Möchten Sie es Ihren Kollegen einfacher machen, Fahrten und Reisezeiten richtig zu erfassen? Dann lesen Sie weiter! 👇
Fahrten und Reisezeiten
Wenn Ihre Außendienstmitarbeiter häufig mit dem Auto zu Kunden unterwegs sind, sollten Sie alle Ihre Fahrterfassungen in TimeLog vornehmen.
Ihre Projektleiter können es Ihren Kollegen einfacher machen, sowohl Fahrten als auch Reisezeiten zu erfassen.
Wie das geht? Mit unserer App TimeLog Mobile, in der Ihre Kollegen Folgendes erfassen können:
- Zeiten für Aufgaben ⏱
- Reisezeiten 🚂
- Fahrten 🚗
- Auslagen 💸
- Urlaub und Abwesenheit 🌴
Vorteile der Erfassung von Fahrten und Reisezeiten mit TimeLog
Projektmanager
1. Sie gewährleisten die sofortige korrekte Erfassung sowie die Einhaltung von Vereinbarungen mit Ihren Kunden
2. Sie verbessern die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen und Kunden
3. Alle Erfassungen mit Apps und TimeLog Web werden in Echtzeit synchronisiert. Somit ist immer alles auf dem neuesten Stand
Außendienstmitarbeiter
1. Sie können ALLES ganz einfach und bequem mit Ihrem Smartphone erfassen, sei es unterwegs, im Büro oder zu Hause
2. Erfasste Reisezeiten werden automatisch der richtigen Aufgabe zugewiesen
3. Sie können sich voll auf Ihr Kundengespräch konzentrieren
Buchhalter
1. Sie können Rechnungen auf Grundlage genauer und korrekter Daten erstellen
2. Bei der Rechnungsstellung passieren weniger Fehler
3. Die Lohnverwaltung und Auszahlung der Kilometerpauschale werden einfacher
Nun sind Sie bereit für die Einrichtung
Helfen Sie einander
Der Projektleiter sollte seinen Systemadministrator hinzuziehen, um vor der Einrichtung einige Aspekte zu klären.
Insgesamt müssen drei Dinge eingerichtet werden, bevor Sie Fahrten und Reisezeiten richtig erfassen können.
Folgendes muss gewährleistet sein:
1. Korrekte Einrichtung der Kilometerpauschalen
2. Aktivierung von Reisezeiten
3. Einrichtung von Aufgaben und Preisen für Projekte
Sobald Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, können Ihre Kollegen ganz einfach mit ihren Erfassungen beginnen. Hier erfahren Sie (auf Englisch), wie leicht sich die App für Fahrten und Reisezeiten verwenden lässt.
1. Kilometerpauschalen festlegen
Öffnen Sie zunächst Systemadministration -> Zeit- und Auslagenerfassung -> Kilometerpauschalen.
Hier können Sie alle gesetzlich oder anderweitig festgelegten Kilometerpauschalen eingeben, damit Ihre Kollegen für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug korrekte Erstattungsbeträge erhalten.
Weitere Informationen über die Einrichtung von Kilometerpauschalen finden Sie hier. Vergessen Sie nicht die Pauschale auf die Fahrzeuge auszuwählen.
Zusätzlicher Vorteil: Gleichzeitig erleichtern Sie Ihrem Lohnbuchhalter die Arbeit, da Kilometerpauschalen und Preise an einem zentralen Ort festgelegt werden. 😉
In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie es geht (auf Englisch):
2. Reisezeiten aktivieren
Öffnen Sie Systemadministration -> Projekte -> Projektmodul einrichten -> Aufgabenfunktionen -> Fahrzeit.
Hier markieren Sie das Kontrollkästchen neben Reisezeit. Die Änderung wird sofort übernommen, sodass Sie nun Ihre neuen Reisezeitaufgaben in Ihren Projekten einrichten können.
Zusätzlicher Vorteil: Reisezeiten können auch dann verwendet werden, wenn Ihre Kollegen mit öffentlichen Transportmitteln zu Kunden fahren. 🚆🚌 Auch dies lässt sich in Ihren Projektvorlagen einrichten.
Markieren Sie dieses Feld in der Systemadministration:
3. Aufgabe und Preis im Projekt festlegen
Öffnen Sie Ihr Projekt und richten Sie eine neue Aufgabe ein. Markieren Sie Reisezeit unter Erweiterte Eigenschaften.
Wenn Sie für die Reisezeit einen bestimmten Stundensatz festlegen möchten, können Sie dies unter Stundensatz in den Eigenschaften tun. 💰
Mit dieser Einrichtung wird die Aufgabe automatisch für Fahrterfassung in der App ausgewählt, sobald sich Ihr Außendienstmitarbeiter auf den Weg macht. Gleichzeitig wird gewährleistet, dass bei der Abrechnung der Reisezeit mit dem Kunden der korrekte Betrag in die Rechnung übernommen wird.
Hier aktivieren Sie das Feld Fahrzeit:
Und das war‘s schon! 💪
Nun müssen Sie nur noch die App TimeLog Mobile entweder von Google Play oder aus dem Apple App Store herunterladen, um sich alle Vorteile der Verwendung von Fahrten und Reisezeit zunutze zu machen.
Bei weiteren Fragen oder Zweifeln chatten Sie mit unserem Kundendienst, der werktags von 8 bis 16 Uhr stets ein offenes Ohr für Sie hat.
