DE Systemadministration Zeit- und Auslagenerfassung Zeiterfassung

Zeiterfassung

Einleitung

Sie können die Zeiterfassung so einrichten, dass alle Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt werden. Unter Systemadministration -> Zeit- und Auslagenerfassung -> Einrichtung der Zeiterfassung können Sie festlegen, welche Funktionen im Rahmen der Zeiterfassung für alle Mitarbeiter zugänglich sein sollen.

Beschreibung

Beachten Sie bitte, dass dieses Einstellungen für alle Benutzer im System gelten. Insgesamt gibt es vier zu berücksichtigende Bereiche:

  • Zeiterfassungsfunktionen und -anforderungen
  • Berechnung von Gleitzeit und gesamter Arbeitszeit
  • TimeLog Tracker
  • Erstellung eines benutzerdefinierten Kommentarfelds

Zeiterfassungsfunktionen und -anforderungen

Zeitformat

Hier müssen Sie zunächst festlegen, in welchem Format die Zeiterfassungen erfolgen sollen. Dieses Format wird für alle Berechnungen der Gleitzeit und fakturierbarer Werte von Zeiterfassungen verwendet. Sie können zwischen Minutenangaben im Dezimalsystem (1,5) oder als Zeitangabe mit Doppelpunkt (1:30) wählen. Wir empfehlen die Verwendung des am besten zu Ihrem Unternehmen passenden Formats. In unserem Hause verwenden wir die Dezimalschreibweise, da diese auch in Berichten zur Anwendung kommt.

Welches Format sollte ich wählen?

Unserer Erfahrung nach erscheint es für Benutzer am einfachsten, Zeit in Minuten zu erfassen. Dies ist für die meisten die natürlichste und transparenteste Art und Weise, um die Arbeitszeit an einer Aufgabe in Stunden und Minuten anzugeben. Persönliche Berichte und Lohnberichte werden in der Schreibweise mit Doppelpunkt, andere mit Dezimalzahlen angezeigt. Beachten Sie bitte, dass dies bei Benutzern mit Zugang zu mehrere Berichtskategorien für Verwirrung sorgen kann. 

Die Schreibweise mit Dezimalzahlen bietet den Vorteil, dass Berichte einfacher zu lesen und Gesamtsummen einfacher nachzuvollziehen sind, während Sie außerdem die Möglichkeit haben, Berechnungen ohne Umrechnungen zwischen beiden Formaten durchzuführen. Wenn Sie eine unserer Apps zur Zeiterfassung verwenden, wird die Zeit während der Erfassung selbst in Zeitschreibweise dargestellt und nach deren Beendigung in eine Dezimalzahl umgerechnet.

Bei der Auswahl eines Formats sollten Sie sich überlegen, ob eine einfache Zeiterfassung der Mitarbeiter oder das Lesen von Berichten und der Vergleich von Daten verschiedener Berichte wichtiger ist.

Umrechnung zwischen den Formaten

Die Formel zur Umrechnung von der Zeitschreibweise in die Dezimalschreibweise lautet (Anzahl der Minuten / 60) x 100. Dabei beachten Sie bitte, dass TimeLog auf die nächsten zwei Dezimalstellen rundet.

Hier sehen Sie einige Berechnungsbeispiele:

 

Einrichtung

Hier können Sie unter anderem auswählen, ob Ihre Mitarbeiter in den Zeiterfassungsclients von TimeLog Zeit über die Stoppuhr erfassen können. Dies kann eine genauere Zeiterfassung bei Ihren Aufgaben und Projekten erleichtern.

Alle Mitarbeiter können die Anwendung TimeLog for Desktop herunterladen und die Stoppuhr in den persönlichen Einstellungen für den Stundenzettel aktivieren.

Darüber hinaus können Sie festlegen, ob Kommentare zu allen Zeiterfassungen hinzugefügt werden sollen. Dies kann vorteilhaft sein, wenn für alle Zeiterfassungen Ihrer Kunden Kommentare erforderlich sind. Wenn Sie diese Option markieren, können Ihre Mitarbeiter keine Erfassungen speichern, ohne zunächst einen Kommentar hinzugefügt zu haben.

Wenn einige Ihrer Mitarbeiter normalerweise immer die gleiche Stundenzahl an einzelnen Aufgaben arbeiten, können Sie die Option markieren, dass Mitarbeiter die Zeiterfassungen vergangener Wochen kopieren können. Dadurch geht die Zeiterfassung schneller von der Hand.

Wenn Sie Meilensteine für Ihre Projekte verwenden, können Sie hier auswählen, ob die Mitarbeiter ihre Meilensteine auf ihren Stundenzetteln sehen können. Dies verschafft ihnen einen guten und schnellen Überblick über die anstehenden Meilensteine (Fristen), die direkt auf den Stundenzetteln abgeschlossen werden können.

Rundung von Zeiterfassungen

Wenn Sie Invoicing Advanced verwenden, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Rundung von Zeiterfassungen zu aktivieren und Rechnungen mehrerer Stunden zu erstellen. Das System nimmt die Berechnung automatisch vor, sodass Sie die Erfassungen bei der Rechnungsstellung nicht überprüfen müssen. 

Wenn Sie die Rundung von Zeiterfassungen aktivieren, wirkt sich dies auf alle Ihre fakturierbaren Stunden aus. Auch wenn die einzelnen Zeiterfassungen gerundet werden, unterscheidet TimeLog weiterhin zwischen der Lohnzeit (also den von den Mitarbeitern erfassten Stunden) und den fakturierbaren Stunden. 

Überstundenfaktor

Mit Invoicing Advanced haben Sie außerdem die Möglichkeit, einen Überstundenfaktor auf Zeiterfassungen anzuwenden. Diese Funktion führt automatisch eine Berechnung durch, bei der der Stundensatz mit dem Faktor multipliziert wird, den Sie für die jeweilige Zeiterfassung auf dem Stundenzettel ausgewählt haben. Die Anwendung des Überstundenfaktors ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn Arbeit außerhalb der normalen Arbeitszeit zu einem höheren Stundensatz abgerechnet werden soll.

Hier in der Systemadministration legen Sie die gewünschten Faktoren fest. Die Zahl muss ein Vielfaches von 100 sein, wobei keine Dezimalzahlen eingegeben werden können.

Hier ein Beispiel: Wenn der Stundensatz 100 € beträgt und Sie den Faktor 150 % festgelegt haben, so beträgt der Stundensatz für diese Erfassung 150 €.

Wenn Sie einen Faktor aktivieren, erscheint dieser auch in Ihren Berichten, zum Beispiel dem Datenauszug Zeiterfassungen (NEU).

Standardeinstellungen für die Anzeige auf dem Stundenzettel

Als Administrator können Sie auswählen, was Ihren Mitarbeitern auf dem Stundenzettel angezeigt werden soll.

  • Alles anzeigen: Bei dieser Option werden alle Aufgaben angezeigt, für die Mitarbeiter Zeiterfassungen vornehmen können.
  • Nur Favoriten anzeigen: Zeigt alle Aufgaben an, die Mitarbeiter selbst als Favoriten markiert haben, sowie für die im gewählten Zeitraum Zeit erfasst wurde
  • Aufgaben mit Stunden anzeigen: Zeigt alle Aufgaben an, für die im gewählten Zeitraum Zeit erfasst wurde
  • Meine ArbeitsAufgaben: Zeigt die Aufgaben an, für die Mitarbeiter zugeteilt wurden, sowie Aufgaben, für die im gewählten Zeitraum Zeit erfasst wurde

Darüber hinaus können Sie auswählen, welche Anzeige Sie standardmäßig für neue Besucher verwenden möchten, die Sie im System einrichten. Beachten Sie bitte, dass der Stundenzettel bei Aktivierung der Option Nur Favoriten anzeigen vollkommen leer ist, auch wenn Sie Ihre Mitarbeiter zu Projekten und Aufgaben zugeteilt haben.

 

Zeiterfassungssummen und Gleitzeitberechnung

Hier wählen Sie aus, ob Ihre Regelarbeitszeiten und die Gleitzeitberechnung auf dem Stundenzettel angezeigt werden sollen. Beachten Sie bitte, dass Sie diese Einrichtung bei der Verwendung von Lohngruppen für diese einzeln vornehmen müssen.

Darüber hinaus legen Sie fest, ab wann die Gleitzeit berechnet wird. Wenn Mitarbeiter dann die Zeiterfassung öffnen, wird das ihnen angezeigte Gleitzeitsaldo gemäß Ihrer Auswahl ab heute, gestern oder dem letzten Sonntag berechnet.  

So einfach ist die Zeiterfassung in TimeLog 

 

Zeiterfassung mit Outlook

Sie können festlegen, ob Outlook zur Zeiterfassung genutzt werden kann. Beachten Sie jedoch, dass der Tracker für Outlook ein Zusatzmodul ist.

Erstellung eines benutzerdefinierten Kommentarfelds

Sie können diese Funktion aktivieren, wenn Sie zusätzlich zu dem standardmäßig für Ihre Zeiterfassungen verfügbaren Kommentarfeld ein weiteres benötigen. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn Ihre Kunden für die einzelnen Zeiterfassungen eine zusätzliche Dokumentation verlangen.

Sie entscheiden selbst, wie Sie das benutzerdefinierte Kommentarfeld nennen möchten, da es sich an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen lässt.

Unter Validierung geben Sie an, ob das Ausfüllen des Kommentarfelds verpflichtend sein soll oder ob dies beispielsweise für jede Aufgabe Ihrer Projekte einzeln festgelegt werden kann.

Es gibt zwei Möglichkeiten dafür, was in das Feld eingeben werden kann:

  • Alle Zeichen erlaubt: Sie können sowohl Wörter als auch Zahlen eingeben.
  • Nur ganze Zahlen: Sie können nur ganze Zahlen eingeben, also keinen Text und keine Dezimalzahlen. Dies ist beispielsweise dann nützlich, wenn Sie über die Anzahl an Einheiten pro Zeiterfassung berichterstatten müssen, und es erleichtert die Erstellung von Auszügen für Excel- oder Pivot-Berichte.

Im Abschnitt Zur Verwendung bei der Rechnungsstellung richten Sie ein, wie die benutzerdefinierten Kommentare bei der Rechnungsstellung verwendet werden sollen.

Versionen 05 Jul 2023