Debitorliste – Faktura
Dette er stedet til oprettelse af jeres fakturaer, baseret på jeres projektregistreringer (tidsregistreringer, kørsel, rejser, udgifter og fastprisbetalinger). Du finder Debitorliste - Faktura i menuen Fakturaer, hvis jeres TimeLog indeholder Invoicing modulet.
Beskrivelse
Debitorliste – Faktura viser jeres faktureringspotential, for alle projektregistreringer i den valgte periode. Benyt filteret til styring af, hvilke projekters registreringer der skal vises som fakturapotentiale. Du gemmer den valgte filtrering via klik på den lille pil til højre for VIS-knappen.
Hvis jeres TimeLog PSA er Professional eller Enterprise, kan TimeLog oprette jeres fakturakladder automatisk, ved hjælp af One Click Invoicing (OCI).
Filtrering
I Filter sektionen, vælger du de kriterier, der skal benyttes til visning af faktureringspotentialet.
Hvis du ikke laver en specifik filtrering, vises alle projektregistreringer, der er klar til fakturering.
Vi anbefaler, at du altid lader startdatoen være åben. Så sikrer du, at du altid får samtlige registreringer med i tabellen og ikke glemmer at fakturere tidligere projektregistreringer.
Til højre for filter valgene, har du forskellige visningsmuligheder, som hjælper dig med at begrænse visningen i resultatlisten yderligere.
- Vis alle kolonner: Markerer feltet og Ejer, Projektleder og Sælger tilføjes til resultatlisten
- Vis kun kunder med ikke-fakturerede poster: Ved markerer af dette felt, vil resultatlisten kun indeholde projektregistreringer der ikke er faktureret og ikke afstemte fakturaer.
- Vis potentiale der ikke er markeret som Klar til fakturering: Ved markering af dette felt, vil resultatlisten inkludere alle de registreringer, som projektlederen endnu ikke har markeret som Klar til fakturering i projekterne.
Klik på VIS for at opretter fakturapotentialet.
Ved siden af VIS-knappen er der en pil-ned funktion, som åbner muligheden for at gemme den valgte filteropsætning eller hente og benytte en tidligere gemte filtreopsætning. Hvis du ønsker at Debitorliste – Faktura, automatisk skal benytte en gemt filteropsætning, hver gang, vælger du den gemte filter via Side menulisten. Vælg det ønskede filter og marker Hent data automatisk. Næste gang du åbner Debitorliste – Faktura, bliver resultatlisten automatisk oprettet, baseret på de gemte filtervalg.
Resultatlisten
Resultatlistens tabel, lister alle kunder og projektregistreringer, der kan fakturere ud fra din filtrering.
Oven over resultatlisten, har du mulighed for at vælge, om tabellen skal vise værdien af projektregistreringerne i jeres lokale valuta (Systemvaluta), eller projekternes valuta (Projektvaluta). Vælges Projektvaluta, tilføjes en ekstra kolonne, med angivelse af valutaen og alle beløb i kolonnerne, bliver vist i den valuta som kunden skal faktureres med, og Total-rækken nederst i rapporten forsvinder fra tabellen.
Resultatlistens kolonner:
- Nr.: Viser kundenummeret
- Navn: Viser kundenavnet. Klikkes der på højre-pilen til venstre for kundenummeret, udvides tabellen med projekter (projektnummer og navn) og de enkelte projekters fakturapotential.
- Poster: Viser hvor mange registreringer, der ligger klar til fakturering. Klikker du på den lille trekant øverst til hjørnet i feltet, får du en detaljeret liste over alle projektets registreringer
- Tid: Viser sumværdien af projekts fakturerbare tidsregistreringer
- Udgifter: Viser summen af fakturerbare projektudgifter (kørsel og andre udgifter)
- Igangv. (Igangværende arbejder): Viser summen af indtægtsførte projektregistreringer. Denne kolonne vises kun, hvis modulet Indtægtsføring er aktiveret i systemadministrationen
- Fastpris, Betalinger: Viser summen af betalinger på fastpriskontrakter
- Total: Viser det fulde fakturapotentiale for kunden og de enkelte projekter, hvis tabellen er udvidet med de underliggende projekter
- Fakturaer, Kladde: Viser summen af allerede oprettede fakturakladder på det enkelt kundeprojekt. Klik på beløbet for at åbne fakturakladden
- Fakturaer, Bogført: Viser summen af allerede bogførte, men ikke afstemte fakturaer, på det enkelt kundeprojekt. Klik på beløbet for at åbne fakturaen. Når fakturaerne er afstemt, forsvinder de fra kolonnen
Hvis du har valgt at få vist alle kolonner i visningsmulighederne, ser du også disse kolonner afhængigt af din opsætning af TimeLog:
- Ejer: Viser den medarbejder, som er valgt som ejer på kunden
- Projektleder: Viser den medarbejder, som er valgt som projektleder i projektets indstillinger
- Sælger: Viser den medarbejder, der er valgt som sælger på projektet
Opret fakturakladde
Du har flere muligheder for at oprette dine fakturakladder i debitorlisten:
- Dollartegn yderst til højre for kundenavnet: Opretter en fakturakladde, med fakturapotentialet fra alle kundens projekter, til en fakturakladde.
Ulempen er, at værdien fra registreringerne lægges under Andet i projekternes projekttotaler på projekterne og kan give et forkert billede af jeres indtjening
- Dollartegn ud for projektnavnet: Opretter en fakturakladde, med fakturapotentialet fra projektet.
Ved bogføring af fakturakladden, vises værdien fra registreringerne i de tilsvarende kategorier i projektets projekttotaler og giver et mere retvisende billede af din projektøkonomi
Hvis jeres TimeLog PSA-version er Professionel eller Enterprise, kan du også bruge One Click Invoicing (OCI), til at oprette fakturakladderne for dig.
One Click Invoicing
One Click Invoicing, er en funktion, der opretter jeres fakturakladder automatisk, baseret på valgt fakturaskabelon.
For at kunne benytte One Click Invoicing, skal jeres TimeLog PSA-version være Professional eller Enterprise, funktionen aktiveret i Systemadministrationen -> Økonomi -> One Click Invoicing (OCI).
I finder yderligere information om de enkelte fakturaskabeloner i vores online vejledning One Click Invoicing (OCI).
Efter aktivering, får tabellen i Debitorliste – Faktura, tilføjet en ekstra kolonne yderst til højre, med tjekbokse ud for hver enkelt række i tabellen. Jeres kundekort får tilføjet valg af fakturaskabelon i Økonomisektionen, og jeres projekter får tilføjet valg af fakturaskabelon i projektets faktureringsindstillinger i Økonomi menuen.
Valg af fakturaskabeloner
Kunde - fakturaskabelon: Kunder, oprettet før aktivering af One Click Invoicing, har ikke en valgt fakturaskabelon, og du vælger den ønskede fakturaskabelon i Økonomi-sektionen på kundekortet. Når du klikker på OPDATER, får du en pop-up meddelelse, om du ønsker at tilføje den valgte fakturaskabelon til alle kundens aktive projekter. Klik på Ja, tilføjer den valgte fakturaskabelon til kundens aktive projekter. Vælger du Nej, er det kun kundekortet, der bliver opdateret, og du skal vælge den ønskede fakturaskabelon på kundens projekter manuelt. Men nye projekter får automatisk tilføjet den valgte fakturaskabelon på kundekortet.
Projekt - fakturaskabelon: Projekter, oprettet før aktivering af One Click Invoicing, har ikke en valgt fakturaskabelon.
Når du opretter et nyt projektet, får projektet automatisk tilføjet den valgte fakturaskabelon på kundekortet. Den ønskede fakturaskabelon kan efterfølgende ændres i Faktureringsindstillinger i Økonomi menuen. Klik GEM for at tilføje fakturaskabelonen til projektet.
Automatisk oprettelse af fakturakladder
- Vælg alle kunderækker med klik i tjekboksen i toppen af tabellen, eller marker specifikke kunderækker
- Vælg den fakturaskabelon i Vælg handling, der skal benyttes ved oprettelse af jeres fakturakladder
- Hvis du vælger Kunde, bliver de markerede kunders fakturakladder oprettet, med den fakturaskabelon der er valgt på den enkelte kundes kundekort.
- Hvis du vælger Projekt, bliver de markerede kunders fakturakladder oprettet, med den fakturaskabelon der er valgt i projekternes faktureringsindstillinger.
- Hvis du vælger en specifik fakturaskabelon, bliver de markerede kunders fakturakladder oprettet, med den valgte fakturaskabelon.
- Efter klik på OK, opretter TimeLog fakturakladderne for dig, og viser status for oprettelserne.
De oprettede fakturakladder, skal efterfølgende tjekkes og bogføres fra websiden Fakturakladder. Her kan du med få klik bogføre alle kladder samtidigt og efterfølgende overføre dem til dit økonomisystem.
Projekter, der ikke har en valgt fakturaskabelon, bliver ignoreret i processen, og du skal oprette fakturakladderne manuelt.
Rapporten One Click Invoicing (OCI)-log, viser en log over de oprettede fakturakladder, i den valgte periode. Standard periode er denne måned.