Vil du spare tid på projektoprettelse, sørge for at inkludere den korrekte prissætning OG øge din datakvalitet? Du kan bruge timeprisopsætningen og projektskabeloner i TimeLog. Læs mere om det nedenfor. 👇
Kender du til det her?
Du bruger mange timer på at oprette projekter
Hver gang du opretter et projekt, skal du starte forfra og vælge timepriser for hver enkelt opgave. 🥵
Derudover ved du ikke, hvad der foregår i andre projekter, eller om der er specifikke aftaler med de valgte kunder.
Der sker mange fejl i faktureringsprocessen
Du bruger meget tid på at dobbelttjekke, om hver registrering indeholder den rigtige timepris, kommunikere nødvendige ændringer til projektlederne og tjekke, at de korrekte valutaer er anvendt på projekterne.
Det er årsag til forsinkelser, og nogle gange bliver der sendt forkerte fakturaer til kunderne. 💸
Du kan ikke håndtere standardpriser vs. forhandlede priser
Det er en udfordring for dig både at håndtere standardtimepriser OG særlige priser for specifikke kunder. 🤝
Du kan ikke give præcise estimater for nye projekter uden den korrekte opsætning. Og uden korrekte estimater, kan du ikke angive den korrekte pris i tilbud på nye projekter.
Med timepriser får du disse fordele
Projektleder
1. Fleksibel opsætning og vedligeholdelse af timepriser
2. Standardisér projektopsætningen med timepriser i projektskabeloner
3. Spar tid på oprettelse af projekter og inkludér automatisk prissætningsaftaler
Bogholder
1. Bedre kvalitetssikring på tværs af alle kunder
2. Gnidningsfri faktureringsproces med mindre intern kommunikation
3. Betydelig tidsbesparelse i forhold til kommunikationsflow og manuelle ændringer
CFO
1. Nem indeksering af prislister og timepriser
2. Gennemsigtighed i årsregnskabet
3. Visualisering af afvigelser på kunde-, projekt- og kontraktniveau
Hvad sker der, hvis jeg ikke foretager et valg?
Systemet hjælper dig
Systemet udfører timepris-tjek i denne rækkefølge, hver gang en medarbejder registrerer tid for en opgave:
Vi anbefaler, at du kontrollerer indstillingerne for dine aktuelle projekter og medarbejderkort for at sikre, at du har angivet de korrekte timepriser.
Hvad med kundespecifikke timepriser og prisgrupper i forskellige valutaer?
Hvis du opretter en kundeprisliste, ser du også disse timepriser i valglisterne. Du kan læse om opsætningen nedenfor.
De timepriser, du kan se i dine valglister, er baseret på den prisgruppe- og valutaopsætning, du foretager i systemadministrationen. Du skal altid oprette en ny prisgruppe, hvis du vil oprette projekter i forskellige valutaer.
Når du opretter en ny prisgruppe, skal du tilføje et beløb for alle timepriser, uanset hvilken valuta du vælger. Du kan vælge mellem de valutaer, du aktiverer i systemadministrationen.
Hvornår timepriser på forskellige niveauer skal anvendes
1. Medarbejderkort
Du skal vælge en standardtimepris, når du opretter en ny medarbejder. Vælg den mest relevante for medarbejderens rolle eller opgaver. Det vil hjælpe dig, når du allokerer din medarbejder til projekter.
2. Projekt
Hvis alt eller størstedelen af arbejdet på projektet foregår til den samme pris, skal du vælge timeprisen i projektindstillingerne, når du opretter projektet. Så får nye opgaver automatisk denne timepris.
Eksempel: Du sælger din implementering til en fast timepris, men fakturerer rejseomkostninger til en anden timepris.
3. Ressourcegrupper
Hvis det arbejde, som medarbejderen laver i dette projekt, adskiller sig fra standardtimeprisen, skal du vælge en anden pris i ressourcegruppen. Denne timepris overskriver den, der er valgt i projektindstillingerne, når du allokerer opgaver til medarbejderen.
Eksempel: Medarbejderen arbejder normalt som udvikler, men i dette projekt arbejder vedkommende hovedsageligt som tester, hvilket kræver en anden timepris.
4. Opgave
Hvis alt eller størstedelen af arbejdet på opgaven foregår til en anden pris end den, der er valgt i projektindstillingerne eller ressourcegruppen, skal du vælge timeprisen, når du opretter opgaven. Så får nye allokeringer og registreringer automatisk denne timepris.
Eksempel: Hvis du har en særlig rejsetidssats, kan du oprette en rejsetidsopgave og tilføje den specifikke pris.
5. Allokering
Du kan vælge en specifik timepris, når du allokerer en medarbejder til en opgave.
Denne timepris overskriver alle andre indstillinger, og alle registreringer får denne værdi.
Hvis dine kollegaer allerede har registreret tid for en opgave, allokeres de automatisk.
Eksempel: Du vil adskille nyere medarbejdere fra mere erfarne medarbejdere og vælge forskellige timepriser.
Nu er du er klar!
Hvis du følger disse trin, sikrer du, at den korrekte timepris vælges 95 % af tiden.
Når du derudover anvender projektskabeloner til dine mest almindelige projektopsætninger, øger du datakvaliteten og tidsbesparelsen endnu mere.
Nu er du klar til opsætningen
Timepriser på flere niveauer
Du kan arbejde med timepriser på tre niveauer:
1. Standardtimepriser, som kan anvendes til alle kunder
2. Kundespecifikke timepriser med prislister til udvalgte kunder
3. Projektspecifikke timepriser, som du kan føje til kontrakter for udvalgte projekter
Når du begynder at arbejde med timepriser, finder du dem flere steder i systemet:
- Medarbejderkort
- Projektindstillinger
- Ressourcegruppe
- Opgaver
- Allokeringer
- Kontrakter
- På fakturaer og i rapporter
Definitioner
- Standardtimepris: En pris, der kan tilføjes alle opgaver og medarbejdere, uanset hvilken kunde projektet hører til
- Kundespecifik timepris: En pris, der kun er tilgængelig på projekter for kunden, som du opretter en anden prisliste for
- Projektspecifik timepris: En pris, der kun er tilgængelig for den specifikke kontrakt, som du tilføjer den til i et projekt
- Prisliste: Et standardsæt af kundespecifikke timepriser, som du kan vælge mellem i dine projekter
Anbefalinger
1. Tilføj et standardsæt af timepriser, som kan anvendes på alle kunder baseret på enten de tjenester, du tilbyder, eller de roller, der er i projektet
2. Tilføj kundespecifikke prislister, hvis du har længerevarende forhold med kunder, som har aftaler om andre projektpriser end dine standardtimepriser
3. Brug den projektspecifikke timepris på projektkontrakter for at håndtere mindre afvigelser i specifikke projektleveringer
4. Opret projektskabeloner for dine mest almindelige projekter og tilføj også timepriser. Det er med til at spare dig tid og øge datakvaliteten
Få vores Head of Product Management Christoffer Lanstorps detaljerede forklaring på, hvordan timepriser fungerer i TimeLog.
1. Opret standardtimepriser
1. Gå til Systemadministration -> Økonomi -> Timepriser
2. Klik på Ny timepris
3. Indtast Navn
4. Indtast beløb
5. Klik på Gem
Gentag trinene, indtil du har din standardprisliste.
Hvis du har flere prisgrupper, skal du tilføje et beløb per timepris i hver gruppe.
Husk at vælge en standardtimepris på hvert medarbejderkort, når standardtimepriserne er klar.
2. Opret kundeprislister
1. Gå til Systemadministration -> Økonomi -> Timepriser
2. Klik på plusset ved siden af Prisliste-menuen
3. Vælg din kunde
4. Vælg den prisgruppe, du vil kopiere timepriser fra
5. Klik på Gem
Gentag trinene, indtil du har alle de kundeprislister, du skal bruge.
3. Administrér dine projektkontrakter
1. Åbn dit projekt
2. Klik på fanen Økonomi
3. Find og åbn den korrekte kontrakt
4. Klik på Ny timepris
5. Indtast Navn på timepris og Pris
6. Vælg et Varenr., hvis du bruger en økonomiintegration
7. Vælg Tilføj som projekttimepris
8. Klik på Gem
Se vores video, der forklarer, hvordan du gør:
Vi er klar til at hjælpe
Spørgsmål? 🙋♀️🙋♂️
Hvis du er i tvivl om noget, kan du altid chatte med vores Customer Success-team. De er klar til at hjælpe dig alle arbejdsdage mellem kl. 8 og 16.
Og du kan læse mere i vores FAQ om timepriser.
