Reisekosten

Einleitung

Sie und Ihre Mitarbeiter können Reisen einschließlich der damit verbundenen Kosten erstellen.

Beschreibung

Erfassung neuer Reisekosten

Bei der Erstellung eines Berichts über Reisekosten werden die Auslagen mit einem Kunden und einem Projekt verknüpft. Der Bericht wird für die interne Reisekostenabrechnung von Mitarbeitern und für die Reisekostenabrechnung mit Kunden verwendet. Auch Spesen und Übernachtungen können in den Bericht aufgenommen werden.

Reisekosten finden Sie unter Erfassungen

• Wählen Sie den Kunden und das Projekt aus, mit denen die Reisekosten verknüpft werden sollen.
• Einzelheiten eingeben: Abreise von, Abreisedatum, Reiseziel und Art der Reise.
• Beschreiben Sie den Zweck der Reise. Dieser wird auf der Rechnung an den Kunden erscheinen. Klicken Sie auf Speichern, um die Reisekosten zu erstellen.
• Alle bisherigen Reisekosten des Mitarbeiters für das Projekt werden in der Tabelle mit den wichtigen Informationen aufgeführt und können mit dem Bleistift und der Schaltfläche Bearbeiten auf der rechten Seite bearbeitet werden.

Reisekosten werden ohne Umsatzsteuer erfasst.

Spezifische Auslagen

• Klicken Sie auf die Auslagenkategorie Spezifische Auslagen oder auf den Bleistift rechts daneben.
• Geben Sie das Datum der Auslage, die Rechnungsnummer, die Auslagenart, den Kommentar, die Zahlungsmethode und die Kosten inklusive Umsatzsteuer ein. Die Umsatzsteuer wird automatisch berechnet.
• Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die Auslage zum Projekt hinzuzufügen.
• Wenn es sich um eine Auslage ohne Umsatzsteuer handelt, löschen Sie den Umsatzsteuerbetrag und klicken Sie auf Aktualisieren.
• Bei Verwendung einer anderen Währung als der Standardwährung wird der Betrag mit dem automatischen Währungsrechner in die Projektwährung umgerechnet. Der angewandte Wechselkurs wird im Feld Wechselkurs angezeigt.

Spesen

• Klicken Sie auf die Auslagenkategorie Spesen oder den Bleistift.
  Die Reisedaten werden automatisch eintragen, können aber bei Bedarf bearbeitet werden.
• Geben Sie in den Feldern F (Frühstück), M (Mittagessen) und A (Abendessen) die Anzahl der jeweiligen Mahlzeiten während der Reise ein.
• Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den entsprechenden Preis aus.
• Klicken Sie auf das Pluszeichen , um die Spesen zum Projekt hinzuzufügen.

Übernachtungen

Zur Abrechnung von Reisekosten wird die Übernachtungspauschale verwendet.

• Klicken Sie auf Übernachtungspauschale oder den Bleistift.
• Geben Sie einen beschreibenden Text in das Feld Ort ein und fügen Sie unter Preis die Übernachtungskosten hinzu.
• Klicken Sie auf das Pluszeichen , um die spezifischen Kosten zum Projekt hinzuzufügen.

Spesen und Übernachtungen werden unter Systemadministration / Erfassungen konfiguriert. Alle Felder mit schwarzem Text können bearbeitet werden.

Reisekosten löschen

1. Navigieren Sie zur Seite Reisekosten.
2. Wählen Sie den Mitarbeiter, den Kunden und das Projekt aus.
3. Suchen Sie Ihre Reisekostenabrechnung in der Liste
4. Klicken Sie auf den Mülleimer, um die Reisekosten zu löschen
5. Klicken Sie auf OK