Uniconta

Einleitung

Die Integration zwischen TimeLog und Uniconta besteht aus Teilintegrationen, die gemeinsam eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen beiden Systemen ermöglichen.

Beschreibung

Von TimeLog zu Uniconta:

Automatische Übertragung von Kunden
Automatische Übertragung von Kontaktpersonen
Automatische Übertragung von Rechnungen
Automatische Übertragung von Projekten

Von Uniconta zu TimeLog:

Synchronisation von Produktnummern
Einfache Übertragung von Ausgaben über den Import von Projektausgaben

Außerdem:

Aktualisieren von Informationen über Kunden und Kontaktpersonen in Uniconta
Rechnungsabgleich zwischen beiden Systemen

Die Integration bietet eine Reihe von Vorteilen:

TimeLog eignet sich besser zum Erstellen von Rechnungen auf Grundlage von Zeitdaten als Uniconta.
In TimeLog lassen sich finanzielle Analysen mit allen verfügbaren Dimensionen (Mitarbeiter, Projekttyp, Projektkategorie, Abteilung usw.) durchführen, darunter auch die Finanzberichterstattung.
Projektleiter finden alle Informationen zur Rechnungsstellung in TimeLog und benötigen daher keinen Zugriff auf Uniconta, wodurch Sie Kosten für zusätzliche Lizenzen einsparen.
Die Übertragung von Rechnungen an Uniconta spart Zeit und verbessert die Qualitätssicherung bei der Rechnungsstellung.

Beginnen Sie unter Systemadministration -> Integrationen und API -> Integrationen mit der Einrichtung.

Eine Verbindung herstellen

Nachdem Sie Uniconta hinzugefügt haben, müssen Sie Ihren Benutzernamen und den Zugangscode für Uniconta eingeben sowie auf Verbindung herstellen klicken. Sobald die Verbindung hergestellt und die Integration aktiv ist, sehen Sie in diesem Bereich zwei grüne Häkchen.

Wir empfehlen Ihnen, über eine zusätzliche Lizenz für Uniconta zu verfügen. Diese Lizenz benötigen Sie zur Verknüpfung mit der Integration, damit die Verbindung nicht deaktiviert wird, sobald jemand seine Zugangsdaten ändert oder nicht mehr bei Ihnen beschäftigt ist. Die zusätzliche Lizenz muss über einen Superbenutzer-Zugang verfügen, um Kunden in Uniconta erstellen und aktualisieren zu können.

Daraufhin müssen Sie zum Fortfahren Ihr Uniconta-Unternehmen auswählen.

Kunden einrichten

Um die Integration nutzen zu können, müssen Sie zunächst die Kundendatenbanken der beiden Systeme miteinander verknüpfen und anschließend auswählen, wie Sie Ihre Kundendaten fortlaufend pflegen möchten. Generell empfehlen wir Ihnen, TimeLog als Master für Ihre Kundendatenbank zu verwenden, um sich die Datenpflege so leicht wie möglich zu machen.

Kundendatenbanken verknüpfen

Damit Rechnungen übertragen werden können, muss der Kunde auf der Rechnung auch in Uniconta vorhanden sein. Klicken Sie zunächst auf Kunden verknüpfen. Nun ändert sich die Anzeige in vier Registerkarten:

Ein Vorschlag: Sofort erkennbare Kundenpaare
Mehrere Vorschläge: Kunden in Uniconta, wenn mehr als ein übereinstimmender Kunde in TimeLog gefunden wurde
Kein Vorschlag: Kunden in Uniconta, bei denen es keine Übereinstimmung mit TimeLog gibt
Ignorierte Kunden: Kunden in Uniconta, die nicht in TimeLog verwendet werden sollen (Sie können Kunden auf allen Registerkarten mit Vorschlägen ignorieren. Mehr darüber erfahren Sie nach den vier Szenarien zur Verknüpfung von Kunden.)

Auf allen vier Registerkarten gibt es vier Optionen zum Verknüpfen von Kundeninformationen:

Daten von Uniconta übertragen und verwenden: Diese Handlung verknüpft die Kundenpaare und überschreibt Kundendaten in TimeLog mit Kundendaten aus Uniconta. In Uniconta nicht ausgefüllte Felder werden nicht nach TimeLog übertragen.
Daten von TimeLog übertragen und verwenden: Diese Handlung verknüpft die Kundenpaare und überschreibt Kundendaten in Uniconta mit Kundendaten aus TimeLog. In TimeLog nicht ausgefüllte Felder werden nicht an Uniconta übertragen.
Als neuen Kunden in TimeLog importieren: Diese Handlung erstellt einen neuen Kunden in TimeLog auf Grundlage der Daten aus Uniconta.
Kunden ignorieren: Diese Handlung ignoriert die Kunden aus Uniconta und fügt sie in einer eigenen Registerkarte ein.

Wenn Sie die neuen Kunden in TimeLog importiert haben, empfehlen wir Ihnen zudem, die Nummernfolgen Ihrer Kunden unter Systemadministration -> Allgemeine Einstellungen -> Nummernfolgen anzupassen, damit die neu in TimeLog angelegten Kunden eine Kundennummer erhalten, die die Nummernfolge aus Uniconta fortsetzt. Dann sind die Kundennummern in beiden Systemen gleich.

Bitte beachten Sie: Um Kunden an Uniconta übertragen und Kundenpaare verknüpfen zu können, darf die Kundennummer in TimeLog nur aus Ziffern bestehen, da Uniconta keine Kundennummern mit Sonderzeichen oder Buchstaben akzeptiert. Die Kundennummer kann bis zu neunstellig sein.

Das Verknüpfungsverfahren lehnt sich an eines der folgenden typischen Szenarien an:

Weder in Uniconta noch in TimeLog sind Kundendaten vorhanden.
Es sind Kundendaten in Uniconta vorhanden, nicht jedoch in TimeLog (neuer Kunde in TimeLog).
Es sind Kundendaten in TimeLog vorhanden, nicht jedoch in Uniconta (neuer Kunde in Uniconta).
Sowohl in TimeLog als auch in Uniconta sind Kundendaten vorhanden.

Im Folgenden werden die vier Szenarien separat betrachtet.

Szenario 1: Weder in Uniconta noch in TimeLog sind Kundendaten vorhanden.

In diesem Fall ist keine Verknüpfung der Kundendatenbanken erforderlich, sodass dieser Punkt übersprungen werden kann. In Uniconta werden fortlaufend Kunden angelegt, entweder durch Verknüpfung aus der Kundendatenbank von TimeLog oder bei der Rechnungsstellung.

Szenario 2: Es sind Kundendaten in Uniconta vorhanden, nicht jedoch in TimeLog.

Zunächst übertragen Sie die relevanten Kunden von Uniconta zu TimeLog. Die Registerkarten Ein Vorschlag und Mehrere Vorschläge sind leer und können übersprungen werden. Auf der Registerkarte Kein Vorschlag werden alle Kunden in Uniconta angezeigt. Markieren Sie die in TimeLog eingerichteten Kunden und klicken Sie unter Handlung auswählen auf Als neuen Kunden importieren sowie anschließend auf OK.

Nun werden die Kunden in TimeLog angelegt und gleichzeitig mit der Kundendatenbank von Uniconta verknüpft.

Szenario 3: Es sind Kundendaten in TimeLog vorhanden, nicht jedoch in Uniconta.

Szenario 4: Sowohl in TimeLog als auch in Uniconta sind Kundendaten vorhanden.

Diese Verknüpfung ist am zeitaufwendigsten, da die einzelnen Kundenpaare manuell miteinander verbunden werden müssen. Glücklicherweise hilft Ihnen das System dabei, die zusammenpassenden Kundenpaare ausfindig zu machen.

Bitte beachten Sie, dass Ihnen bei sehr vielen Kunden in TimeLog oder Uniconta immer nur 200 Kunden gleichzeitig angezeigt werden. Sie können die Liste aktualisieren, indem Sie auf den kleinen Pfeil neben der Kundenanzahl klicken.

Sobald Sie mit der Verknüpfung von Kunden fertig sind, klicken Sie auf Zurück zur Integrationseinrichtung, um mit der Einrichtung der Integration fortzufahren.

Kunden ignorieren

Auf allen drei Registerkarten mit Vorschlägen können Sie alle Kunden aus Uniconta ignorieren, die Sie nicht in TimeLog verwenden möchten.

Markieren Sie dazu die Kontrollkästchen rechts und wählen Sie im Menü Handlung auswählen die Option Kunden ignorieren aus. Danach können Sie weitere Kunden von Uniconta abrufen. Wenn Sie Kunden ignorieren, werden diese auf die Registerkarte Ignorierte Kunden verschoben, wo Sie einen Gesamtüberblick erhalten. Von dort aus haben Sie die Möglichkeit, sie bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt zu importieren oder zu verknüpfen.

Laufende Pflege von Kundendaten

Hinsichtlich der laufenden Pflege Ihrer Kundendatenbanken haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten.

Manuelle Ausführung für Kunden und Kontaktpersonen in TimeLog
Automatisch bei der Übertragung der ersten Rechnung (empfohlen)
Einrichtung in Uniconta und manueller Import über Kunden verknüpfen

1. Manuelle Ausführung für Kunden und Kontaktpersonen in TimeLog

Bei dieser Möglichkeit können Sie Ihren Kunden manuell von TimeLog zu Uniconta übertragen, indem Sie die Kundenkarte öffnen und auf den Blitz klicken. Daraufhin wählen Sie die Option Kunden mit Integration verknüpfen aus. Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie zur Verknüpfung auf den grauen Punkt klicken können. Nun fordert Sie das System auf, die Einrichtung des Kunden zu bestätigen. Klicken Sie auf OK. Genauso gehen Sie bei Kontaktpersonen vor.

Auf die gleiche Art und Weise können Sie die Verknüpfung wieder entfernen. Machen Sie den gewünschten Kunden oder die Kontaktperson ausfindig und klicken Sie auf den Blitz. Nun öffnet sich das gleiche Pop-up-Fenster, in dem Sie auf das Häkchen klicken, um die Verknüpfung zu entfernen. Anschließend können Sie im Integrationsprotokoll nachsehen, ob die Handlung erfolgreich durchgeführt wurde.

2. Automatisch bei der Übertragung der ersten Rechnung (empfohlen)

Bei dieser Option werden Ihre neuen Kunden aus TimeLog übertragen und automatisch in Uniconta angelegt, sobald Sie die jeweils erste Rechnung für den Kunden übermitteln. Gleichzeitig wird die auf der Rechnung angegebene Kontaktperson in Uniconta eingerichtet.

Wir empfehlen Ihnen diese Art der Übertragung, da Sie hierbei so wenig Verwaltungsaufwand wie möglich haben, keine manuelle Datenpflege vornehmen müssen und Rechnungen an Ihre Kunden schneller ausstellen können.

3. Einrichtung in Uniconta und manueller Import über „Kunden verknüpfen“

Unabhängig davon, welche Option Sie in TimeLog auswählen, müssen Sie bei der ersten Einrichtung eines Kunden in Uniconta die Seite Kunden verknüpfen verwenden, um den Kunden in TimeLog zu importieren. Wenn Sie den Kunden sowohl in TimeLog als auch in Uniconta einrichten, ohne eine Verknüpfung vorzunehmen, laufen Sie Gefahr, dass Rechnung nicht korrekt übernommen werden oder doppelte Kundenpaare vorkommen.

Wenn Sie die Kundennummer in Uniconta ändern, treten bei der Integration Fehler auf, wenn Sie das nächste Mal Rechnungen übertragen.

Standardwerte für Datenübertragungen auswählen

Standardwerte bei der Übertragung von Kunden

Bei der Einrichtung von Kunden in Uniconta müssen verschiedene Werte eingegeben werden. Einige davon sind in TimeLog nicht verfügbar, sodass Sie hier die Standardeinstellungen für alle Kunden auswählen können:

Debitorgruppe
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Zahlungsbedingungen
Vorlagensammlung

Ihre Auswahl wird automatisch gespeichert. Anschließend können Sie die Werte in Uniconta korrigieren. Bei der automatischen Aktualisierung von Kundendaten aus TimeLog werden sie nicht überschrieben.

Am besten legen Sie in beiden Systemen die gleichen Zahlungsbedingungen fest, da die meisten Kunden die Rechnungen aus TimeLog als Referenz verwenden.

Bitte beachten Sie: Die Werte der vier Kundenauswahllisten werden aus Uniconta abgerufen, sodass Sie sie nur dort ändern können.

Produktnummern importieren

Klicken Sie zunächst auf Produktnummern importieren. Daraufhin wird eine Liste aktiver Produktnummern aus Uniconta abgerufen, auf der Sie alle Produktnummern markieren können, die in TimeLog verwendet werden sollen. Klicken Sie auf Aktivieren und anschließend auf OK.

Produktnummern konfigurieren

Ein wichtiger Bestandteil der Integration von TimeLog und Uniconta ist die Erstellung eines Produktnummernkatalogs in TimeLog. Uniconta erfordert in jeder Rechnungszeile eine Produktnummer, die festlegt, wie die Rechnungszeile im Geschäftsjahr hinsichtlich der Umsatzsteuer und Umsatzstatistik verbucht wird. Wenn in TimeLog in einer Rechnungszeile keine Artikelnummer ausgewählt ist, kann das Rechnungsjournal nicht gebucht und es können nur gebuchte TimeLog-Rechnungen an Uniconta übertragen werden.

Die Einrichtung von Produktnummern in TimeLog besteht aus folgenden Schritten:

Erstellung von Standardproduktnummern für die Projektarbeit und externe Ausgaben
2. Zuordnung von Produktnummern für TimeLogs verschiedene Datentypen

Auch wenn keine standardmäßigen Produktnummern angelegt wurden, kann die Integration gut funktionieren. In diesem Fall muss beim Erstellen einer Rechnung in TimeLog in jeder Rechnungszeile manuell eine Produktnummer ausgewählt werden.

Wir empfehlen die Einrichtung standardmäßiger Produktnummern, da Sie so bei der Rechnungsstellung viel Zeit einsparen. Dies ist vor allem dann von Vorteil, wenn Sie und mehrere Ihrer Kollegen sich die Rechnungsstellung teilen. Durch das Einrichten standardmäßiger Produktnummern verbessern Sie die Datenqualität Ihrer Berichte und Ihres Jahresabschlusses und sparen die ansonsten für die gegenseitige Überprüfung der Arbeit erforderliche Zeit ein.

1. Konfiguration von Standardproduktnummern für die Projektarbeit und externe Ausgaben

Zur Vereinfachung und Beschleunigung der Rechnungsstellung kann TimeLog so eingerichtet werden, dass für die Rechnungszeilen automatisch Produktnummern auf Grundlage der zu fakturierenden Daten vorgeschlagen werden. Sie können für jeden Datentyp und jede Abrechnungsform ein Prinzip zur Erstellung standardmäßiger Produktnummern einrichten. Außerdem haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob Produktnummern bei der Rechnungsstellung ausgewählt werden oder für jeden einzelnen Datentyp in TimeLog ausgewählt werden können.

2. Zuordnung von Produktnummern für TimeLogs verschiedene Datentypen

Nachdem Sie die Standardproduktnummern festgelegt haben, müssen Sie nun bestimmen, welche Produktnummern für welche Daten vorgeschlagen werden sollen. Abhängig von Ihrer gerade vorgenommenen Einrichtung haben Sie rechts unter Handlungen verschiedene Möglichkeiten. Klicken Sie beispielsweise auf Produktnummern mit Stundensätzen verknüpfen. Unter Stundensätze erscheint die neue Spalte Produktnummer. Klicken Sie auf den Namen eines Stundensatzes oder auf Bearbeiten und wählen Sie eine Produktnummer aus. Die gleiche Produktnummer kann für mehrere Stundensätze verwendet werden. Wenn es nicht möglich ist, eine einzelne Produktnummer für einen Stundensatz auszuwählen, kann dies übersprungen und dann für jede einzelne Rechnungsszeile eine Produktnummer ausgewählt werden.

Bei der Verknüpfung von Produktnummern mit unterschiedlichen Datentypen haben Sie drei Möglichkeiten: Auswahl bei Rechnungsstellung, Auswahl der Dimension oder Auswahl einer der importierten Artikelnummern.

Auswahl bei Rechnungsstellung: Hier muss beim Erstellen von Rechnungen die Produktnummer für jede einzelne Rechnungszeile ausgewählt werden.
Auswahl der Dimension: Hier muss die ausgewählte Dimension anschließend in der Systemadministration aktualisiert werden.
Auswahl einer bestimmten Produktnummer: Die Produktnummer wird automatisch zu den Rechnungszeilen hinzugefügt, die Datentypen enthalten.

Wenn Sie beispielsweise einen Stundensatz für den Datentyp Aufwand auswählen, müssen Sie den einzelnen Stundensätzen unter Systemadministration -> Finanzen -> Stundensätze einen Produktnummer hinzufügen. Klicken Sie auf den Namen eines Stundensatzes oder auf Bearbeiten und wählen Sie eine Produktnummer aus. Die gleiche Produktnummer kann für mehrere Stundensätze verwendet werden. Wenn es nicht möglich ist, eine einzelne Produktnummer für einen Stundensatz auszuwählen, kann dies übersprungen und dann für jede einzelne Rechnungsszeile eine Produktnummer ausgewählt werden.

Haben Sie Projekttyp, Projektkategorie, Auslagentyp oder Aufgabentyp ausgewählt, bestimmen Sie die Produktnummern unter Systemadministration -> Finanzen -> Produktnummern verknüpfen. Hier wählen Sie oben im Filter den Datentyp aus und dann die Produktnummer pro Einheit in der Liste.

Die gleiche Produktnummer kann für mehrere Dimensionsnamen verwendet werden.

Klicken Sie auf Zurück zur Integrationseinrichtung, um den nächsten Typ zu bearbeiten.

Ausgaben aus Uniconta importieren

Durch Auswahl bestimmter Konten in Uniconta können Sie Ausgaben aus Uniconta in TimeLog importieren. Alle Ausgaben dieser Konten können über die Seite Projektausgaben importieren in TimeLog importiert werden, woraufhin Sie sie Ihren Projekten hinzufügen können, um einen umfassenden Überblick über die Projektfinanzen zu erhalten. Damit haben Sie die Möglichkeit, die importierten Ausgaben zu den Rechnungsvorlagen in TimeLog hinzuzufügen.

Projekte an Uniconta übertragen

Wenn Sie ein Projekt in TimeLog einrichten, kann die Projektnummer automatisch an Uniconta übertragen werden. Die Projektnummer darf nur aus Zahlen bestehen, da sie sonst nicht in Uniconta eingelesen werden kann. Die Anzahl ist unbegrenzt.

Bitte beachten Sie: Sie können diese Funktion nur verwenden, wenn Sie das Projektmodul in Uniconta aktiviert haben. Dies ist jedoch keine Voraussetzung für die Nutzung der Integration.

Die Vorteile der Verwendung des Projektmoduls bestehen darin, dass Sie Ihren Ausgaben in Uniconta eine Projektnummer zuordnen können, die beim Import auf der Seite Projektausgaben importieren automatisch an TimeLog übertragen wird.

Integrationseinrichtung bestätigen

Sie schließen die Einrichtung ab, indem Sie die Durchführung und den Abschluss aller Einrichtungsschritte bestätigen. Betrachten Sie dies als eine Checkliste zur Überprüfung aller erforderlichen Maßnahmen. Bei fehlender Einrichtung kann das Verknüpfen von Kunden dazu führen, dass TimeLog Kunden in Uniconta anlegt, die dort bereits vorhanden waren.

Markieren Sie die Kontrollkästchen und klicken Sie auf Aktivieren. Damit ist die Integration abgeschlossen.

Versionen 05 Jul 2023