Mitarbeiter bearbeiten

Einleitung

Auf der Mitarbeiterkarte bearbeiten Sie die Informationen und Rechte eines Mitarbeiters. Außerdem können Sie hier den Zugang des Mitarbeiters auf TimeLog manuell aktivieren und deaktivieren.

Beschreibung

Um die Informationen über den Mitarbeiter zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über die verschiedenen Felder und klicken Sie auf den rechts angezeigten Bleistift.

Alle mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen somit ausgefüllt werden, bevor Sie auf Speichern klicken können.

Sie können fünf Gruppen von Informationen bearbeiten:

1. Persönliche Daten
2. Unternehmensdaten
3. Arbeitszeit- und Lohninformationen
4. Kontaktinformationen
5. Lizenz- und Rechteinformationen

Persönliche Daten:

Hier können Sie Folgendes ändern:

• Vorname(n) und Nachname
• Benutzername zur Anmeldung in TimeLog
• Initialen zur Auswahl und Anzeige von Mitarbeitern in Berichten von TimeLog
• Stellenbezeichnung
• E-Mail-Adresse des Mitarbeiters zwecks Zustellung der Aktivierungs-E-Mail sowie von Mitteilungen in TimeLog

Verwenden Sie eventuell das Kommentarfeld, um weitere persönliche Informationen einzugeben.

Unternehmensdaten:

Hier können Sie Folgendes ändern:

• Abteilung: Dies ist die Abteilung des Mitarbeiters, die in der Berichterstattung angezeigt wird.
• Juristische Person: Dies ist die Unternehmenseinheit, welcher der Mitarbeiter angehört (nur zugänglich mit TimeLog MLE).
• Mitarbeitermanager: Dies ist der Vorgesetzte, der die Zeiterfassungen des Mitarbeiters genehmigen muss. Hier können Sie auf Mitarbeitermanager ändern klicken und einem anderen Manager für einen bestimmten Zeitraum, wie beispielsweise die Sommerferien, die Genehmigungen zuteilen.
• Mitarbeiter-ID, falls in der Systemadministration aktiviert. Diese Option wird oft verwendet, wenn über Ihre APIs und in Ihren Lohnintegrationen jeweils eigene Berichte erstellt werden.
• Mitarbeitertyp: Diese Angebe dient zur Eingrenzung der Suche in mehreren Berichten.
• Einstellungsdatum: Das Datum, an dem der Mitarbeiter eingestellt wurde, wirkt sich auf die Gleitzeitberechnung aus, die an diesem Datum beginnt. Es kann keine Zeit für ein Datum erfasst werden, das vor dem Einstellungsdatum liegt.
• Kündigungsdatum: Diese Angabe ist nur erforderlich, wenn das Kündigungsdatum bereits bekannt ist, also z. B. bei befristeten Arbeitsverhältnissen. Nach diesem Datum endet die Gleitzeitberechnung, aber der Mitarbeiter kann sich weiterhin einloggen. Markieren Sie Mit dem Kündigungsdatum automatisch deaktivieren, wenn Sie den Zugang des Mitarbeiters zum System ab dem Kündigungsdatum sperren möchten. Andernfalls muss dies auf der rechten Seite manuell erfolgen.
• Standardstundensatz für Kunden: Dies ist der festgelegte Standardstundensatz für den Mitarbeiter, der bei der Zuteilung von Projektaufgaben vorgeschlagen wird.
• Interner Selbstkostenpreis: Dieser wird zur Berechnung der Kosten für die aufgewendeten Stunden herangezogen und unter anderem in Projektsummen und Berichten aufgeführt. Jeder Mitarbeiter kann nur einen internen Selbstkostenpreis haben.
• OIO-ID: Dies wird angezeigt, wenn OIOXML (E-Rechnungsstellung) in der Systemadministration aktiviert ist.

Arbeitszeit- und Lohninformationen:

Hier können Sie Folgendes ändern:

• Feiertagskalender: Dieser Kalender wird für detaillierte Stundenzettel von Mitarbeitern sowie die Ressourcenplanung verwendet.
• Gesetzgebung für Spesen: Hier geben Sie Reisekosten ein, wenn diese in der Systemadministration aktiviert sind.
• Regelarbeitszeit: Diese bildet die Grundlage zur Berechnung der Gleitzeit des Mitarbeiters. Hier können Sie auswählen, ab welchem Datum die neue Regelarbeitszeit gelten soll. Die im Protokoll aufgezeichneten Änderungen können Sie einsehen, indem Sie auf Regelarbeitszeit ändern klicken.
• Lohngruppe – falls in der Systemadministration aktiviert. Hier wählen Sie die Lohncodes aus, die dem Mitarbeiter bei der Zeiterfassung angezeigt werden sollen.
• Lohnzeitraum gibt an, in welchem Zeitraum der Mitarbeiter seinen Lohn erhält, also zum Beispiel monatlich oder alle zwei Wochen. Sie müssen die Erweiterte Lohnzeitverwaltung in der Systemadministration aktivieren, um auf den Mitarbeiterkarten und in Berichten mit entsprechendem Filter einen anderen Lohnzeitraum auswählen zu können.

Persönliche Kontaktinformationen:

Diese Informationen stammen aus dem persönlichen Profil des Mitarbeiters und bestehen aus dessen E-Mail-Adresse, Telefonnummern und möglicherweise Links zu soziale Medien wie Facebook und LinkedIn.

Lizenz und Rechte:

Auf der rechten Seite konfigurieren Sie den Zugang des Mitarbeiters auf das System.

Verwenden Sie den Schieberegler, um den Mitarbeiter zu aktivieren oder zu deaktivieren. Nach der Deaktivierung wird der Zugang zu TimeLog gesperrt und für alle Ressourcengruppen der Projekte deaktiviert. Wenn Sie den Mitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren möchten, müssen Sie ihm also die Projekte erneut zuteilen, indem Sie sie in der Ressourcengruppe sowie für die einzelnen Aufgaben aktivieren.

Bei der Aktivierung eines Mitarbeiters können Sie ihm eine Aktivierungs-E-Mail senden.

Aktivierungs-E-Mail erneut senden: Die Option wird hauptsächlich verwendet, um Zugangsinformationen an neue Mitarbeiter zu senden. Alternativ kann Sie genutzt werden, wenn ein Mitarbeiter sein Passwort vergessen hat.

Unter Zugang zu Zusatzmodulen legen Sie fest oder ändern Sie, inwieweit der Mitarbeiter Zugang auf eventuelle Zusatzmodule wie den TimeLog Tracker für Outlook erhält.

Unter Rollen wählen Sie aus, welche Rollen dem Mitarbeiter zugewiesen werden. Rollen legen fest, auf welche Berichte und Funktionen ein Mitarbeiter Zugang erhält, und lassen sich in der Systemadministration bearbeiten. Das Handlungenmenü rechts neben dem Rollennamen enthält u. a. Verknüpfungen zu den Rollen in der Systemadministration.

Spezielle Hinweise

Beachten Sie bitte, dass Ihnen möglicherweise nicht alle oben genannten Informationen angezeigt werden. Die Anzeige hängt davon ab, welche Version von TimeLog und seinen Zusatzmodulen Sie nutzen und welche Funktionen und Prozesse Ihnen somit zur Verfügung stehen.

Beachten Sie bitte, dass Sie keinen Mitarbeiter deaktivieren können, der unter „Mein Konto“ als letzter TimeLog-Manager angegeben ist. Sie müssen einen neuen TimeLog-Manager auswählen, bevor Sie den Mitarbeiter deaktivieren können.

Bei Fragen zu Ihrem Abonnement schreiben Sie uns jederzeit gerne an info@timelog.de.