Kontraktstyring

Konsulentvirksomheder er ofte udfordret, når det kommer til at styre kontrakter, fakturering, indtægtsføring og analyser af kunder, projekter og medarbejdere.

Der sælges og faktureres måske mange forskellige ydelser – ofte timer men nogle gange også kurser eller standardydelser. Nogle kunder køber større puljer af timer på et klippekort, mens andre har købt hele projekter på fastpris eller andre modeller.

At få overblik over alle virksomhedens kontrakter, hvornår kunden skal købe flere timer på et klippekort, eller hvilke projekter der er i problemer og skal genforhandles med kunden, er vanskeligt. Resultatet er ofte, at der handles for sent med tabt omsætning til følge. Endnu vanskeligere er det at lave et forecast for fremtiden. Hvor meget omsætning har I i bogen, og hvor meget cash flow?

Otte typer af kontrakter

Mange konsulentvirksomheder har medgået (forbrugt) tid og materialer som deres primære afregningsmåde. Der sendes måske en regning månedsvis med den forbrugte tid.

Hvis konsulentforretningen er projektorienteret, eller hvis der sælges produkter frem for timer, så vil afregningsformen ofte bevæge sig mod fastprisaftaler – måske afregnet efter en betalingsplan – som følger projektets eller opgavens hovedleverancer.

Endeligt er der mange konsulentvirksomheder, som man kan kalde periodeafregnende virksomheder. Det er typisk revisorer, bogholdere og virksomheder, der arbejder med faste driftsydelser, hvor kunden skal faktureres et fast beløb (aconto eller fastpris) per måned, kvartal eller år. Her er der behov for delvist automatiserede faktureringssystemer og budgettering per periode frem for per leverance.

Udfordringen med at styre kontrakter og økonomi i alle disse virksomhedstyper er ofte, at 90% af forretningen følger faste kontraktprincipper, som man kan lave et system for, mens 10% afviger på grund af særaftaler, nye produktområder eller kreative forhandlinger. Særligt udfordrende er det for virksomheder, som blander medgået tid med fastpris og periodeforretninger.

Man kan for enkelthedens skyld gruppere konsulentbranchens kontrakter i otte hovedtyper (fire på medgået tid og fire på fastpris).

Medgået tid/materialer – Løbende afregning

Denne kontrakttype er til de helt simple og meget udbredte kontrakter, hvor kunden skal faktureres løbende efter forbrug af timer og materialer. Projektlederen kan frit definere timepriser på medarbejdere, opgaver eller mere generelt, og fakturering følger forbruget.

Kontrakttypen har en bred anvendelse og bruges såvel på interne projekter, hvor der ikke er en kunde, som skal faktureres (kontrakten sættes blot til ikke-fakturérbar), til leveranceprojekter og løbende bistand.

I forhold til regnskabet er denne kontraktform meget enkel, da omsætningen typisk følger faktureringen (med mindre der er tale om meget store projekter).

I TimeLog

I TimeLog dækker kontrakttypen Medgået tid – Standardkontrakt denne aftaleform. Kontrakten indeholder et budget på arbejde, indkøb/udlæg og rejseomkostninger, og det kan på den enkelte kontrakt styres, om udgifter er fakturérbare eller ej. Figur 2 Her indstilles hvilke rettigheder den enkelte rolle skal have i forhold til håndtering af kontrakter. 7 Whitepaper Timepriser, og styring af om arbejde er fakturérbart, styres i opgaveplanen på projektet. En kontrakt af denne type kan således have et ubegrænset antal timepriser på sig og en 100% fleksibel opsætning af fakturérbart versus ikkefakturérbart arbejde.

Alle kontrakttyper under paraplyen Medgået tid kan indstilles til ikke at tillade budgetoverskridelser (Maks. budget). Overskrides budgettet vil disse timer ikke komme til fakturering.

Medgået tid/materialer – Acontofakturering med slutafstemning

Denne kontrakttype er en afart af den almindelige kontrakttype Medgået tid – Standardkontrakt og kommer typisk i brug ved længerevarende projekter af en vis størrelse, hvor leverandøren ønsker at få betaling for noget af det samlede budget før og under opgavens udførelse, men hvor det endelige forbrug skal faktureres ved projektets afslutning.

Det kan eksempelvis være en kontrakt på medgået tid med et aftalt budget på 100.000 DKK, hvor kunden accepterer en forudbetaling på 50.000 DKK, en betaling på yderligere 10.000 DKK midt i projektet og resten ved projektets afslutning. Da kontrakten er på medgået tid, er resten dermed differencen mellem prisen på det udførte arbejde på medgået tid og de 60.000 DKK, som er faktureret inden projektet blev afsluttet og leveret.

I TimeLog

I TimeLog dækker kontrakttypen Acontofakturering med slutafstemning dette scenarie. Kontrakttypen er et miks af medgået tid og fastpris. Der oprettes en betalingsplan over acontobetalinger, som kan faktureres løbende. Timer og udgifter Figur 3 Her er en beskrivelse af Medgået tid – Standardkontrakt: 8 Whitepaper på projektet dukker ikke op til fakturering, så længe kontrakten er aktiv, men de kan godt indtægtsføres.

Når kontrakten afsluttes, laver TimeLog automatisk en negativ betaling på kontrakten som modregning for de fakturerede acontobetalinger og frigiver timer og udgifter på kontrakten til slutfakturering.

 

Medgået tid/materialer – Acontofakturering med periodevis afstemning

Denne kontrakttype ses typisk i brancher, hvor der er et fast og dybt samarbejde mellem kunde og leverandør. Leverandøren afregner her kunden et budgetteret beløb hver periode forud – typisk er perioden en måned eller et kvartal.

Når perioden er slut, så modregnes forudbetalingen i værdien af det reelle udførte arbejde i perioden, og kunden modtager en faktura, som indeholder såvel denne afstemning og forudbetalingen for den kommende periode.

Denne kontrakttype ses ofte i konsulentvirksomheder, som udfører løbende uspecificeret assistance for deres kunder. Inden for gruppen af fastpriskontrakter ses en lignende kontrakttype Driftsaftale, hvor ydelsen er veldefineret, og kunden betaler en fastpris per periode her for.

I TimeLog

I TimeLog dækker kontrakttypen Løbende acontofakturering med periodeafstemning dette scenarie. I lighed med kontrakttypen Acontofakturering med slutafstemning, så er kontrakttypen et miks af medgået tid og fastpris.

Efter samme model som man kender fra at oprette gentagne begivenheder i kalendersystemer, så opretter brugeren en faktureringsplan – eksempelvis månedligt første dag i hver måned. Når tiden går, så udvides faktureringsplanen automatisk med nye acontobetalinger. Timer og udgifter dukker løbende op til fakturering sammen med acontobetalingerne. Hver gang en acontobetaling faktureres, så oprettes en negativ modregning i slutningen af samme periode, som faktureres sammen med det reelle forbrug.

Hvis man ikke kører med TimeLogs udvidelsesmodul TimeLog Indtægtsføring, så afsluttes acontoperioderne indtægtsføringsmæssigt ved at afslutte den regnskabsperiode, som en periode ligger i. Med TimeLog indtægtsføring sker indtægtsføringen manuelt, da man selv styrer værdien.

 

Medgået tid – Klippekort

I vidensvirksomheder og særligt i IT-branchen findes en kontrakttype kaldet Klippekort. Kunden køber et større antal timer forud mod at opnå en rabat. Kunden forbruger så disse timer (bruger klip), indtil de er opbrugt og eventuelt køber en ny pulje timer.

Udfordringen med denne kontrakttype er mange:

• Kunden ønsker at anvende dele af klippekortet til et projekt

• Kunden ønsker at modtage senior- og juniorydelser, som grundlæggende prissættes

• Kunden ønsker at lade rejseomkostninger afregnes over klippekortet

• Leverandøren får brugt flere timer, end der er tilbage på klippekortet, og skal bede kunden om nye timer på bagkant

• Revisor vil se opgørelser på igangværende arbejder på disse kontrakter

• Kunden ønsker en månedlig opgørelse over forbruget på klippekortet

Selvom disse kontrakter af navn har karakter af, at man forbruger timer, så er det i økonomisk forstand blot en forudbetaling, som nedskrives i regnskabet efterhånden, som gælden til kunden afvikles.

I TimeLog

I TimeLog dækker kontrakttypen Klippekort dette scenarie. TimeLog betragter blot et klippekort som en forud-fakturering af et beløb – ikke timer.

Klippekort kan sættes op med fast timepris eller variabel timepris. Ved fast timepris er der en entydig sammenhæng mellem klippekortets budget i timer og klippekortets budget i kroner. Hvis ikke, bestemmer timeprisen på den enkelte allokering, som afvikles på klippekortet, hvor mange penge der trækkes på kortet per registreret time.

I lighed med alle andre kontrakttyper kan brugeren indstille kontrakten til at sende en e-mail, når forbruget på kontrakten i kroner overstiger en given andel af kontrakttotalen i kroner. Dette er hensigtsmæssigt, hvis man ønsker at kontakte kunden før udløb og sælge flere timer.

 

Fakturering efter betalingsplan med indtægtsføring per projekt

I den klassiske fastpriskontrakt aftales en fastpris med kunden, som afregnes, når den aftalte leverance er leveret. I fastprisprojekter er det leverandøren, som bærer risikoen for budgetoverskridelser, men omvendt er det også leverandøren, som har mulighed for at opnå høje timepriser og højt dækningsbidrag gennem effektiv projektstyring.

Det kan være fristende at sælge meget på fastpris, da det stiller færre administrative krav til faktureringsprocessen og den interne styring af opgaver. Det kan være en uheldig genvej, da det omvendt giver øgede udfordringer med at styre regnskabet, igangværende arbejder og bundlinjen generelt.

Udfordringerne er størst ved længerevarende fastprisprojekter, hvor indtægtsføringen ifølge almindelige revisionsprincipper skal følge arbejdets udførelse. Dermed er der behov for løbende at foretage en såkaldt stadevurdering af fremdriften og bruge dette til beregningen af omsætning.

Mange virksomheder vælger at fakturere kunden løbende efterhånden, som hovedleverancerne er leveret. Det kan være 40% på forskud, 50% efter første hovedleverance og 10% af kontraktsummen ved aflevering.

 

I TimeLog

I TimeLog dækker kontrakttypen Fastpris – Standardkontrakt dette scenarie. Som det fremgår af illustrationen på næste side, sammenkobler kontrakten en betalingsplan mod kunden med et antal faser/opgaver i projektplanen. Alt arbejde og alle udgifter registreret på kontrakten deler kontraktens værdi. Det er dog muligt at indikere, når projektet oprettes, hvorvidt udgifter på projektet som standard skal faktureres, som var det et projekt på medgået tid.

Der giver dermed tre muligheder for at fakturere udgifter på fasprisprojekter:

1. Som en del af kontraktens faste pris

2. På medgået tid, hvor der laves en ekstra kontrakt på medgået tid, som kan vælges, når der rapporteres udgifter i TimeLog

3. En kombination af 1 og 2, hvor eksempelvis rejseudgifter faktureres særskilt, mens underleverandører er indeholdt i den faste pris

Det er muligt på kontrakttypen Fastpris - Standardkontrakt at styre, hvor meget af kontraktsummen, som skal gå til henholdsvis arbejde, indkøb/udlæg og rejser, hvis man vælger mulighed 1 ovenfor. Dermed kan kontrakten godt have underleverandører uden, at værdiberegningerne på arbejde (timepriser mv.) bliver styret heraf.

Betalinger på betalingsplanen kan godt være varer, så det er muligt at sælge fx kurser – mens budgettering og indtægtsføring bagved tager udgangspunkt i timer.

Fakturering efter betalingsplan med indtægtsføring per opgave/fase

Nogle virksomheder stiller særligt store krav til præcisionen af indtægtsføring og fakturering, så det ikke er nok at betragte det enkelte projekt som en økonomisk samlet enhed.

Det kan skyldes et ønske om, at hver eneste delopgave i en leverance har sin egen betaling tilknyttet, som frigives til fakturering, når delopgaven afsluttes.

Det kan også være knyttet til mere interne forhold, omsætningsbudgetter (og bonusordninger) per afdeling, team eller medarbejdere. I disse tilfælde kan det være smart at kunne opdele et projekt i et antal galvanisk adskilte indtægtsrammer, som ikke kan overskrides. Dermed sikres det, at hvis en afdeling, et team eller en medarbejder overskrider budgettet for sin del af projektet, så påvirker det ikke indtægterne i de andre dele af projektet.

Dette bliver særligt interessant, hvis betalingen for delområderne i en kontrakt bestemmes af leverancen. Et eksempel er en virksomhed, der hver måned laver lønbogholderi, som afregnes efter antallet af lønsedler, der behandles, og samtidig hver måned leverer almindelig rådgivning til en fast månedlig pris. Her vil man gerne kunne samle det hele i ét projekt og én kontrakt og samtidig styre, at den fakturerede værdi for behandling af lønsedler kun tilflyder det arbejde udført på delopgaven lønsedler.

I TimeLog

I TimeLog dækker kontrakttypen Opgaveopdelt indtægtsføring dette scenarie. Som det fremgår af illustrationen nedenfor, så sammenkobler kontrakten en betalingsplan mod kunden med et antal faser/opgaver i projektplanen. Modsat kontrakttypen Fastpris – Standardkontrakt kan man på denne kontrakttype styre præcist, hvilke dele af betalingsplanen, som tilfalder hvilke faser og udgifter.

Brugeren kan ved oprettelse af betalingsplanen udpege hvilken fase, som den enkelte betaling kobles til eller vælge, at betalingen er en del af en generel betalingsplan. I dette tilfælde kan fasen styre, hvor meget af kontraktsummen fasen kan tage.

 

Driftskontrakt – løbende aftale

Mange IT-service virksomheder, bogholdere og produktvirksomheder leverer ydelser på faste månedlige, kvartalsvise eller årlige aftaler (abonnementer). Kunden faktureres her et fast beløb per måned uanset hvor mange timer, der bruges på opgaven.

Faktureringen af disse aftaler er i sig selv ikke krævende og kan løses i mange økonomisystemer, som understøtter abonnementsfakturering.

Udfordringen ligger igen på indtægtssiden, hvor en virksomhed, der måler omsætning per afdeling, team eller medarbejder, gerne vil sikre, at forecasting og indtægtsføring tager højde for det faktum, at hver periode i aftalen maksimalt kan modtage periodens fakturerede værdi som indtægt.

I praksis må mange virksomheder manuelt foretage indtægtsføring af det udførte arbejde manuelt, hvilket er tidskrævende og medfører risiko for fejl. Dertil er samme nøgletal meget upræcise i indeværende regnskabsperiode, da tilpasningen til periodebudgetterne først sker ved bogføring.

 

I TimeLog

I TimeLog dækker kontrakttypen Løbende driftskontrakt dette scenarie. Kontrakttypen er kendetegnet ved, at betalingsplanen er løbende med faste intervaller og typisk uden slutdato.

Efter samme model som gentagne begivenheder i kalendersystemer, så opretter brugeren en betalingsplan – eksempelvis månedligt første dag i hver måned. Når tiden går, så udvides betalingsplanen automatisk med nye periodebetalinger. Hver periode betragtes som et selvstændigt fastprisprojekt, hvor alle timer og udgifter registreret i perioden deler periodens fakturerede værdi.

Det er muligt at styre hvor stor en del af periodens fakturerede værdi, som skal tilflyde henholdsvis arbejde, indkøb/udlæg og rejser.

Volumenfakturering – løbende aftale

Som en avanceret afart af driftsaftalerne på fastpris finder man fastpriskontrakter med volumenafregning. Det er kontrakter, hvor der på fakturaen afregnes varer ikke timer, selvom varerne reelt er konsulentydelser. Eksempler på kontrakttyper, hvor konsulentydelser faktureres som varer er: • Antal behandlede lønsedler

• Antal overvågede servere

• Antal bogføringstransaktioner

I mere komplekse tilfælde kan der være bundet en direkte ekstern omkostning på varen i form af softwarelicenser eller andet, som skal håndteres.

Kontrakttypen er udfordrende at administrere for et konsulenthus, da antallet af varer typisk varierer måned for måned (eks. antal lønsedler), Dermed varierer det månedlige budget på det bagvedliggende arbejde og direkte omkostninger også måned for måned.

Dette til trods er denne kontrakttype typisk ikke understøttet af IT-systemer, da det vil kræve integrationer mellem økonomisystem, tidsregistreringssystem og ordresystem eller manuelle indtastninger.

I TimeLog

I TimeLog dækker kontrakttypen Løbende varefakturering dette scenarie. Kontrakttypen er i lighed med andre kontrakttyper kendetegnet ved, at betalingsplanen er løbende med faste intervaller og typisk uden slutdato.

Efter samme model som gentagne begivenheder i kalendersystemer, så opretter brugeren en betalingsplan – eksempelvis månedligt første dag i hver måned. Når tiden går, så udvides betalingsplanen automatisk med nye periodebetalinger. Hver periode betragtes som et selvstændigt fastprisprojekt, hvor alle timer og udgifter registreret i perioden deler periodens fakturerede værdi.

Oprettelse af en kontrakt af denne type indeholder følgende nøgledata:

• Antal forventede enheder per periode (fx 28 lønsedler eller fire servere)

• En enhedspris (fx 100 kroner per lønseddel)

• En eventuel rabat (fx 10%)

• Et timebudget per enhed (fx 0,25 time per lønseddel)

• En enhedsomkostning (fx 10 kroner per lønseddel til lønsoftware)

På baggrund af ovenstående nøgletal beregner kontrakten en betalingsplan og en omkostningsplan. Når brugeren opdaterer en betaling i betalingsplanen til et andet antal, så genberegnes betalingen og de tilknyttede omkostninger. Opdateringen af antal kan ske gennem TimeLog Projects API – eksempelvis fra et lønsystem.

Få det fulde overblik på tværs af projekter

For at danne dig et samlet overblik over økonomien og igangværende arbejder på jeres kontrakter samt lette jeres fakturering af de forskellige betalinger, er der flere rapporter, som du bør stifte bekendtskab med for at lette dit arbejde og få det fulde overblik.

Dataudtræk: Kontrakter

Rapporten Dataudtræk: Kontrakter er til gavn, hvis du gerne vil følge op på fx fakturering og tidsregistrering på forskellige kontrakttyper eller fx på alle kontrakter for en specifik kunde eller projektleder. Rapporten giver et rigtig godt overblik over de enkelte kontrakters økonomi – og du vælger selv, hvor detaljeret du vil have det. Rapporten viser som standard alle aktive kontrakter på alle aktive projekter med mulighed for at filtrere til andre visninger. Du finder den under Rapporter.

Læs hjælpeteksten til Dataudtræk: Kontrakter her.

Justér Projektbetalinger

Funktionen Juster projektbetalinger hjælper dig med at holde styr på, hvilke planlagte betalinger I har i en given periode. Dette overblik er især tiltænkt til projektlederne og bogholderne, da de nemt kan opdatere alle projektbetalinger ét sted og samtidig markere, at betalingerne er klar til fakturering. Det letter arbejdsgangen inden selve faktureringen foretages.

Sælger I specifikke services som fx kurser, lønsedler eller servicelicenser, kan I også bruge funktionen til at opdatere forskellige oplysninger som fx rabatter eller antal inden den månedlige fakturering.

Som udgangspunkt viser siden Juster projektbetalinger alle ikke-fakturerede betalinger på både aktive og inaktive projekter samt kontrakter, der har betalingsdato i indeværende måned. Ved også at vise betalinger på inaktive projekter sikrer I, at I får faktureret alt og ikke glemmer noget. Du finder den under menupunktet Projekter. Dette interface benytter autogem, så der gemmes med det samme, du forlader et felt.

Læs hjælpeteksten til Juster projektbetalinger her.

Kontraktbaseline

For at kunne følge de kontraktuelle ændringer, der er blevet lavet på jeres projekter, kan I gøre brug af rapporten Kontraktbaseline. Denne viser en log over jeres baselines, som er det samme som et øjebliksbillede af jeres kontraktindstillinger og kontraktøkonomi. Det er derfor en god idé at tage en baseline inden du laver ændringer på jeres projekter, så I kan følge historikken på, hvem der har ændret hvad.

I tager en baseline på det enkelte projekt.

 

Gem din favoritsøgning

Der er mulighed for at eksportere data til fx Excel, og du kan derfor udvide rapporten med flere data, hvis der er behov for det. Har du en favoritsøgning, så gør den til standard under Sideindstillinger, hvor du kan vælge at få data vist med det samme, du kommer ind på rapporten.

Få det fulde økonomiske overblik

Det er en balancegang, hvor mange kontrakttyper man som virksomhed kan/skal understøtte i forhold til kundernes krav. Det vigtigste er, at I som virksomhed har overblik over økonomien og jeres igangværende arbejder, så I får den betaling, I skal. Vi møder mange virksomheder, som ender med at snyde sig selv for indtjening ved fx at køre alle projekter på fastpris, hvor de får en lav gennemsnitlig timepris, da det tager længere tid end estimeret.

Det vigtigste er at finde det styringsværktøj, som kan støtte jeres processer og sikre, at I får styr på økonomien, og samtidig kan evaluere hvilke projekttyper, afregningstyper og kunder, som er mest rentable for jeres forretning. Det vil skabe grundlag til at tage strategiske beslutninger for jeres forretning ud fra fakta i stedet for mavefornemmelser.