Importdatei formatieren
Einleitung
Lesen Sie hier, wie Sie die Importdatei mit Auslagen in Ihrem Finanzsystem für TimeLog konfigurieren müssen.
Beschreibung
Diese Importdatei wird in Ihrem Finanzsystem als Exportdatei angelegt. Dieser Leitfaden beschreibt die Voraussetzungen, die zum Einlesen und Importieren der Auslagen in TimeLog erfüllt sein müssen.
Der Hilfetext Importieren von Auslagen beschreibt, wie die Datei gehandhabt und importiert wird.
Dateiformat
Die Importdatei muss das Format .txt oder .csv haben, wobei die Spalten entweder durch Semikolon (;), Komma (,) oder Tabulator (TAB) getrennt sein müssen.
Felder in der Importdatei
Damit die Importdatei eingelesen werden kann, muss jede Zeile 11 Felder in einer bestimmten Reihenfolge enthalten. Darüber hinaus gelten gewisse Anforderungen an die Formatierung der Felder. Beachten Sie bitte, dass die Felder im Finanzsystem nicht unbedingt die gleichen Namen haben wie die Felder in TimeLog, in die die Informationen übernommen werden. Außerdem erscheinen sie auf der Importseite in TimeLog in einer anderen Reihenfolge als in der Importdatei.
Die Datenfelder dürfen keine Semikola, Kommata oder Tabulatoren enthalten, da diese als Trennzeichen zwischen den Feldern dienen. In jeder Zeile müssen also 10 Trennzeichen vorhanden sein.
Außerdem dürfen die keine Zeilenumbrüche enthalten, da diese zum Abschluss der Auslageneinträge verwendet werden.
Wenn nicht jede Zeile genau 11 Felder enthält, wird beim Versuch, die Datei zu importieren, die folgende Meldung in TimeLog angezeigt:
Die folgenden Importzeilen enthalten nicht die erforderliche Anzahl an Spalten (11).
Daraufhin werden die betreffenden Zeilen der Importdatei angegeben. Dieser Fehler tritt auch dann auf, wenn einige der Felder ein Trennzeichen enthalten.
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Feld |
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Formatierungsanforderungen |
Inhalt erforderlich |
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Datum |
1 |
Dies ist das Datum, an dem der Kauf getätigt wurde. Das Format hängt von dem beim Import ausgewählten Format ab. Auf der Importseite ist ein Beispiel angegeben. |
x |
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Auslagennr. |
2 |
Dies ist die eindeutige Referenznummer des Finanzsystems beim Import. Beachten Sie bitte, dass sie maximal 100 Zeichen lang sein darf. |
x |
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Kontonr. |
3 |
Dies ist die Kontonummer der Auslage im Finanzsystem, anhand derer der Auslagentyp in TimeLog identifiziert werden kann. |
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Lieferantennr. |
4 |
In TimeLog muss die Lieferantennummer als Kundennummer in der Kundendatenbank angelegt sein und die Kundenkarte muss den Status Lieferant haben. Wenn in der Importdatei keine Lieferantennummer enthalten ist, die Nummer falsch ist oder die Kundenkarte nicht den Status Lieferant hat, wird die Auslage ohne Lieferant importiert. |
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Betrag inkl. Umsatzsteuer |
5 |
Der Betrag wird in der Währung angegeben, in der der Kauf getätigt wurde. Das Format hängt von dem beim Import ausgewählten Format ab. Auf der Importseite ist ein Beispiel angegeben. |
x |
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Umsatzsteuer |
6 |
Angabe in Prozent (ohne Prozentzeichen), z. B. 25 In TimeLog wird die Umsatzsteuer in einen Betrag in derselben Währung wie die Auslage umgerechnet. Wird keine Umsatzsteuer angegeben, setzt sie das System auf „0“. |
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Kommentar |
7 |
Hier wird die Auslage beschrieben. Der Text darf keine Semikola, Kommata, Tabulatoren oder Zeilenumbrüche enthalten. |
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Währungscode (¤) |
8 |
Dies ist die Währung, in der die Auslage bezahlt wurde. Der Währungscode ist eine Abkürzung aus drei Buchstaben, also EUR für Euro, USD für US-Dollar, DKK für Dänische Kronen usw. In der Währungseinstellungen von TimeLog muss ein entsprechender Code vorhanden und aktiv sein. |
x |
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Wechselkurs |
9 |
Dies ist der Wechselkurs für die Währung, in der die Auslage bezahlt wurde. Hier wird eine Zahl mit drei Stellen angegeben. Wenn 100 Einheiten der Währung (beispielsweise Euro) 750 Dänischen Kronen entsprechen, wird hier 750 eingetragen. |
x |
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Projektnr. |
10 |
Die Projektnummer in der Importdatei wird in TimeLog in einen Projektnamen umgewandelt (falls vorhanden). Wenn keine Projektnummer vorhanden ist, wird der Benutzer aufgefordert, für die importierte Auslage ein Projekt auszuwählen. |
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Rechnungsnr. |
11 |
Dies ist die Rechnungsnummer der Rechnung im Finanzsystem, die die Auslage enthält. Das Format der Rechnungsnummer ist nicht vorgeschrieben, es dürfen jedoch nicht mehr als 50 Zeichen verwendet werden. |
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