Schutz personenbezogener Daten

Einleitung

Damit wir Sie bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen können, müssen Sie einen DSGVO-Verantwortlichen angeben sowie festlegen, wie entlassene Mitarbeiter in TimeLog anonymisiert werden sollen. Dadurch wird sichergestellt, dass sich Daten nicht auf eine bestimmte Person zurückführen lassen, aber dennoch in Ihren Berichten verwendet werden können.

Beschreibung

Unter Systemadministration -> Allgemeine Einstellungen öffnen Sie die Menüoption Datenschutz. Hier können Sie die Einstellungen für die Anonymisierung vornehmen.

Verantwortliche Kontaktperson

Wählen Sie oben auf der Seite die zuständige Kontaktperson aus, die in unserer Datenbank gespeichert wird. Die festgelegte verantwortliche Kontaktperson ist das Bindeglied zwischen TimeLog und Ihnen als Kunde in allen Fragen rund um den Datenschutz und die EU-Datenschutzverordnung (DSGVO). Nur diese Kontaktperson kann TimeLog Anweisungen zur Handhabung und Verarbeitung von Daten erteilen, die über die im Auftragsdatenverarbeitungsvertrag getroffenen Vereinbarungen hinausgehen, darunter der Import und Export sowie die Änderung von Daten. Außerdem werden Neuigkeiten über Initiativen und Änderungen im Zusammenhang mit dem Datenschutz an diese verantwortliche Kontaktperson übermittelt, zum Beispiel bei einem Austausch von Unterauftragsverarbeitern.

Datenschutz – Mitarbeiter

Sie legen selbst fest, wann die Daten eines Mitarbeiters nach seinem Austritt aus dem Unternehmen anonymisiert und/oder gelöscht werden sollen. 

Um das Löschen und die Anonymisierung zu aktivieren, markieren Sie die beiden Kontrollkästchen und geben Sie in die beiden Felder die gewünschte Anzahl an Tagen und Monaten ein.

Was passiert, wenn ich die Kontrollkästchen markiere?

• Alle Kontaktinformationen des Mitarbeiters löschen: E-Mail, Kommentar und alle eingaben unter Persönliche Kontaktdaten auf der Mitarbeiterkarte werden gelöscht
• Mitarbeiter anonymisieren: Alle Erfassungen werden auf einen anonymen Systemmitarbeiter verschoben, sodass kein spezifischer Bezug mehr zu dem anonymisierten Mitarbeiter besteht

Bei der Anonymisierung ehemaliger Mitarbeiter werden diese in einen gesammelten anonymen Systembenutzer überführt. Hier werden die Daten aller entlassenen Mitarbeiter in anonymisierter Form zusammengefasst, damit sie später nicht einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet werden können. Beachten Sie bitte, dass Sie keine Daten mehr zurückführen können, sobald sie einmal zum anonymen Systembenutzer überführt worden sind.

Wenn Sie TimeLog vor Dezember 2018 verwendet haben

Wenn Sie die Anonymisierung von Mitarbeitern einrichten, bedeutet dies wahrscheinlich, dass Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig anonymisieren. Dabei werden Sie feststellen, dass es einige Tage dauern kann, bis TimeLog alle früheren Mitarbeiter anonymisiert hat. Dies liegt an der enormen Datenmenge, die hierzu verarbeitet werden muss.

HINWEIS: Wenn inaktive Mitarbeiter in TimeLog weiterhin sichtbar sind, kann dies daran liegen, dass auf der Mitarbeiterkarte ein Kündigungsdatum fehlt. Dieses Datum bestimmt, wann ein Mitarbeiter anonymisiert wird.