Zenegy

Introduktion

Beskrivelse

Integrationen til lønsystemet, overfører de aktiverede fravær og løndata for de sammenkædede medarbejdere, direkte til de sammenkædede lønkoder i lønsystemet.

Vigtige information, inden du starter opsætningen

Opdatering af medarbejdere

For at Zenegy kan modtage medarbejdernes løndata, skal feltet medarbejdere-ID være aktiveret i TimeLog. Selve lønnummeret bliver tilføjet til TimeLog medarbejderen, ved konfigurationen af integrationen, når feltet er aktivt i TimeLog.

1. Gå till Systemadministration >> Medarbejdere >> Opsætning af medarbejdermodul
2. Marker Vis medarbejder-ID

Opret forbindelse til Zenegy

Du opretter integrationen i Systemadministration >> Integrationer og API >> Integrationer.

1. Tilføj Zenegy lønintegrationen med klik på Tilføj Zenegy
2. Hvis I har TimeLog MLE aktiveret, skal du vælge den juridisk enhed, integrationen skal forbindes til.
   Klik på Aktivér for at tilføje integrationen.
3. Klik på KONFIGURÉR ZENEGY linket
4. Klik på OPRET FORBINDELSE
5. Vælg jeres virksomhedsnavn og klik på GODKEND ADGANG
6. Klik på Luk vindue og forbindelsen oprettes

Når forbindelsen er oprettet, åbnes integrationens konfiguration og du ser et grøn flueben udfor Forbindelse etableret.

---

Zenegy integrationsopsætning

Konfigurationen af Integrationen er opdelt i tre step. Hver sektion skal gennemføres for at kunne aktiver integrationen.

Step 1 - Opsætning

Her ses integrationens status på forbindelsen til Zenegy og om integrationen er aktiv.

Hvis du klikker på NULSTIL, afbrydes forbindelse mellem TimeLog og Zenegy, og der skal oprettes en ny forbindelse. Den tidligere konfiguration slettes og de tre integrationsstep skal gennemføres, før integrations kan aktiveres igen.

Klik på Deaktivér, deaktiverer integration og der kan ikke overføres løndata til Zenegy, men der er fortsat forbindelse til Zenegy.

Valgfri opsætning

Aktiver Overfør kun godkendte tidsregistreringer og udgifter, hvis integrationen kun må overføre godkendt tidsregistreringer og udgifter til Zenegy. Denne funktion er kun aktiv, hvis modulet Godkendelsesprocesser på tid og udgifter modulet er aktiveret, og en godkendelsesproces er aktiveret i Systemadministration >> Godkendelsesprocesser >> Godkendelsesprocesser.

Vælg hvilke data skal eksporteres

• Fravær: Tilføjer summen af tidsregistreringer, der er registreret på fraværskoder, fx ferie
• Udgifter: Tilføjer beløbssummen fra medarbejder registrerede udgifter i valgte periode
• Kørsel, km: Tilføjer summen af registrerede kilometer i valgte periode
• Projekttid: Tilføjer den tid, der er registreret på projekter i valgte periode
  For alle medarbejdere: Overføres alle medarbejders tidsregistreringer på projekter
  For udvalgte løngrupper: Overfører kun projekttid for medarbejdere i de(n) valgte løngrupper, nedenfor.

Klik på Næste for at sammenkæde jeres medarbejdere

---

Step 2 - Sammenkæd medarbejdere

I denne sektion skal du sammenkæde de aktive TimeLog medarbejdere, med medarbejderne i jeres Zenegy

Tabelfilteret har følgende valgmuligheder:

• Vis alle medarbejdere: Lister alle aktive TimeLog medarbejdere
• Vis sammenkædede medarbejdere: Viser TimeLog medarbejdere, som er blevet sammenkædet med Zenegy
• Vis ikke-sammenkædede medarbejdere: Viser de TimeLog medarbejdere, der ikke er sammenkædet med Zenegy
• Vis ignorerede medarbejdere: Viser de TimeLog medarbejdere, som du tidligere har markeret som ignoreret

Sammenkædning af medarbejdere

Første gang du sammenkæder medarbejdere, viser tabellen alle jeres aktiver TimeLog medarbejdere, og søger efter et medarbejdermatch på lønnummer og navn i Zenegy, og tilføjer et af de to statusinformationer udfor medarbejderne.

• Match, ikke sammenkædet: Der er et match på medarbejder i Zenegy og er klar til sammenkædning
• Intet match: Der er ikke et medarbejdermatch

Være venligst opmærksom på, at medarbejdernavnet i TimeLog og Zenegy kan være forskellige, da navnet i Zenegy har det fulde navn på deres lønseddel.

Der er et match på medarbejdere

1. Markér afkrydsningsfeltet til højre for de medarbejdernavne der har status ”Match, ikke sammenkædet”
2. Vælg Sammenkæd under Vælg handling og klik på OK

Medarbejderne sammenkædes og får tilføjet/overskrevet TimeLog-medarbejdernes medarbejder-ID med nummeret fra Zenegy.

Det er også muligt at klikke direkte på Match, ikke sammenkædet, for at sammenkæde medarbejderen.

---

Sammenkæd Match, ikke sammenkædet medarbejdere

Markér afkrydsningsfeltet til højre for medarbejdernavnet.

Vælg Sammenkæd under Vælg handling og klik på OK.

Medarbejderen er nu sammenkædet og har statussen Sammenkædet. Ved sammenkædningen tilføjes Zenegy medarbejdernummer til TimeLog brugeren.

Sammenkædede medarbejdere uden match

Hvis integrationen ikke fandt et match på navn og lønnummer, og tabelfilteret er valgt til Vis ikke-sammenkædede medarbejdere eller Vis alle medarbejdere, viser Zenegy tabelkolonnen Vælg medarbejder og Intet match i statuskolonnen, udfor medarbejderen.

1. Vælg den aktuelle Zenegy medarbejder i listen og status skifter til Match, ikke sammenkædet
2. Markér afkrydsningsfeltet til højre for medarbejderen
3. Vælg Sammenkæd under Vælg handling
4. Klik på OK

Det er også muligt at klikke direkte på Match, ikke sammenkædet, for at sammenkæde medarbejderen.

Ignorér medarbejder

Hvis en TimeLog medarbejder, ikke skal sammenkædes med Zenegy.

1. Markeret tjekboksen ud for medarbejderen
2. Vælger handlingen Ignorér medarbejdere
3. Klik på OK.

Ignorerede medarbejdere kan efterfølgende sammenkædes, via filtervalget Vis ignorerede medarbejdere.

Fjern medarbejdersammenkædning

Vælg Vis sammenkædede medarbejdere i tabelfilteret.

1. Markér afkrydsningsfeltet til højre for medarbejderen
2. Vælg handlingen Fjern sammenkædning
3. Klik på OK

Det er også muligt at klikke direkte på statusinformationen Sammenkædet, for at fjerne sammenkædningen af medarbejderen.

Medarbejderen vil herefter ses i tabellen, når filteret er valgt til Vis all medarbejdere eller Vis ikke sammenkædede medarbejdere, med status Match, ikke sammenkædet.

---

Step 3 - Sammenkæd lønkoder

I denne sektion skal du sammenkæde jeres løn- og fraværskoder, så du sikrer, at data overføres til den korrekte kode i Zenegy.

Ved sammenkædning af løn- og fraværskoder, får TimeLogs løn- og fraværskodernes tilføjet/overskrevet kodens nummer, med det sammenkædede Zenegy kodenummer.

TimeLog overfører som standard, kun antal timer og km til Zenegy. Det er kun medarbejderbetalte udgifter, der overføres som beløb.

Filtervalget over tabellen, viser kun aktiverede TimeLog løn- og fraværskoder og kan vælges til følgende visninger:

• Vis alle koder: Lister sammenkædede og ikke-sammenkædede løn- og fraværskoder i TimeLog
• Vis sammenkædede koder: Viser kun de sammenkædede løn- og fraværskoder koder
• Vis ikke - sammenkædede koder: Viser de løn- og fraværskoder, der ikke er sammenkædet med Zenegy

Sammenkæd TimeLog løn- og fraværskoder

Vælg Vis ikke-sammenkædede koder i filteret og Zenegy tabelkolonnen vise Vælg lønkode udfor TimeLog koderne

1. Vælg den tilsvarende lønkode i Zenegy listen og lønkoden får status Match, ikke sammenkædet
2. Markér afkrydsningsfeltet til højre for koden
3. Vælg Sammenkæd under Vælg handling
4. Klik på OK

Det er også muligt at klikke direkte på Match, ikke sammenkædet, for at sammenkæde lønkoden.

Hvis du ikke sammenkæder alle, viste TimeLog løn- og fraværskoder, vil lønkoden stadig ses i Overfør løndata tabellen, men mangle lønkoden og det er ikke muligt at overføre de registrerede løndata fra koden til Zenegy.

Sammenkædning af medarbejderudgifter og projekttid

Medarbejderudgifter: Hvis du har aktiveret Udgifter i step 1, skal du oprette den tilsvarende udgiftskode oprettes i Zenegy. Denne oprettelse udføres i Zenegy >> Min virksomhed >> Tillæg og fradrag.

Kilometerafregning: For at forenkle overførsel medarbejdernes kørselsafregning, er den tilsvarende Zenegy kode forudbestemt i integrationen.

Projekttid: Hvis du har aktiveret Projekttid i step 1, vil TimeLog overføre medarbejdernes tidsregistreringer på projekter til forudbestemte Zenegy kode.

Fjern lønkode sammenkædning

Vælg filtervalget Vis sammenkædede koder eller Vis alle koder.

1. Markér afkrydsningsfeltet til højre for koden
2. Vælg handlingen Fjern sammenkædning
3. Klik på OK

Det er også muligt at klikke direkte på Sammenkædet, for at fjerene sammenkædningen, og status skifter til Match, ikke sammenkædet.

Løn- eller fraværskoden vil herefter ses i tabellen, når filteret er valgt til Vis alle koder eller Vis ikke sammenkædede koder, med status Ingen match.

Bekræft integrationsopsætning

Når du har gennemført konfiguration af de tre opsætningssektioner, skal du klikke på Aktivér for at aktivere integrationen, og I er nu klar til at overføre løndata til Zenegy via websiden Overfør løndata.

Ændringer, der udføres efter aktivering, vil blive benyttet ved næste lønoverførsel.

Integration har aktiveret rapporten Integrationslog og kan tilføjes for de medarbejdere, der skal se overførselsstatus for hver medarbejder.

Ændringer på sammenkædning af medarbejdere og sammenkædning af løn- og fraværskoder, fremgår også af i integrationsloggen.