Abrechnungsmodelle

Einleitung

In TimeLog gibt es acht Abrechnungsmodelle. Ihre Version von TimeLog ist ausschlaggebend dafür, zu wie vielen der acht Modelle Sie Zugang haben.

Beschreibung

Es gibt vier Abrechnungsmodelle basierend auf Aufwand und vier basierend auf Festpreis. Sie können in einem Projekt die vier Abrechnungsmodelle frei nebeneinander verwenden und somit sowohl Festpreis- als auch Aufwandsverträge im selben Projekt nutzen.

Für alle Modelle ausgenommen Mehrfachverträge kann angegeben werden, wie die Verteilung der Einnahmen auf Arbeit, Auslagen und Reisen erfolgen soll. 

Die vier Aufwandsmodelle

Bei allen Vertragsarten für Aufwand außer Mehrfachverträge kann eine Obergrenze dafür angegeben werden kann, wie viel in Rechnung gestellt wird. Wenn die Grenze überschritten wird, wird der geschätzte Stundensatz auf 0 EUR gestellt und die Stunden erscheinen auch bei der Rechnungsstellung als 0-Wert.

Standardvertrag

Bei diesem Abrechnungsmodell erfolgt die Rechnungsstellung nach Anzahl Stunden x Stundensatz. Alle fakturierbaren Stunden werden in Verbindung mit der Rechnungsstellung automatisch angezeigt, solange keine Vertragsüberschreitung vorliegt (sofern ausgewählt).

Bei diesem Abrechnungsmodell kann eine Nachricht erstellt werden, durch die der Projektleiter eine E-Mail erhält, wenn ein bestimmter Prozentsatz an Stunden des Vertrags verbraucht wurde. Der Projektleiter erhält täglich eine E-Mail, bis der Vertrag korrigiert oder geschlossen wird.

Akontorechnungsstellung mit Schlussabstimmung

Mit diesem Abrechnungsmodell werden laufend eine oder mehrere Zahlungen an den Kunden gesendet. Erfassungen erfolgen nach Stundenanzahl x Stundensatz. Die Zeit erscheint nicht zur Rechnungsstellung, solange der Vertrag nicht beendet wurde, sondern kann laufend verbucht werden.

Wenn der Vertrag als beendet gekennzeichnet wird, wird eine Minuszahlung erstellt, deren Betrag der Summe der akontoverrechneten Zahlungen x -1 entspricht.

Auf der Abschlussrechnung werden der negative Akontozahlungsposten sowie alle Stunden angezeigt. Die Differenz ist der Betrag, den der Kunde zu zahlen hat oder erstattet bekommt.

Bei diesem Abrechnungsmodell kann eine Nachricht erstellt werden, durch die der Projektleiter eine E-Mail erhält, wenn ein bestimmter Prozentsatz an Stunden des Vertrags verbraucht wurde. Der Projektleiter erhält täglich eine E-Mail, bis der Vertrag korrigiert oder geschlossen wird.

Akontorechnungsstellung mit periodischer Abstimmung

Mit diesem Abrechnungsmodell werden eine oder mehrere feste (z. B. monatliche) Zahlungen an den Kunden gesendet. Wenn die Rechnung gebucht wird, wird automatisch eine Minuszahlung erstellt, deren Betrag der Zahlung x -1 entspricht.

Erfassungen erfolgen nach Stundenanzahl x Stundensatz.

Wenn der Zeitraum abgeschlossen ist, werden die Stunden und die erstellte Minuszahlung sowie eventuell die nächste periodische Zahlung auf der Rechnung angezeigt. Die Differenz ist der Betrag, den der Kunde zu zahlen hat oder erstattet bekommt.

Mehrfachvertrag

Bei diesem Abrechnungsmodell bezahlt der Kunde im Voraus.

Erfassungen erfolgen nach Stundenanzahl x Stundensatz.

Die erfassten Stunden werden als Einnahmebuchungen verzeichnet und erscheinen nie zur Rechnungsstellung.

Bei diesem Abrechnungsmodell kann eine Nachricht erstellt werden, durch die der Projektleiter eine E-Mail erhält, wenn ein bestimmter Prozentsatz an Stunden des Vertrags verbraucht wurde. Der Projektleiter erhält täglich eine E-Mail, bis der Vertrag korrigiert oder geschlossen wird. Außerdem wird der Projektleiter informiert, wenn mehr Stunden verbucht werden, als im Voraus bezahlt wurden.

Bei Mehrfachverträgen können keine Auslagen und Reisen erfasst werden.

Die vier Festpreismodelle

Alle Festpreismodelle haben gemeinsam, dass die Zahlungen zur Rechnungsstellung gelangen, niemals die Stunden oder Auslagen. Die Stunden können jedoch verbucht werden.

Standardvertrag

Mit diesem Abrechnungsmodell werden eine oder mehrere Zahlungen in Rechnung gestellt. Pro Projekt können mehrere separate Standardverträge mit jeweils eigenem Zahlungsplan erstellt werden.

Bei diesem Abrechnungsmodell kann eine Nachricht erstellt werden, durch die der Projektleiter eine E-Mail erhält, wenn ein bestimmter Prozentsatz an Stunden des Vertrags verbraucht wurde. Der Projektleiter erhält täglich eine E-Mail, bis der Vertrag korrigiert oder geschlossen wird.

Laufende Verträge

Mit diesem Abrechnungsmodell können kleine periodische Festpreisprojekte in Rechnung gestellt werden, darunter z. B. Serviceverträge.

Es wird ein Wiederholungsmuster erstellt, bei dem Sie Folgendes definieren:

• Die laufende Zahlung
• Den von der Zahlung abgedeckten Zeitraum
• Das erste Rechnungsdatum
• Die Produktnummer
• Den Text für die Zahlung, der auf der Rechnung erscheint. Wenn Sie auf das Informationssymbol klicken, können Sie Tags zum Einfügen von Informationen aus dem Projekt hinzufügen: <#PaymentPeriodStart#>, <#PaymentPeriodEnd#>, <#Month#>, <#Year#>, <#InvoiceDate#>
• Das Anfangs- und Enddatum des Vertrags. Falls Ihnen das Enddatum nicht bekannt ist, lassen Sie das Feld einfach leer.
• Monatliches Arbeitsbudget
• Den Zielstundenpreis, den Sie als Stundenverdienst erwarten und der als Grundlage für die Berechnung von Abschreibungen dienen soll

Im Bereich Monatliche Zuteilung, Umsatz können Sie festlegen, wie der Umsatz des Zeitraums zwischen der Arbeit, den Auslagen und den Reisen aufgeteilt werden soll, die im Projekt erfasst wurden. Dadurch stellen Sie sicher, dass auch bei mehr erfasster als kalkulierter Arbeit der hier zugeteilte Stundenwert nicht überschritten wird.

Zudem können Sie bei Bedarf einen Einführungszeitraum festlegen. Dieser wird verwendet, wenn die Arbeit an dem Projekt bereits vor dem Wiederholungsmuster beginnt und der Kunde auch für diesen Zeitraum bezahlen muss.

Hier ein Beispiel: Sie haben einen Vertrag, bei dem der Kunden jedes Jahr zum 1. Januar eine Rechnung erhält. Der Vertrag gilt ab dem 15. September und Sie möchten dem Kunden den Zeitraum vom 15. September bis 31. Dezember in Rechnung stellen. Danach folgt der Vertrag dem jährlichen Zahlungsplan.

Beim Speichern des Vertrags werden automatisch Zahlungen für die kommenden 18 Monate bzw. bis zum Enddatum des Vertrags erstellt. Beim Voranschreiten des Projekts werden weitere Zahlungen nach und nach hinzugefügt. Darüber hinaus ist es möglich, mehrere Zahlungen zusammenzulegen, wenn der Kunde für einen längeren Zeitraum im Voraus bezahlen soll.

Diese Zahlungen werden zur Berechnung des Cashflows in Berichten wie zum Beispiel Zahlungspläne – Übersicht verwendet.

Bei Zeiterfassungen wird der Wert ausgehend vom Budget und der Zahlung des zugeordneten Zeitraums berechnet.

Aufgabenunterteilte Einnahmebuchungen

Bei diesem Abrechnungsmodell wird ein Zahlungsplan wie bei einem normalen Festpreisprojekt erstellt. Zudem kann angegeben werden, welchen Wert die einzelne Aufgabe vom in Rechnung gestellten Wert hat. Das Budget und der Fortschritt jeder einzelnen Aufgabe ist ausschlaggebend dafür, welchen Wert die einzelnen Stunden erhalten.

Eine oder mehrere Aufgaben können als FestpreisAufgaben markiert werden, wodurch sie mit einer Zahlung im Zahlungsplan verknüpft werden. Die Aufgaben erhalten so den gesamten Wert aus dieser Zahlung zur Verteilung auf die für die Aufgaben festgelegten Stunden.

Zudem können Sie für eine (auch übergeordnete) Aufgabe markieren, dass der ihr (und eventuell der TeilAufgabe) zugeteilte Wert über die Aufgabenverknüpfung der Zahlungen im Zahlungsplan gesteuert wird.

Dadurch lässt sich bei einer Zahlung auswählen, dass sie mit einer solchen markierten Aufgabe verknüpft ist. Dies kann zur Steuerung von Lieferungen genutzt werden, die weiterhin in Bezug auf das Projekt unterteilt werden können, sowie um eine oder mehrere Zahlungen mit einer solchen Lieferung zu verknüpfen.

Bei diesem Abrechnungsmodell kann eine Mitteilung erstellt werden, durch die der Projektleiter eine E-Mail erhält, wenn ein bestimmter Prozentsatz an Stunden des Vertrags verbraucht wurde.

Der Projektleiter erhält täglich eine E-Mail, bis der Vertrag korrigiert oder geschlossen wird.

Im Bereich Monatliche Zuteilung, Umsatz können Sie festlegen, wie der Umsatz des Zeitraums zwischen der Arbeit, den Auslagen und den Reisen aufgeteilt werden soll, die im Projekt erfasst wurden. Dadurch stellen Sie sicher, dass auch bei mehr erfasster als kalkulierter Arbeit der hier zugeteilte Stundenwert nicht überschritten wird.

Einheitsrechnungsstellung

Bei diesem Abrechnungsmodell bezahlt der Kunde pro Transaktion und nicht pro Stunde. Es kann eine wiederkehrende Zahlung basierend auf einer im Voraus festgelegten Anzahl von Produkten zur Rechnungsstellung festgelegt werden.

Die Zahlungen enthalten die Anzahl und den Stückpreis, z. B. 20 Stundenzettel zu je 200 EUR. Es kann eine Wertverteilung angegeben werden, sodass nur ein Teil des Wertes den Stunden zufallen, sofern eine Zahlung andere Auslagen enthält, zum Beispiel für Softwarelizenzen.

Mit unserer API besteht die Möglichkeit, die in Rechnung zu stellende Anzahl automatisch zu aktualisieren.

Wenn Sie einen neuen Vertrag einrichten, wird ein Wiederholungsmuster mit folgenden Angaben erstellt:

• Anzahl und Stückpreis
• Die laufende Zahlung
• Den von der Zahlung abgedeckten Zeitraum
• Das erste Rechnungsdatum
• Die Produktnummer
• Den Text für die Zahlung, der auf der Rechnung erscheint. Wenn Sie auf das Informationssymbol klicken, können Sie Tags zum Einfügen von Informationen aus dem Projekt hinzufügen: <#PaymentPeriodStart#>, <#PaymentPeriodEnd#>, <#Month#>, <#Year#>, <#InvoiceDate#>
• Arbeit pro Einheit (Std.)
• Direkte Kosten pro Einheit, beispielsweise bei Lizenzkosten
• Ob die Auslagen eines bestimmten Mitarbeiters automatisch mit einem bestimmten Auslagentyp verknüpft werden sollen
• Das Anfangs- und Enddatum des Vertrags. Falls Ihnen das Enddatum nicht bekannt ist, lassen Sie das Feld einfach leer.
• Das monatliche Arbeitsbudget in Stunden
• Den Zielstundenpreis, den Sie als Stundenverdienst erwarten und der als Grundlage für die Berechnung von Abschreibungen dienen soll

Im Bereich Monatliche Zuteilung, Umsatz können Sie festlegen, wie der Umsatz des Zeitraums zwischen der Arbeit, den Auslagen und den Reisen aufgeteilt werden soll, die im Projekt erfasst wurden. Dadurch stellen Sie sicher, dass auch bei mehr erfasster als kalkulierter Arbeit der hier zugeteilte Stundenwert nicht überschritten wird.