Business Central

Introduktion

Integrationen mellem TimeLog og Business Central giver et smidigt samarbejde mellem de to systemer.

Beskrivelse

Integrationen har følgende fordele:

• Nem og hurtig oprettelse af fakturaer, baseret på projektregistreringer
• Der kan foretages økonomiske analyser i TimeLog med alle tilgængelige dimensioner (medarbejder, projekttype, projektkategori, afdeling, etc.) inkl. den økonomiske rapportering
• Projektlederne kan finde alle oplysninger om fakturering i TimeLog og behøver derfor ikke adgang til Business Central, så du sparer penge på licenser
• Overførslen af fakturaer til Business Central sparer tid og giver en øget kvalitetssikring omkring, at der faktureres korrekt.

Fra TimeLog til Business Central funktioner:

• Automatisk overførsel af kunder
• Automatisk overførsel af kontaktpersoner
• Automatisk overførsel af medarbejdere
• Automatisk overførsel af fakturaer
• Automatisk overførsel af fakturaspecifikation
• Automatisk overførsel af projekter
• Overførsel af projektudgifter inkl. bilag

Fra Business Central til TimeLog funktioner:

• Automatisk overførsel af kunder og kontaktpersoner
• Import af finanskonti eller varenumre
• Nem overførsel af leverandørudgifter via Import af projektudgifter
• Automatisk afstemning af fakturaer, når de er markeret som betalte i Business Central

Installation af Business Central integration

Inden du går i gang med at oprette integrationen, skal du have et TimeLog PSA-site med Invoicing. Når det er på plads, skal du:

• Registrer TimeLog PSA-app i jeres Azure portal
• Installer TimeLog PSA-app via BC Markedsplads for udvidelser
• Udfør opsætning af TimeLog PSA i Assisteret opsætning
• Tjek TimeLog PSA-app i via BC Microsoft Entra-programmer

 

Gem de kopierede Client Id og Client Secret, til brug ved oprettelse af forbindelsen i TimeLog integrationen

Se eventuelt vejledningen Register TimeLog PSA-app.

Vær opmærksom på, at du skal være superbruger i Business Central, med rettigheden Global Administrator eller Privileged Role Administrator, for at kunne oprette TimeLog PSA-app og integrations brugerinformationer.

Tilføj TimeLog PSA-app i jeres Business Central via Markedsplads for udvidelser og søg efter TimeLog PSA. Klik på Free Trial og følg guiden.

Kontrollér dine indstillinger i Business Central

For at sikre optimal overførsel af data mellem TimeLog og Business Central, skal du kontrollere følgende Business Central opsætninger.

• Finanskontoopsætning. Har betydning for overførsel af fakturaer
• Benyttes, hvis TimeLog skal kunne oprette nye kunder i Business Central
• Opsætning af køb. Har betydning for import af leverandørfakturaer
• Opsætning af TimeLog
  • Aktiver kontakt relations forhold
  • Overfør beløb fra TimeLog
  • Overfør moms % fra TimeLog

Dokumentet Nødvendig Business Central opsætning, giver yderligere information om de enkelte opsætninger.

Vær opmærksom på: Business Central har en begrænsning i antal karakterer, der kan modtages fra TimeLog. Det kan du læse mere om i overblikket over, hvordan felterne sammenkædes mellem TimeLog og Business Central.

Integrationsopsætning

• Tilføj jeres lejer-id (Tenant ID) fra TimeLog PSA-opsætningen i Business Central
• Tilføj jeres Business Central installationsmiljø (Environment)
• Tilføj den registreret applikation Client ID fra Azure Active Directory
• Tilføj den oprettede klienthemmelighed (Client secret) fra Azure Active Directory
• Klik på Opret forbindelse for at oprette forbindelsen mellem TimeLog og jeres Business Central installation.

Når forbindelsen er etableret, ses et flueben udfor Forbindelse etableret, og du får nu mulighed for at udføre konfigurationen af integrationen.

Step 1 - Opsætning

• Marker ”Tillad integrationen af organisations nr.” hvis I skal fakturere svenske kunder på organisationsnummer. Husk at installere f.eks. SweBase appen i jeres Business Central installation.
• Marker ”Overfør momsprocent og fakturabeløb”, hvis TimeLog skal overføre momsprocent og beløb på fakturalinjerne. Tjek/ret Opsætning af TimeLog i jeres Business Central, har den samme opsætning.
• Vælg, hvilket system der skal være master for nye kunder. Ved valg af Business Central som master, vil Kunder (debitorer) automatisk blive oprettet/opdateret i TimeLog.
• Marker ”Giv TimeLog tilladelse til automatisk at forbinde kunder med matchende CVR-nr. og oprette kundekontakter ved overførsel af fakturaer til Microsoft Dynamics 365 Business Central”, når en faktura overføres og Business Central er master for nye kunder.
• Aktiver Overfør fakturaskabelon til Business Central hvis TimeLog skal overføre fakturaspecifikationen sammen med fakturaen. Fakturaspecifikationen overføres som en PDF til Indgående bilagsfiler.

Konfiguration af ejeren af kundedataene

Du har tre muligheder at vælge mellem, når det kommer til den løbende vedligeholdelse af dine kundedatabaser.

1. Fra TimeLog til Microsoft Dynamics 365 Business Central (TimeLog er master for nye kunder)
2. Fra Microsoft Dynamics 365 Business Central til TimeLog (Business Central er master for nye kunder)
3. Til/fra TimeLog til/fra Microsoft Dynamics 365 Business Central (Begge systemer kan overføre nye kunder)

Hvis du vælger mulighed 2 eller 3, kan du udvide TimeLog mulighed for automatisk at sammenkæde kunder ved overførsel af en faktura. Du kan tillade, at TimeLog sammenkæder kunder der har samme CVR-nummer i begge systemer, når du overfører en faktura. Samtidig kan du også overføre og oprette kontaktpersoner, som ikke er oprettet i Business Central i forvejen.

1 Fra TimeLog til Microsoft Dynamics 365 Business Central

Vælger du denne mulighed, kan du overføre din kunde manuelt fra TimeLog til Business Central ved at gå ind på kundekortet og via klikke på de tre prikker ud for kundenavnet. Her vælger du Sammenkæd kunde med integration, som åbner en pop-up, herefter klikker du på den sorte prik for at sammenkæde og klikker på OK. Du kan gøre det samme på kontaktpersoner.

På samme måde kan du også fjerne sammenkædningen igen ved at åbne den pågældende kunde eller kontaktperson og klikke på de tre prikker. Det åbner den samme pop-up, hvor du nu har mulighed for at klikke på fluebenet for at fjerne sammenkædningen. Du kan efterfølgende se i integrationsloggen, om handlingen er lykkedes.

Nye TimeLog kunder, der ikke allerede er sammenkædede, bliver oprettet i Business Central ved overførsel af den første faktura, og får TimeLog kundenummer.

2 Fra Microsoft Dynamics 365 Business Central

Når du vælger denne mulighed, vil dine nye og opdaterede kunder i Business Central automatisk blive overført og oprettet i TimeLog. De oprettede kunder får tildelt kundenummeret fra Business Central.

3 Til/fra TimeLog til/fra Microsoft Dynamics 365 business Central

Når du vælger denne mulighed, kan du oprette nye og opdatere eksisterende kunder i begge systemer. Denne mulighed kombinerer de to første valgmuligheder, og du kan frit opdatere data i begge systemer. Dine ændringer vil blive overført til det andet system, som beskrevet i de to andre valg.

• Aktiver ”Overfør fakturaspecifikation til Business Central” hvis TimeLog fakturaspecifikation skal overføres sammen med fakturaerne.

Klik på Næste

Step 2 – Vælg Business Central firma

Vælg det firmaregnskab TimeLog skal integreres op imod.

Klik på Næste

Step 3 – Sammenkæd kunder

Inden integrationen aktiveres, skal alle kunder i TimeLog være sammenkædet med de tilsvarende kundenavne i Business Central. Kunder der kun findes i Business Central, kan importeres som nye kunder i TimeLog. Dette udføres i tabellen af kunder, som har fire visningsmuligheder (Ét forslag, Flere forslag, Ingen forslag & Ignorerede kunder).

Den venstre halvdel af tabellerne, viser Business Central kunderne, og den højre halvdel TimeLog kunden

TimeLog tjekker på kundenummer, momsnummer, telefonnummer og kundenavn.

Inden integrationen aktiveres, er det vigtigt at håndtere alle Business Central kunderne i tabelvisningerne.

Ét forslag. Kundepar som umiddelbart kan sammenkædes.

Flere forslag: Kunder i Business Central, hvor der er fundet mere end én matchende kunde i TimeLog

Ingen forslag: Kunder i Business Central, hvor der ikke findes et match i TimeLog

Ignorerede kunder: Kunder i Business Central, som ikke skal bruges i TimeLog (du kan ignorere kunder i alle visningsforslag, hvilket du kan læse mere om efter de fire scenarier for sammenkædning af kunder)

På alle fire tabelvalg er der fire muligheder for at sammenkæde kundeoplysningerne:

1. Sammenkæd og anvend data fra Business Central: Denne handling kæder kundeparrene sammen og overskriver kundedata i TimeLog med kundedata fra Business Central. Felter, som ikke er udfyldt i Business Central, bliver ikke overskrevet i TimeLog
2. Sammenkæd og anvend data fra TimeLog: Denne handling kæder kundeparrene sammen og overskriver kundedata i Business Central med kundedata fra TimeLog. Felter, som ikke er udfyldt i TimeLog, bliver ikke overført.
3. Importér som en ny kunde i TimeLog: Denne handling opretter en ny kunde i TimeLog på baggrund af data i Business Central kunden, inklusiv BC kundenummeret.
4. Ignorér kunde(r): Denne handling ignorerer kunderne fra Business Central og lægger dem ind i deres egen tabel. Kundenavnene kan efterfølgende importeres i TimeLog, hvis behovet opstår.

Når I har importeret de nye kunder i TimeLog, importeres kundenummeret fra Business Central også til kunden i TimeLog. Ønsker I, at TimeLog skal være master for nye kunder, anbefaler vi, at I retter jeres kundenummerserie i Systemadministrationen -> Generelle indstillinger -> Nummerserier, så de nye kunder, I opretter i TimeLog, får et kundenummer, der fortsætter nummerserien i Business Central. Herved vil kundenumrene i de to systemer være de samme.

Fremgangsmåden for sammenkædningen afhænger af scenarierne herunder.

1. Der er ingen kundedata i hverken Business Central eller TimeLog
2. Der er kundedata i Business Central og ingen i TimeLog (ny TimeLog- kunde)
3. Der er kundedata i TimeLog og ingen i Business Central (ny Business Central-kunde)
4. Der er kundedata i både TimeLog og Business Central

Nedenfor gennemgås de fire scenarier hver for sig.

Scenarie 1: Der er ingen kundedata i hverken Business Central eller TimeLog

I dette tilfælde er sammenkædning af kundedatabaserne ikke nødvendigt, så punktet kan springes over. Hvis Business Central er valgt som master (Fra Business Central til TimeLog) for nye kunder i Opsætning, bliver nye Business Central kunder automatisk oprettet i TimeLog.

Hvis TimeLog er valgt som master (Fra TimeLog til Business Central), bliver kunderne oprettet, og sammenkædet, i Business Central ved overførsel af den første faktura.

Scenarie 2: Der er kundedata i Business Central og ingen i TimeLog

Begynd med at overføre de relevante kunder i Business Central til TimeLog. Tabelvisning Ét forslag og Flere forslag vil være tomme og kan springes over. Når tabellen viser Ingen forslag vil alle aktive kunder i Business Central blive vist. Markér de kunder, som skal oprettes i TimeLog og vælg Importér som en ny kunde i TimeLog under Vælg handling og klik på OK.

Kunderne oprettes nu i TimeLog, og samtidig sammenkædes de med Business Centrals kundedatabase. De nye kunder i TimeLog får kundenummer fra Business Central.

Scenarie 3: Der er kundedata i TimeLog og ingen i Business Central

I dette tilfælde, er der ingen sammenkædning at udføre, så punktet kan springes over. Kunder vil blive oprettet i Business Central i forbindelse med fakturering, hvis TimeLog er master for nye kunder.

Hvis Business Central er master, skal kunden oprettes i Business Central og sammenkædes via Ét forslag.

Scenarie 4: Der er kundedata i både TimeLog og Business Central

Denne sammenkobling er den mest tidskrævende, da der vil være behov for manuelt at koble de enkelte kundepar. Heldigvis hjælper systemet med at finde kundepar, der passer sammen.

Vær opmærksom på, at hvis du har mange kunder i Business Central, så er det en fordel af sammenkæde/ignorere grupper af kunder, så listen løbende bliver kortere.

Når du er færdig med at håndtere alle kunderne, klikker på du Næste for at fortsætte med opsætningen af integrationen.

 

Ignorér kunder

Du har mulighed for at ignorere de kunder fra Business Central, som du ikke vil bruge i TimeLog på alle tre tabelvalg med forslag til sammenkædning.

Du ignorerer kunderne, ved at markere afkrydsningsfelterne ude til højre og vælge Ignorér kunde(r) i Vælg handling og klik på OK.

Når du ignorerer kunderne, flyttes de til tabellen Ignorér kunde(r), hvor du får et samlet overblik. Herfra har du mulighed for at importere eller sammenkæde dem, hvis du får brug for dem på et senere tidspunkt.

 

Step 4 – Import af varenumre

I denne konfigurationssektion, vælges om TimeLog fakturaer skal benytte varenumre eller finanskonti på fakturalinjerne, ved overførsel til Business Central.

Business Central kræver, at hver fakturalinje er påtrykt et varenummer/finanskonto, som bestemmer, hvordan fakturalinjen skal bogføres i regnskabet med hensyn til moms og omsætningsstatistikker. Hvis der ikke er valgt et varenummer/finanskonto på én fakturalinje i TimeLog, kan fakturakladden ikke bogføres, og det er kun bogførte TimeLog-fakturaer, der kan overføres til Business Central.

Lad dig ikke forvirre af der står varenummer i diverse websider. Det vil altid være den valgte datatype (varenummer eller finanskonto) der vises i diverse felter.

Efter markering af Varenumre eller Finanskonti, viser tabellen nederst i skærmbilledet de aktive varenumre, eller finanskonti i jeres Business Central. Marker tjekboksen ud for de varenumre/finanskonti der skal benyttes på jeres fakturalinjer i TimeLog. Valget aktiveres ved at vælge handlingen Aktivér og klik på OK for at aktivere nummeret i TimeLog.

Du kan også klikke direkte på Inaktiv i Status kolonnen, for at aktivere det enkelte varenummer/finanskonto.

Konfiguration af varenumre

Konfiguration af varenumre/finanskonti har to opsætninger, der gør fakturaoprettelsen nemmere.

1. Opsætning af standardvarenumre for projektarbejde
2. Opsætning af standardvarenumre for eksterne udgifter

Som standard, skal varenummeret/finanskontoen vælge på den enkelte fakturalinje. For hver datatype og afregningsform i TimeLog, kan du vælge et princip for standardvalget. Du har også mulighed for at vælge et specifikt varenummer/finanskonto på den enkelte datatype.

Integrationen fungerer fint, selvom opsætning af standardvarenumre ikke er gennemført. I så fald skal man manuelt vælges et varenummer/finanskonto på hver fakturalinje på fakturakladden.

Vi anbefaler en opsætning af standardvarenumre, da det vil spare dig meget tid i faktureringsprocessen, når TimeLog tilføjer de valgte varenumre/finanskonti til de enkelte fakturalinjer for dig. Det er især en fordel, hvis I er mange, der skal deles om ansvaret med at oprette fakturaer.

Opsætning af standardvarenumre for projektarbejde

Ved tilknytning af varenumre til de forskellige datatyper (medgået tid & fastpris betalinger) har du forskellige valgmuligheder, alt efter datatype.

Medgået tid: Har seks mulige valg: Vælg ved fakturering, Vælg dimension (Projekttype, Projektkategori, Opgavetype eller Timepris) eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret/finanskontoen vælges på den enkelte fakturalinje, når du bygger dine fakturaer.

Vælg dimension: Her skal den valgte dimension efterfølgende opdateres i Systemadministration -> Økonomi -> Sammenkædning af varenumre.

Vælges Timepris, får jeres timepriser i Systemadministration -> Økonomi -> Timepriser tilføjet et ekstra felt (varenr.). Klik på en timeprisnavnet eller Redigér og vælg et varenummer/finanskonto. Den samme varenummer/finanskonto kan benyttes til flere timepriser. Hvis det ikke er muligt at vælge et enkelt varenummer/finanskonto til en timepris, kan det udelades, og skal i stedet vælges på de enkelte fakturalinjer.

Vælges et specifikt varenummer/finanskonto: Tidsregistreringer får automatisk tilføjet det valgte varenummer/finanskonto på fakturalinjerne.

Fastpris: Har fire mulige valg: Vælg ved fakturering, Vælg dimension (Projekttype og Projektkategori) eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje, når du bygger dine fakturaer.

Vælg dimension: Her skal den valgte dimension efterfølgende opdateres i Systemadministration -> Økonomi -> Sammenkædning af varenumre. Fastprisbetalinger, vil herefter automatisk få tilføjet varenummeret/finanskontoen når der oprettes en ny fastpriskontrakt.

Vælges et specifikt varenummer: Fastprisbetalingerne får automatisk tilføjet det valgte varenummer/finanskonto på betalingerne, når der oprettes en ny fastpriskontrakt.

Opsætning af standardvarenumre for udgifter

Udgifter: Har tre mulige valg: Vælg ved fakturering, Udgiftstype eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje, når du bygger dine fakturaer.

Vælges Udgiftstype, skal jeres udgiftstyper efterfølgende have tildelt et varenummer/finanskonto i Systemadministration -> Økonomi -> Sammenkædning af varenumre. Klik på udgiftstypenavnet eller Redigér ikonet og vælg et varenummer/finanskonto. Det anbefales ikke at benytte det samme varenummer/finanskonto på flere udgiftstyper, da vil påvirke import af projektudgifter. Hvis det ikke er muligt at vælge et enkelt varenummer/finanskonto til udgiftstypen, kan det udelades, og skal i stedet vælges på de enkelte fakturalinjer.

Kørsel: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Diæter: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Ophold: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Klik på Næste for at fortsætte til næste konfigurationssektion.

Skift foruddefinerede sammenkædninger

Funktionen på denne knap skal kun benyttes, hvis I har ændret fakturalinjernes datatype fra f.eks. Finanskonti til Varenumre, efter I har overført fakturaer til Business Central, eller har aktiveret et nyt finanskonti/varenummer, og ønsker at opdatere ikke fakturerede projektregistreringer, med det nye nummer.

Ved skift fra f.eks. Finanskonti til Varenumre, kommer der en advarsels pop-up, der advarer dig om, at alle importerede finanskonti og valgt opsætning af standardvarenumre, vil blive slettet ved klik på OK.

Tjek vejledningen Skift foruddefinerede sammenkædninger

Step 5 – Udgifter

Opsætning af udgiftseksport

Efter aktivering af udgiftseksporten, skal du vælge, hvilken kassekladde TimeLog skal overføre projektudgifterne til i Business Central. Herefter har I mulighed for at overføre de udgifter, som jeres medarbejdere lægger ind i TimeLog, fx via vores Mobile app, til Business Central, inklusive bilaget for udgiften. TimeLog overfører vedhæftede bilag (image/PDF) til Indgående bilagsfiler.

For at udgifterne kan kunne overføres, skal du tilføje det tilhørende finanskontonummer fra Business Central på alle udgiftstyper i TimeLog. Tilføjelsen af finanskonti, udføres i Systemadministrationen -> Tids- og udgiftsregistrering -> Udgiftstyper.

Opsætning af udgiftsimport

Efter aktivering af udgiftsimporten, skal I tilføje de finanskonti som TimeLog skal importere leverandørudgifter (Købsfakturaer) fra. Klik i feltet og klik på de ønskede finanskonti, hvorefter kontoen tilføjes.

Alle leverandørudgifter der bogføres på disse konti kan importeres til TimeLog via websiden Import af projektudgifter og tilføje dem til dine projekter i TimeLog. For at optimere importen af leverandørudgifter (Købsfakturaer), bør du tilføjet de tilhørende kontonumre fra Business Central til alle aktive udgiftstyper i TimeLog. Hvis leverandørudgifterne også indeholder et TimeLog projektnummer, bliver det automatisk tilføjet i importtabellen.
TimeLog kan også matche leverandørnavnet, hvis det er oprettet med samme navn og leverandørnummer i begge systemer.

Klik på Næste for at fortsætte til næste konfigurationssektion.

Step 6 – Projekter

Når du har aktiveret projektoverførslen, vil TimeLog automatisk overføre jeres projektnavne og numre til Business Central, når de oprettes i TimeLog. Hvor i Business Central projekterne overføres til, konfigureres i det næste konfigurationsstep.

Når TimeLog har overført et projekt til Business Central, kan det vælges når I bogfører jeres Købsfakturaer. TimeLogs Import af projektudgifter vil herefter automatisk vise, hvilket projekt købsfakturaen skal importeres til i TimeLog.

Klik på Næste for at fortsætte til næste konfigurationssektion.

Step 7 – Konfiguration af dimensioner

I denne konfigurationssektion, vælger du hvilke TimeLog-dimensioner der skal sammenkædes med jeres Business Central dimensioner. Denne konfiguration er opdelt i to sektioner og du skal være opmærksom på, at TimeLog projekter og afdelinger skal have et unik nummer og navn.

Sammenkædning af fakturadimension & omkostningscenter

Denne sektion håndterer, hvilke TimeLog dimensioner der skal overføres til hvilke Business Central dimensioner på Business Central fakturaens hovedinformationer. Det er ikke muligt at benytte den samme Business Central dimension på flere TimeLog dimensioner.

Sammenkædning af fakturalinjedimension & omkostningscenter

Når du har valgt en Business Central dimension på en af de tre TimeLog dimensioner, tilføjes der en ekstra kolonne på fakturalinjerne på jeres fakturakladde, med overskriften ”Omkostningscenter.” Denne kolonne vil indeholde informationen fra den valgte TimeLog registrering. Det er ikke muligt at benytte den samme Business Central dimension på flere TimeLog dimensioner.

Omkostningssted for fakturalinjer med betalinger og projektudgifter

Denne konfiguration styret, hvilken TimeLog dimension der skal tilføjes på projektregistreringer (fastprisbetalinger og udgifter), der ikke indeholder en TimeLog dimension.

Aktiver integrationen

Klik på Aktiver for at aktivere integrationen, og I er klar til overførsel af de første fakturaer til Business Central, og I kan til enhver tid opdatere integrationen, hvis der er behov for ændringer/tilføjelser.

Har I flere juridiske enheder i jeres TimeLog installation, der skal integreres til et Business Central regnskab, skal I tilføje og konfigurere en integration for hver juridisk enhed i TimeLog.