Neuer Mitarbeiter

Einleitung

Hier geben Sie unter anderem die Stundensätze und Regelarbeitszeiten neuer Mitarbeiter ein. Diese dienen dazu, die Zeiterfassungen der Mitarbeiter für verschiedene Projekte und Berichte korrekt zu berechnen.

Beschreibung

Alle mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden, bevor Sie auf der Seite auf Speichern klicken können.

Sie müssen vier Gruppen von Informationen eingeben:

1. Persönliche Daten
2. Unternehmensdaten
3. Arbeitszeit- und Lohninformationen
4. Lizenz- und Rechteinformationen

Persönliche Daten:

Hier machen Sie folgende Angaben:

• Vorname(n) und Nachname(n) Ihres Mitarbeiters in den zugehörigen Feldern
• Benutzername zur Anmeldung in TimeLog. Wir empfehlen Ihnen die Verwendung von Initialen, damit sich Ihre Mitarbeiter möglichst schnell einloggen können.
• Initialen zur Auswahl und Anzeige von Mitarbeitern in Berichten von TimeLog
• Stellenbezeichnung – nicht zwingend erforderlich
• E-Mail-Adresse des Mitarbeiters zwecks Zustellung der Aktivierungs-E-Mail sowie von Mitteilungen in TimeLog

Eventuelle weitere persönliche Informationen können Sie in das Kommentarfeld eingeben.

Unternehmensdaten:

Hier machen Sie folgende Angaben:

• Abteilung: Dies muss die Abteilung des Mitarbeiters sein, die in der Berichterstattung angezeigt wird.
• Juristische Person: Dies ist die Unternehmenseinheit, welcher der Mitarbeiter angehört (nur zugänglich mit TimeLog MLE).
• Mitarbeitermanager: Dies ist der Vorgesetzte, der die Zeiterfassungen des Mitarbeiters genehmigen muss.
• Mitarbeiter-ID, falls in der Systemadministration aktiviert. Diese Option wird oft verwendet, wenn über Ihre APIs und in Ihren Lohnintegrationen jeweils eigene Berichte erstellt werden.
• Mitarbeitertyp: Diese Angebe dient zur Eingrenzung der Suche in mehreren Berichten.
• Einstellungsdatum: Das Datum, an dem der Mitarbeiter eingestellt wurde, wirkt sich auf die Gleitzeitberechnung aus, die an diesem Datum beginnt. Es kann keine Zeit für ein Datum erfasst werden, das vor dem Einstellungsdatum liegt.
• Kündigungsdatum: Diese Angabe ist nur erforderlich, wenn das Kündigungsdatum bereits bekannt ist, also z. B. bei befristeten Arbeitsverhältnissen. Nach diesem Datum endet die Gleitzeitberechnung, aber der Mitarbeiter kann sich weiterhin einloggen. Markieren Sie Mit dem Kündigungsdatum automatisch deaktivieren, wenn Sie den Zugang des Mitarbeiters zum System ab dem Kündigungsdatum sperren möchten. Andernfalls muss dies manuell auf der Mitarbeiterkarte erfolgen.
• Standardstundensatz für Kunden: Dies ist der festgelegte Standardstundensatz für den Mitarbeiter, der bei der Zuteilung von Projektphasen vorgeschlagen wird. Sie können ihn jederzeit im jeweiligen Projekt sowie auf der Mitarbeiterkarte ändern, wenn für einen Mitarbeiter ein anderer Standardstundensatz verwendet werden soll.
• Interner Selbstkostenpreis: Dieser wird zur Berechnung der Kosten für die aufgewendeten Stunden herangezogen und unter anderem in Projektsummen und Berichten aufgeführt. Jeder Mitarbeiter kann nur einen internen Selbstkostenpreis haben.
• OIO-ID: Dies wird angezeigt, wenn OIOXML (E-Rechnungsstellung) in der Systemadministration aktiviert ist.

Arbeitszeit- und Lohninformationen:

Hier machen Sie folgende Angaben:

• Feiertagskalender: Dieser Kalender wird für detaillierte Stundenzettel von Mitarbeitern sowie die Ressourcenplanung verwendet.
• Gesetzgebung für Spesen: Hier geben Sie Reisekosten ein, wenn diese in der Systemadministration aktiviert sind.
• Regelarbeitszeit: bildet die Grundlage zur Berechnung der Gleitzeit des Mitarbeiters
• Lohngruppe – falls in der Systemadministration aktiviert. Hier wählen Sie die Lohncodes aus, die dem Mitarbeiter bei der Zeiterfassung angezeigt werden sollen.
• Lohnzeitraum gibt an, in welchem Zeitraum der Mitarbeiter seinen Lohn erhält, also zum Beispiel monatlich oder alle zwei Wochen. Sie müssen die Erweiterte Lohnzeitverwaltung in der Systemadministration aktivieren, um auf den Mitarbeiterkarten und in Berichten mit entsprechendem Filter einen anderen Lohnzeitraum auswählen zu können.

Lizenz und Rechte:

Hier machen Sie folgende Angaben:

• Zugang zu Zusatzmodulen wie beispielsweise den TimeLog Tracker für Outlook, sofern Sie diese Option erworben haben
• Rollen, wobei Sie angeben müssen, welche Rollen der Mitarbeiter im System haben soll. Hieraus ergibt sich, auf welche Funktionalitäten der Mitarbeiter Zugriff hat. Wenn Sie keine Rollen auswählen, kann der Mitarbeiter das System nicht verwenden.
• Aktivieren: Hier geben Sie an, wann der Mitarbeiter aktiviert werden soll – sofort, manuell oder später zu einem bestimmten Datum. Bei Aktivierung (ungeachtet, wie diese erfolgt) erhält der Benutzer automatisch eine Aktivierungs-E-Mail für TimeLog.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihren neuen Mitarbeiter zu speichern.

Sie können die Einstellungen für einen Mitarbeiter jederzeit ändern, indem Sie die Seite Mitarbeiter bearbeiten öffnen..

Sobald der Mitarbeiter eingerichtet ist, kann er im persönlichen Profil die persönlichen Kontaktinformationen eingeben, die daraufhin auf der Mitarbeiterkarte enthalten sind.

 

Spezielle Hinweise

Beachten Sie bitte, dass Ihnen möglicherweise nicht alle oben genannten Informationen angezeigt werden. Die Anzeige hängt davon ab, welche Version von TimeLog und seinen Zusatzmodulen Sie nutzen und welche Funktionen und Prozesse Ihnen somit zur Verfügung stehen.

Bei Fragen zu Ihrem Abonnement schreiben Sie uns jederzeit gerne an info@timelog.de.