Auslagen- und Fahrtenerfassung

Einleitung

Sie richten die Auslagen- und Fahrtenerfassung unter Systemadministration -> Auslagen- und Fahrtenerfassung -> Einrichtung der Auslagen- und Fahrtenerfassung ein.

Beschreibung

Dabei müssen Sie unbedingt Ihre Einstellungen für Auslagen, Reisekosten und Fahrten berücksichtigen, da diese entscheidend für den Wert Ihrer Projekte sein kann. Markieren Sie in jedem Abschnitt die gewünschten Funktionen.

Reisekosten und Auslagen

Für die Erfassung Ihrer Auslagen können Sie mehrere Einstellungen vornehmen.

• Zahlungsmethode im Bericht über Guthaben von Mitarbeitern: Dies ermöglicht Ihren Mitarbeitern die Suche nach der Zahlungsmethode im Bericht.
• Lieferant: Legen Sie fest, ob der Lieferant der in das Projekt aufgenommenen Auslagen angegeben werden soll.
• Spesen im Modul Reisen: Hier legen Sie fest, ob Ihre Mitarbeiter Spesen angeben können, wenn Sie Reisekosten zu Projekten hinzufügen.
• Aufenthalt im Modul Reisen: Hier legen Sie fest, ob Ihre Mitarbeiter Aufenthalte angeben können, wenn Sie Reisekosten zu Projekten hinzufügen.
• Auslagennr.: Dies entscheidet darüber, ob allen Auslagen eine Projekts automatisch eine Nummer zugeordnet werden soll.

Einrichtung der Fahrtenerfassung

Zur Einrichtung Ihrer Fahrtenerfassung können Sie mehrere Einstellungen vornehmen.

• Genehmigung bei Aufteilung nach Steuerpflicht: Wenn Sie dieses Feld markieren, können Sie Ihre Fahrtkostenerstattungen in einen steuerpflichtigen und einen steuerfreien Anteil aufteilen. Nutzen Sie diese Option, wenn Ihre Mitarbeiter höhere Beträge als den gesetzlichen Freibetrag erhalten. Darüber hinaus erleichtert dies die Arbeit des Lohnbuchhalters, wenn Daten aus TimeLog exportiert und in das Lohnabrechnungssystem importiert werden.
• Kontonr. im Finanzsystem: Nach dem Markieren des Kontrollkästchens können Sie Ihren Kilometerpauschalen Kontonummern zuordnen. Diese Kontonummern werden in Berichten mit Datenauszügen angezeigt. Außerdem können Sie sie zum Importieren von Fahrten als Kosten in Ihr Finanzsystem nutzen.
• Kilometerzähler anzeigen: Wenn Sie dies markieren, erhalten Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, den Stand des Kilometerzählers bei Beginn und Ende ihrer Fahrten einzugeben. Dies gilt sowohl für Privat- als auch Unternehmensfahrzeuge. Zudem können Sie festlegen, ob die Mitarbeiter die Zahlen eingeben müssen.

Regeln

• Alle Mitarbeiter können Auslagen und Reisekosten für alle aktiven Projekten erfassen: Nach Aktivierung dieser Funktion können alle Mitarbeiter ihre Reisekosten und andere Auslagen für alle Projekte erfassen. Ist die Funktion hingegen deaktiviert, können die Mitarbeiter nur für die Projekte Auslagen erfassen, für die Ihnen Stunden zugewiesen wurden oder für die sie bereits Zeit erfasst haben.

Auslagenvorschuss

Sie können Vorschüsse für Ihre Projektausgaben festlegen, die beim Rechnungsversand an den Kunden automatisch berechnet und berücksichtigt werden. Folgende drei Möglichkeiten stehen Ihnen zur Auswahl:

• Fester Vorschuss: Hier entscheiden Sie als Systemadministrator, wie hoch der Vorschuss für Ausgaben sein soll.
• Standardvorschuss: Hier legen Sie den Vorschuss fest, der für all Auslagen vorgeschlagen werden soll. Ihre Mitarbeiter haben dann die Möglichkeit, bei der Eingabe ihrer Auslagen in Projekte einen anderen auszuwählen. 
• Optionaler Vorschuss: Bei dieser Option können die Mitarbeiter selbst bestimmen, welcher Vorschuss für Auslagen gewährt werden soll, da standardmäßig keiner festgelegt ist. Wenn Sie sich für diese Option entscheiden, sollten Sie sich mit Ihren Projektmanagern auf einige Richtlinien einigen.

In diesem Video sehen Sie, wie dies geht: