One Click Invoicing (OCI)

Beskrivelse

One Click Invoicing (OCI) aktiveres i Systemadministrationen -> Økonomi -> One Click Invoicing, med klik på den grå slider øverst på websiden. Derefter vises de standardfakturaskabeloner, som TimeLog har oprettet for dig.

Klik på en fakturaskabelons navn, for at se og redigere den grundlæggende opsætning af de forskellige fakturaskabeloner. Klik på EXAMPLE for at se et eksempel på, hvordan jeres fakturapotential grupperes på jeres fakturakladder. Aktiver kun de fakturaskabeloner, der skal benyttes ved fakturering.

Standard fakturaskabeloner i TimeLog

Navngivningen af de forskellige standardskabeloner, er bestemt af jeres TimeLog installations standard sprog.

Standard - Kontrakt / Hovedopgave: Denne skabelon opretter én fakturakladde per projektkontrakt og grupperer jeres registreringer per hovedopgave for hver kontrakt, samt den timepris der er sat på medarbejderallokeringen. Det betyder, at hvis du fx har forskellige timepriser på medarbejdere, som arbejder på den samme opgave, så får du to linjer på din faktura
Standard - Kunde / Opgave:
Denne skabelon opretter én fakturakladde per kunde på tværs af kundens projekter og grupperer tidsregistreringer per opgave og kørselsregistreringer på hver sin linje
Standard - Medarbejder / Tidsregistrering:
Denne skabelon opretter én fakturakladde per projekt og grupperer tidsregistreringerne per medarbejder, hvor hver enkelt registrering lægges på en fakturalinje
Standard - Projekt / Betaling / Kontrakt:
Denne skabelon opretter én fakturakladde per projekt og grupperer summen af betalingerne for hver kontrakt på hver deres fakturalinje.
Standard - Projekt / Medarbejder:
Denne skabelon opretter én fakturakladde per projekt og summerer registreringer for hver medarbejder på hver sin fakturalinje. Kørselsregistreringernes sum lægges på en særskilt fakturalinje
Standard - Projekt / Medarbejder / Opgave:
Denne skabelon opretter én fakturakladde per projekt og summerer hver medarbejders tidsregistreringer per opgave på én fakturalinje. Kørselsregistreringer summeres på en særskilt fakturalinje
Standard - Projekt / Opgave:
Denne skabelon opretter én fakturakladde per projekt og summerer medarbejdernes tidsregistreringer per opgave på en fakturalinje. Kørselsregistreringer summeres på en særskilt fakturalinje
Standard - Projekt / Opgave / Medarbejder:
Denne skabelon opretter én fakturakladde per projekt og summerer medarbejdernes tidsregistreringer under hver opgave. Kørselsregistreringer summeres og lægges på en særskilt fakturalinje
Standard - Projekt / Timepris:
Denne skabelon opretter én fakturakladde per projekt og summerer medarbejdernes tidsregistreringer per timepris på en fakturalinje. Kørselsregistreringer summeres og lægges på en særskilt fakturalinje

Fakturaskabelonernes opsætning

For hver fakturaskabelon kan du se, hvordan de er bygget op og hvilke tekster, der lægges på fakturakladderne automatisk. Du har mulighed for at rette teksterne samt bruge foruddefinerede hashtags, der tager informationer fra TimeLog, som automatisk tilføjes til fakturakladderne.

For hver fakturaskabelon, kan du redigere:

Navn på skabelon
Teksten, der kommer i feltet Fakturahoved på din fakturakladde

Teksten, der kommer i feltet Fakturabesked på din fakturakladde

Ændrer du skabelonens navn, vil det nye navn ses alle steder, hvor du kan vælge skabelonnavnet. Teksterne i Fakturahoved og Fakturabesked indsættes automatisk på dine fakturakladder. Hvis der ikke er tilføjet et tag eller tekst, bliver de udfyldt med informationerne fra projekternes faktureringsindstillingerne.

Du kan oprette dine egne fakturaskabeloner, ved at kopiere en standard skabelon, via de tre prikker til højre for skabelonnavnet.

Hashtags du kan udbygge dine fakturalinjer med

For hver sektion i dine skabeloner, har du mulighed for at tilføje ekstra hashtags og hermed tilpasse jeres fakturainformationer, til jeres behov.

Kunder

<#CustomerName#>: Indsætter kundenavn på fakturalinjen
<#CustomerNo#>: Indsætter kundenummer på fakturalinjen
<#CustomerNickname#>: Indsætter kundens kaldenavn på fakturalinjen

<#CustomerReference#>: Indsætter kundens reference på fakturalinjen

Kontrakter

<#ProjectSubContractName#>: Indsætter kontraktens navn på fakturalinjen
<#HourlyRate#>: Indsætter timeprisen på fakturalinjen
<#HourlyRateName#>: Indsætter timeprisnavn på fakturalinjen

Projekter

<#ProjectName#>: Indsætter projektnavnet på fakturalinjen
<#ProjectNo#>: Indsætter projektnummeret på fakturalinjen
<#InvoiceMessage#>: Indsætter fakturabesked fra projektets faktureringsindstillinger på fakturalinjen

<#ProjectManagerName#>: Indsætter projektlederens fulde navn
<#ProjectPurchaseOrderNumber#>: Indsætter rekvisitionsnummer fra projektets indstillinger på fakturalinjen. Du aktiverer rekvisitionsnummer i systemadministrationen -> Projekter -> Opsætning af projektmodul

Opgaver

<#TaskName#>: Indsætter projektopgaves navn på fakturalinjen
<#TaskFullName#>: Indsætter projektets hovedopgavens- og underopgavens navn på fakturalinjen
<#TaskParentName#>: Indsætter projektets hovedopgavenavn på fakturalinjen
<#FirstLevelWbsTaskNameAndTaskNo#>: Indsætter projektopgavens WBS-nr., fulde navn og opgave nr. fra hovedopgaven på fakturalinjen
<#FirstLevelTaskNameAndTaskNo#>: Indsætter projektopgavens fulde navn og opgave nr. fra hovedopgaven på fakturalinjen
<#FirstLevelTaskname#>: Indsætter fuldt navn fra hovedopgaven på fakturalinjen.
<#FirstTaskParentName#>: Indsætter projektopgavens fuldt navn fra hovedopgaven på fakturalinjen
<#TaskParentName#>: Indsætter navn på hovedopgaven på fakturalinjen.

Medarbejdere

<#EmployeeFullName#>: Indsætter medarbejderens fulde navn på fakturalinjen

<#EmployeeInitials#>: Indsætter medarbejderens initialer på fakturalinjen

Datoer

<#InvoicingPeriodStartDate#>: Indsætter startdatoen fra det valgte filter i debitorlisten på fakturalinjen
<#InvoicingPeriodEndDate#>: Indsætter slutdatoen fra det valgte filter i debitorlisten på fakturalinjen
<#ProjectStartDate#>: Indsætter projektets startdato på fakturalinjen
<#LastRegistrationDate#>: Indsætter den seneste registreringsdato på fakturalinjen
<#InvoiceableRegistrationDate#>: Indsætter registreringsdato på fakturalinjen

<#CommonRegistrationDate#>: Indsætter registreringsdatoen på faktureringspotentialer. Hvis de har samme dato, bliver de samlet under en dato. Kan kun bruges i overskrifter

Andre

<#RegistrationType#>: Indsætter registreringstype på fakturalinjen, fx tids-, udgifts- eller kørselsregistreringer
<#InvoiceableComment#>: Indsætter kommentar fra registreringen på fakturalinjen
<#MergedComments#>: Indsætter de sammenkædede kommentarer, separeret af et komma, på fakturalinjen. Identiske kommentarer sammenlægges

<#MergedCommentsDotSeparated#>: Indsætter de sammenkædede kommentarer, separeret af et punktum, på fakturalinjen. Identiske kommentarer sammenlægges

Kopiér/rediger en fakturaskabelon

Du kan oprette en kopi af en eksisterende fakturaskabelon, hvis du fx har brug for den i flere sprog. Du har ikke mulighed for at ændre på selve opbygningen af skabelonen, du kan til gengæld tilpasse teksterne.

Klik på en fakturaskabelon
Klik på de tre prikker ud for navnet
Klik på Kopiér skabelon. Det lægger en kopi af skabelonen i bunden af listen, som du kan arbejde videre med (Eksempel: Standard - Projekt/Medarbejder (Copy)). Når du opdaterer listen, bliver den lagt i alfabetisk rækkefølge efter standardskabelonerne
Ret evt. Navn på skabelon til et sigende navn
I feltet Fakturahoved, kan du tilføje en standard tekst og/eller et hashtag, eller flere, fra valglisten. Hvis feltet er tomt, indsættes teksten i projekternes Faktureringsindstillinger.
I feltet Fakturabesked kan du tilføje en standard tekst og/eller et hashtag, eller flere, fra valglisten. Hvis feltet er tomt, indsættes teksten i projekternes Faktureringsindstillinger

I tekstfeltet for linjer, kan du tilføje en standard tekst og/eller et hashtag, eller flere, fra valglisten

Dine ændringer/tilføjelser gemmes automatisk, når du udfylder dem. Fik du kopieret en forkert skabelon, kan du slette den ved at klikke på de tre prikker ved siden af navnet i toppen og vælge Slet skabelon.