis en ekstra kolonne Moms i søgeresultatet
Vis intern note: Vis en ekstra kolonne Intern note i søgeresultatet. Intern note er et ekstra felt på fakturaen, hvor man kan skrive oplysninger ind, som ikke skal på kundens faktura
Vis kladder: Hvis denne er valgt, så medtages eventuelle fakturakladder i visningen for fuldstændighedens skyld. Det er ikke muligt at foretage handlinger på kladderne direkte på listen. Hvis man klikker på Kladde i kolonnen Fakturanr., så åbnes kladden til redigering

Resultatliste

Du åbner en faktura ved at klikke på fakturanummeret eller på ikonet Vis faktura. Du har mulighed for at sortere alle kolonner ved at klikke på overskriften.

Til højre for hver række er der et ikon, som har følgende betydninger:

• Grå cirkel: Faktura er ikke afstemt og betalingsbetingelserne er ikke overskredet
• Rød cirkel: Faktura er ikke afstemt, men betalingsbetingelserne er overskredet
• Grønt flueben: Faktura er afstemt

Du kan skifte status enten ved at klikke på Klar til fakturering på den enkelte faktura eller ved at klikke direkte på ikonet ovenfor i resultatlisten.

Ikonerne i de enkelte fakturarækker giver dig mulighed for at udføre handlinger på den enkelte faktura. Klikker du på ikonerne, åbnes de tilhørende handlinger.

De seks ikoner er fra venstre mod højre:

• Vis faktura
• Kreditér faktura
• Send Påmindelse på faktura
• Kopiér faktura
• Sæt Intern note på faktura
• Print faktura

Markerer du flere markeringsbokse til højre for fakturarækkerne, kan valglisten Vælg handling udføre den valgte handling på flere fakturaer samtidig. Denne funktionalitet kan bl.a. benyttes til afstemning og print af en eller flere fakturaer i én arbejdsgang. Klik efterfølgende på knappen OK for at udføre den valgte handling.

Fakturaeksport til xml

I TimeLog kan du eksportere fakturaer til XML-filer. Denne eksport betyder, at du har mulighed for at overføre data fra TimeLog til fx økonomisystemer.

Markér markeringsfelterne for den eller de fakturaer, der skal eksporteres til XML.

I valglisten Vælg handling vælger du Eksporter til XML og trykker på knappen OK for at udføre eksporten.

Herefter klikker du på linket Download XML eksport filer oppe til højre for at liste de eksporterede XML filer.

Klik på filnavnet for at åbne eller gemme eksportfilen for senere import i et andet administrativt system.

Specielle bemærkninger

Det er muligt at gemme prædefinerede filtreringer og layouts under Sideindstillinger. Det er ligeledes her muligt at indstille, hvilket standardfilter som er forvalgt, når siden åbnes, og om siden automatisk skal vise de data, som er indeholdt i dette standardfilter, når siden åbnes.

AUTOGEM: Bemærk at denne side gemmer automatisk hver gang du ændrer og forlader et felt. Der kan godt være en kort forsinkelse på gemmehandlingen, så forlad ikke siden, før det sidste felt, du har rettet, blinker grønt som tegn på, at data er gemt.

Det er ikke muligt at benytte handlingsmenuen til at behandle kladder i Fakturaarkiv-rapporten.