Einfache Einrichtung von Abwesenheitscodes

Einleitung

Ihre Mitarbeiter verwenden Abwesenheitscodes zur Erfassung von beispielsweise Urlaub oder Krankheit im System.

Beschreibung

Auf dieser Seite können Sie Abwesenheitscodes einrichten, bearbeiten und löschen, damit sie Ihren Berichtsanforderungen entsprechen.

Standardmäßig werden die Codes Urlaub und Krankheit angezeigt.

Einen neuen Abwesenheitscode einrichten

Wenn Sie einen neuen Abwesenheitscode erstellen möchten, klicken Sie auf Neuer Abwesenheitscode. Daraufhin eröffnen sich Ihnen verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten.

Die ersten drei erscheinen auf den Stundenzetteln der Mitarbeiter:

• Sortierung: Hier geben Sie ein, welche Sortierung für den Code auf dem Stundenzettel gelten soll.
• Name: Hier geben Sie den Namen ein, der Ihren Mitarbeitern auf den Stundenzetteln angezeigt werden soll.
• Beschreibung: Hier können Sie Informationen über den Code eingeben, damit Ihre Mitarbeiter zweifelsfrei wissen, dass es sich um den richtigen Code für ihre Erfassung handelt.

Die letzten Punkte werden nur Ihnen als Systemadministrator angezeigt:

• Art der Abwesenheit: Hier wählen Sie aus, ob der Abwesenheitscode zum Typ Krankheit, Urlaub, Frei ohne Lohnzahlung oder Frei mit Lohnzahlung gehören soll. Die Auswahl ermöglicht Ihnen einen besseren Überblick in Berichten, wo Sie Erfassungen mit verschiedenen Abwesenheitscodes sammeln können. 
• Krankheit: Diese Option dient für Erfassungen der Krankheitstage Ihrer Mitarbeiter oder der ersten Krankheitstage ihrer Kinder oder Rehabilitationszeiten. 
• Urlaub: Dieser Punkt dient zur Erfassung von Zeiträumen, in denen sich Ihre Mitarbeiter im Urlaub befinden. 
• Frei ohne Lohnzahlung: Dies dient zur Erfassung von Abwesenheiten, während derer kein Lohn gezahlt wird. Dabei kann es sich beispielsweise eine selbst bezahlte Fortbildung handeln.
• Frei mit Lohnzahlung: Dies dient normalerweise zur Erfassung von Abwesenheiten, bei denen das Unternehmen weiterhin den Lohn zahlt. Dabei kann es sich zum Beispiel um Mutterschaftsurlaub handeln.
• Format: Hier wählen Sie aus, ob Erfassungen in Stunden, Ganzen Tagen oder Halben und ganzen Tagen erfolgen sollen. Wir empfehlen Ihnen, für krankheitsbezogene Codes normalerweise Stunden einzustellen, für Urlaub und Mutterschaftsurlaub jedoch Halbe oder ganze Tage auszuwählen.
• Berechnungsprinzip: Dies legt fest, ob Zeit hinzugefügt dem Guthaben hinzugefügt oder davon abgezogen wird. In der Lohnverwaltung erhalten Sie einen Überblick über Tage und Stunden und können diese zuteilen.
• Ganz unten können Sie auswählen, ob die mit dem Code erfasste Zeit auf dem Gleitzeitkonto gutgeschrieben werden soll.

In Abhängigkeit von Ihren Einstellungen und der verwendeten TimeLog-Version haben Sie auf der rechten Seite verschiedene Möglichkeiten. Sie können markieren, ob die mit dem Code erfasste Zeit

• von einem Mitarbeitermanager genehmigt werden soll
• von der Kapazität im Ressourcenplaner abgezogen wird
• für alle im Urlaubskalender sichtbar ist

Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.

Pflege von Abwesenheitscodes

Wenn keine Änderungen an Ihren lokalen Vereinbarungen oder Tarifverträgen vorgenommen werden, müssen Sie auch die Codes nicht ändern. Sie werden dann einfach von Jahr zu Jahr immer wieder übernommen und automatisch eingerichtet. 

Wenn Sie dennoch einmal einen oder mehrere Codes korrigieren müssen, so empfehlen wir Ihnen, einen neuen Code einzurichten und den aktuellen zu deaktivieren. Dies sorgt unter anderem dafür, dass die Berechnungen korrekt durchgeführt werden und beim Wechsel von einem zum anderen Format keine Unklarheiten hinsichtlich der Konvertierung bestehen.

Als Faustregel gilt: Wenn Sie die Erfassungsmethode beziehungsweise das Format oder die Art der Abwesenheit eines Codes ändern möchten, müssen Sie einen neuen erstellen Code. 

Bei Verwendung einer Lohnintegration

Wenn Sie eine der Standardintegrationen von TimeLog für Lohnsysteme verwenden, können Sie bei jedem Code entscheiden, ob der Code beim Export in das Lohnsystem einbezogen werden soll und zu welchem Code im Lohnsystem die Erfassungen übertragen werden sollen.