Neue Rechnung

Einleitung

In TimeLog wird der Rechnungsinhalt unter Berücksichtigung des für die Projekte erfassten Abrechnungspotenzials erstellt. Nach der Erstellung einer Rechnungsvorlage wird die eigentliche Rechnung durch Hinzufügen von Rechnungszeilen aus den Projekterfassungen des jeweiligen Zeitraums erstellt.

Beschreibung

Als bewährtes Verfahren nutzen Sie in TimeLog die Debitorenliste und erstellen Ihre Rechnungen von dort aus. Erfahren Sie mehr über die Verwendung der Liste und die Erstellung Ihrer Rechnungen.

Rechnungsdaten eingeben

• Die Felder zum automatischen Import von Kundendaten können jederzeit bearbeitet werden.
  Die Rechnungsadresse kann über das Dropdown-Menü Rechnungsadresse geändert werden. Außerdem können Sie Rechnungsadresse eingeben auswählen, um eine Adresse Ihrer Wahl einzugeben.
• Legen Sie ggf. eine Interne Kontaktperson fest, an die sich der Kunde bezüglich der Rechnung wenden kann.
• Die vordefinierten Rechnungseinstellungen können über die Dropdown-Menüs bearbeitet werden. Nach der Bearbeitung des Rechnungsdatums und/oder der Zahlungsbedingungen wird das Fälligkeitsdatum automatisch an die neuen Bedingungen angepasst und angezeigt, sobald Sie auf Speichern klicken.
• Wenn ein Projekt mit der Rechnung verknüpft ist, wird das Feld Währung mit der Projektwährung gesperrt.
  Andernfalls können Sie die Währung auswählen, bis die erste Rechnungszeile hinzugefügt wird.
• Wenn Sie einem Kunden mehrere Projekte auf einer Rechnung in Rechnung stellen wollen, darf kein Projekt ausgewählt sein.
• Wenn der vordefinierte Standardrabatt, dieUmsatzsteuerberechnung oder derStandard-Umsatzsteuersatz geändert werden, wirkt sich dies nur auf diese Rechnungsvorlage aus.
• Die Standardeinstellungen für Überschrift und Nachricht werden unter Systemadministration/Projekte/Projektfakturierung vorgenommen.

Potenzial für Rechnungsstellung auswählen

• Wählen Sie unter den Rubriken Anzeige und Anzeigeoptionen die Kriterien aus, nach denen das Potenzial für die Rechnungsstellung in der Tabelle aufgelistet werden soll.
• Wählen Sie den Zeitraum aus, für den die Projekterfassung angezeigt werden soll.
• Klicken Sie auf Anzeigen, um das gewünschte Rechnungsstellungspotenzial aufzulisten.

Rechnungszeilen hinzufügen

Das Potenzial für die Rechnungsstellung ist nach Erfassungsarten gruppiert, wobei jeder Posten den Rechnungsstatus aus den Projektaufgaben und/oder dem Zahlungsplan anzeigt.

• Klicken Sie rechts auf das Symbol Zur Rechnung hinzufügen, um der Rechnungsvorlage einzelne Zeilen hinzuzufügen.
• Markieren Sie das Kästchen neben allen Zeilen, die hinzugefügt werden sollen.
• Im Dropdown-Menü Handlung auswählen legen Sie fest, wie die Zeilen zur Rechnung hinzugefügt werden sollen.
• Klicken Sie auf OK, um die Aktion abzuschließen.
• Nun werden die markierten Rechnungszeilen der Rechnungsvorlage hinzugefügt und können anschließend bei Bedarf bearbeitet werden.

Rechnungszeilen bearbeiten

Im Abschnitt mit den Rechnungszeilen können Sie die Merkmale Beschreibung, Anzahl, Preis %, Rabatt %, Umsatzsteuer % und Betrag (EUR) direkt in den Rechnungszeilen bearbeiten.

• Klicken Sie auf das Feld, das Sie bearbeiten möchten, und geben Sie den neuen Text ein.
• Wenn Anzahl, Preis oder Betrag (EUR) in einer Rechnungszeile aus mehreren konsolidierten Posten bearbeitet werden, wird die Änderung gleichmäßig verteilt.
• Ein konsolidierter Posten in einer Rechnungszeile kann auch einzeln bearbeitet werden.
  Klicken Sie auf die Zahl unter Posten und bearbeiten Sie die Felder direkt im Pop-up-Fenster.
• Klicken Sie auf Erfassten Wert wiederherstellen, um die ursprünglichen Projektdaten wieder in die Rechnungszeilen im Pop-up-Fenster zu laden.
• Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen in die Rechnungsvorlage zu übernehmen und zur Rechnungsvorlage zurückzukehren.
• Die Rechnungszeilen können zusammengeführt oder geteilt werden, indem Sie das zugehörige Kästchen markieren und die gewünschte Aktion auswählen. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.

Rechnungszeilen verschieben

Sie können die Rechnungszeilen der Rechnungsvorlage nach oben und unten verschieben, wenn Sie ihre Reihenfolge ändern möchten.

• Um eine Rechnungszeile zu verschieben, bewegen Sie den Mauszeiger über die Rechnungszeile, bis links ein Symbol angezeigt wird. Erfassen Sie das Symbol, sodass sich der Cursor ändert.
• Klicken Sie auf die Rechnungszeile und ziehen Sie sie an die gewünschte neu Stelle. Dann lassen Sie sie einfach los. Die Rechnungszeile wurde nun verschoben.
• Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen in die Datenbank zu übernehmen.
• Um die Rechnung zu überprüfen, klicken Sie auf Vorschau.
• Wenn das Kästchen Rechnungsspezifikation in Vorschau einbeziehenmarkiert ist, werden die ursprünglichen Projekterfassungen auf der/den folgenden Seite(n) aufgeführt.
• Wenn Ihre Rechnung viele Rechnungszeilen enthält, können Sie mit einem Klick bis ans Ende springen. Wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und gleichzeitig die Rechnungszeile nach unten ziehen, wird die Rechnungszeile an den unteren Rand der Rechnung verschoben.

Zusätzliche Zeilen zur Rechnungsvorlage hinzufügen

Um eine leicht verständliche Rechnung zu erstellen, kann die Vorlage durch Hinzufügen von Überschriften, Zwischensummen, Textzeilen, Leerzeilen und Produkten verbessert werden.

• Klicken Sie auf Neue Rechnungszeile, um die zusätzlichen Optionen zu öffnen.
• Wählen Sie die Art aus, die hinzugefügt werden soll.
• Zur Auswahl stehen Überschrift, Zwischensumme, Text und Leerzeile. Damit können Sie der neuen Rechnungszeile einen beschreibenden Text hinzuzufügen.
• Mit Zwischensumme werden zudem alle vorherigen Rechnungszeilen in den Spalten Posten, Anzahl und Betrag (EUR) in der neuen Rechnungszeile summiert.
• Produkt (leere Rechnungszeile) kann verwendet werden, um eine Rechnungszeile mit einem Wert hinzuzufügen, der noch nicht im Projekt erfasst wurde.
• Wählen Sie das Projekt und das Datum aus, um den Wert hinzuzufügen, und geben Sie einen beschreibenden Text in die Rechnungszeile ein.
• Geben Sie die Anzahl, den Preis, den Rabatt und die Umsatzsteuer % ein. Der Betrag (EUR) wird dann automatisch berechnet.
• Klicken Sie auf Speichern, um die neue Rechnungszeile zur Rechnungsvorlage hinzuzufügen und die Rechnung mit dem Wert des Produkts zu aktualisieren.
• Anschließend können mehrere neue Rechnungszeilen hinzugefügt und auf der Rechnung verschoben werden, bis sie verbucht wurde.
• Klicken Sie auf Vorschau , um sicherzustellen, dass alle Änderungen und Ergänzungen an der Rechnungsvorlage erfolgt sind, bevor sie verbucht wird.
• Klicken Sie auf Buchen , um den Wert der Rechnung zum Wert des Projekts hinzuzufügen.

Bitte beachten Sie: Die Beträge der manuell erstellten Rechnungszeilen erscheinen im Abschnitt Sonstiges in den Projektsummen und werden nur in Berichten angezeigt, die diese Beträge enthalten.
Wenn Sie eine Festpreiszahlung hinzufügen möchten, navigieren Sie bitte zum Vertrag und fügen Sie dem Zahlungsplan eine neue Zahlung hinzu. Dann wird der Wert korrekt auf die Stunden verteilt, die Sie für das Projekt erfassen.