DE Systemadministration Finanzen One Click Invoicing

One Click Invoicing

Einleitung

Unter Systemadministration -> Finanzen -> One Click Invoicing können Sie Rechnungsvorlagen zur Verwendung in One Click Invoicing einsehen, bearbeiten und kopieren.

Beschreibung

Mit One Click Invoicing (OCI) können Sie Ihre Rechnungen vereinheitlichen und die Qualität Ihrer TimeLog-Daten erhöhen. Aktivieren Sie OCI mit einem Klick auf den grauen Schieberegler oben. Anschließend können Sie die Grundeinstellungen der von TimeLog für Sie erstellten Standardrechnungsvorlagen einsehen und bearbeiten. Eine Rechnungsvorlage legt fest, wie die Informationen aus Ihren Projekten auf Ihren Rechnungen gruppiert werden sollen.

Standardmäßige Rechnungsvorlagen in TimeLog

  • Vertrag/Hauptaufgabe: Diese Vorlage erstellt eine Rechnung pro Vertrag und gruppiert Ihre Erfassungen nach den Hauptaufgaben jedes Vertrages sowie anhand der für die Mitarbeiter festgelegten Stundensätze. Wenn also beispielsweise für verschiedene Mitarbeiter, die an der gleichen Aufgabe arbeiten, unterschiedliche Stundensätze gelten, werden auf Ihrer Rechnung zwei Rechnungszeilen erstellt.
  • Kunde/Aufgabe:
    Diese Vorlage erstellt eine Rechnung pro Kunde für alle Projekte dieses Kunden und gruppiert Zeiterfassungen pro Aufgabe und Fahrterfassung in jeweils einer eigenen Zeile.
  • Mitarbeiter/Zeiterfassung:
    Diese Vorlage erstellt eine Rechnung pro Projekt und gruppiert die Zeiterfassungen pro Mitarbeiter, wobei jede einzelne Erfassung in einer Rechnungszeile platziert wird
  • Projekt/Vertrag/Zahlung:
    Diese Vorlage erstellt eine Rechnung pro Projekt und gruppiert Zahlungen für jeden Vertrag in der jeweiligen Rechnungszeile.
  • Projekt/Mitarbeiter:
    Diese Vorlage erstellt eine Rechnung pro Projekt und gruppiert Erfassungen für jeden Mitarbeiter in der jeweiligen Rechnungszeile. Fahrterfassungen werden in einer separaten Rechnungszeile verzeichnet.
  • Projekt/Mitarbeiter/Aufgabe:
    Diese Vorlage erstellt eine Rechnung pro Projekt und gruppiert Erfassungen für jeden Mitarbeiter pro Aufgabe in jeweils einer eigenen Rechnungszeile. Fahrterfassungen werden in einer separaten Rechnungszeile verzeichnet.
  • Projekt/Aufgabe:
    Diese Vorlage erstellt eine Rechnung pro Projekt und gruppiert Erfassungen für jede Aufgabe in einer Rechnungszeile. Fahrterfassungen werden in einer separaten Rechnungszeile verzeichnet.
  • Projekt/Aufgabe/Mitarbeiter:
    Diese Vorlage erstellt eine Rechnung pro Projekt und gruppiert Erfassungen für jeden Mitarbeiter unter jeder Aufgabe. Fahrterfassungen werden in einer separaten Rechnungszeile verzeichnet.
  • Projekt/Stundensatz:
    Diese Vorlage erstellt eine Rechnung pro Projekt und gruppiert Erfassungen für jeden Stundensatz in einer Rechnungszeile. Fahrterfassungen werden in einer separaten Rechnungszeile verzeichnet.

In jeder Vorlage können Sie Folgendes lesen und bearbeiten:

  • Vorlagenname
  • Text, der im Feld Rechnungskopf auf Ihrer Rechnung erscheint
  • Text, der im Feld Rechnungsbescheid auf Ihrer Rechnung erscheint

Die Texte in den Feldern Rechnungskopf und Rechnungsbescheid werden automatisch in Ihre Rechnungen eingefügt. Wenn Sie die Felder in der Rechnungsvorlage nicht ausfüllen, werden darin Informationen aus den Rechnungseinstellungen Ihrer Projekte übernommen.

Für jede Vorlage können Sie sehen, wie sie aufgebaut ist und welche Texte den Rechnungen automatisch hinzugefügt werden. Sie können die Texte anpassen sowie vordefinierte Tags verwenden, die Informationen aus dem System übernehmen und automatisch in Ihre Rechnungen einfügen.

Tags für den Aufbau Ihrer Rechnungszeilen

Für jeden Abschnitt Ihrer Vorlagen können Sie verschiedene Tags verwenden.

  1. Kunden
  • <#CustomerName#>: Fügt den Kundennamen in die Rechnungszeile ein
  • <#CustomerNo#>: Fügt die Kundennummer in die Rechnungszeile ein
  • <#CustomerNickname#>: Fügt den Spitznamen des Kunden in die Rechnungszeile ein
  • <#CustomerReference#>: Fügt die Referenz des Kunden in die Rechnungszeile ein
  1. Aufgabe 
  • <#TaskName#>: Fügt den Aufgabennamen in die Rechnungszeile ein
  • <#TaskFullName#>: Fügt die HauptAufgabe und TeilAufgaben in die Rechnungszeile ein
  • <#TaskParentName#>: Fügt den Namen der HauptAufgabe in die Rechnungszeile ein
  • <#FirstLevelWbsTaskNameAndTaskNo#>: Fügt die PSP-Nummer, den vollständigen Namen und die Aufgabennummer der HauptAufgabe in die Rechnungszeile ein
  • <#FirstLevelTaskNameAndTaskNo#>: Fügt den vollständigen Namen und die Aufgabennummer der HauptAufgabe in die Rechnungszeile ein
  • <#FirstTaskParentName#>: Fügt den vollständigen Namen der HauptAufgabe in die Rechnungszeile ein
  • <#TaskNumber#>: Fügt die Aufgabennummer in die Rechnungszeile ein
  1. Verträge
  • <#ProjectSubContractName#>: Fügt den Kontaktnamen in die Rechnungszeile ein
  • <#HourlyRateName#>: Fügt den Namen des Stundensatzes in die Rechnungszeile ein
  • <#PaymentName#>: Fügt den Zahlungsnamen in die Rechnungszeile ein
  • <#ContractInvoicingType#>: Fügt die Vertragsart in die Rechnungszeile ein
  • <#ContractModelType#>: Fügt das Vertragsmodell in die Rechnungszeile ein
  1. Mitarbeiter
  • <#EmployeeFullName#>: Fügt den vollständigen Namen des Mitarbeiters in die Rechnungszeile ein
  1. Projekte
  • <#ProjectName#>: Fügt den Projektnamen in die Rechnungszeile ein
  • <#ProjectNo#>: Fügt die Projektnummer in die Rechnungszeile ein
  • <#InvoiceMessage#>: Fügt den Rechnungsbescheid aus den Rechnungseinstellungen des Projekts in die Rechnungszeile ein
  • <#ProjectPurchaseOrderNumber#>: Fügt die Auftragsnummer aus den Rechnungseinstellungen des Projekts in die Rechnungszeile ein Sie aktivieren die Auftragsnummer unter Systemadministration -> Projekte -> Projektmodul einrichten.
  1. Auslagen
  • <#ExpenseTypeName#>: Fügt den Auslagentyp in die Rechnungszeile ein
  • <#TravelExpenseType#>: Fügt die Art der Reisekosten in die Rechnungszeile ein
  1. Daten
  • <#InvoicingPeriodStartDate#>: Fügt das Anfangsdatum aus dem für die Debitorenliste ausgewählten Filter in die Rechnungszeile ein
  • <#InvoicingPeriodEndDate#>: Fügt das Enddatum aus dem für die Debitorenliste ausgewählten Filter in die Rechnungszeile ein
  • <#ProjectStartDate#>: Fügt das Anfangsdatum des Projekts in die Rechnungszeile ein
  • <#LastRegistrationDate#>: Fügt das letzte Erfassungsdatum in die Rechnungszeile ein
  • <#InvoiceableRegistrationDate#>: Fügt das Erfassungsdatum in die Rechnungszeile ein
  • <#PaymentPeriodStart#>: Fügt das Anfangsdatum der Zahlungsperiode in die Rechnungszeile ein
  • <#PaymentPeriodEnd#>: Fügt das Enddatum der Zahlungsperiode in die Rechnungszeile ein
  • <#PaymentPaymentDate#>: Fügt das Rechnungsdatum der Zahlung in die Rechnungszeile ein
  • <#MonthlyPeriod#>: Fügt einen monatlichen Zeitraum in die Rechnungszeile ein
  • <#InvoiceableMonthYear#>: Fügt einen Monat in die Rechnungszeile ein, z. B. „April 2021“
  1. Sonstiges
    1. <#RegistrationType#>: Fügt die Erfassungsart in die Rechnungszeile ein, zum Beispiel Zeit-, Auslagen- oder Fahrterfassung
    2. <#ProductNo#>: Fügt die Produktnummer in die Rechnungszeile ein
    3. <#ProductNoName#>: Fügt den Namen der Produktnummer in die Rechnungszeile ein
    4. <#InvoiceableComment#>: Fügt den Kommentar der Erfassung in die Rechnungszeile ein

Eine Rechnungsvorlage kopieren

Sie können eine Kopie einer bestehenden Rechnungsvorlage erstellen, wenn Sie diese beispielsweise in mehreren Sprachen benötigen. Dabei können Sie den eigentlichen Aufbau der Vorlage nicht ändern, allerdings die Texte anpassen.

  1. Klicken Sie auf eine Rechnungsvorlage.
  2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen.
  3. Klicken Sie auf „Vorlage kopieren“. Nun wird ganz unten in die Liste eine Kopie der Vorlage eingefügt, mit der Sie dann weiterarbeiten können. Beim Aktualisieren der Liste werden die Angaben alphabetisch nach der Standardvorlage geordnet.
  4. Bearbeiten Sie eventuell den Vorlagennamen.
  5. Geben Sie den Text ein, der im Feld Rechnungskopf erscheinen soll.
  6. Geben Sie den Text ein, der im Feld Rechnungsbescheid erscheinen soll.
  7. Geben Sie für jede Zeile der Vorlage einen Text ein.

Die Texte in den Feldern Rechnungskopf und Rechnungsbescheid werden automatisch in Ihre Rechnungen eingefügt. Wenn Sie die Felder in der Rechnungsvorlage nicht ausfüllen, werden darin Informationen aus den Rechnungseinstellungen Ihrer Projekte übernommen.

Ihre Änderungen an allen Feldern werden beim Ausfüllen automatisch gespeichert. Wenn Sie eine falsche Vorlage kopiert haben, können Sie diese löschen, indem Sie oben auf die drei Punkte neben dem Namen klicken und dann Vorlage löschen auswählen.

Pflege von Rechnungsvorlagen

Sie können Ihre Rechnungsvorlagen pflegen, indem Sie auf jede einzelne Vorlage klicken und Änderungen vornehmen. Egal welche Vorlage Sie auswählen, stehen Ihnen immer die gleichen Optionen zur Verfügung.

Oben auf der Seite haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Über die drei Punkte neben dem Namen können Sie die Vorlage kopieren oder löschen.
  • Sie können den Vorlagennamen
  • Sie können den Text eingeben, der im Feld Rechnungskopf auf Ihrer Rechnung erscheinen soll.
  • Sie können den Text eingeben, der im Feld Rechnungsbescheid auf Ihrer Rechnung erscheinen soll.
  • Sie können für jede Zeile der Vorlage einen Text und Tags eingeben.
Versionen 05 Jul 2023