Fakturadesigner

Introduktion

I TimeLog kan man själv bestämma mycket av utseendet på fakturor, intäktsbilagor och räntefakturor. Man kan t.ex. välja om man vill ha företagets logo på fakturorna och i så fall var den ska placeras, hur datum ska skrivas, vilken information som ska tas med osv.

Beskrivning

Det går att skapa det antal fakturadesigner som behövs. Detta innebär att man t.ex. kan ha olika designer för offentliga och privata kunder, till kunder i landet, utomlands osv.

I resten av denna vägledning, används främst beteckningen ”fakturor” för både fakturor, intäktsbilagor och räntefakturor.

Tillgång till fakturadesigner

Sidan Fakturadesigner innehåller en tabell med alla fakturor som skapats och designer för intäktsbilagor.

I tabellen framgår det, vilken design TimeLog använder sig av som standarddesign vid skapandet av fakturor och intäktsbilaga, om de är aktiva samt om det eventuellt finns designer som är låsta.

Standarddesignen är den design, som TimeLog föreslår när ni ska skapa nya fakturor och intäktsbilagor från projektadministrationen.

En design, som är aktiv, kan väljas vid skapandet av nya fakturor och intäktsbilagor från projektadministrationen. Om en design inte är aktiv, kan den inte väljas.

Om den är låst betyder det, att det inte kan göras ändringar i den, eftersom TimeLog har gjort justeringar i den. Det är endast namnet, beskrivningen och språket som kan ändras. Den kan heller inte raderas.

Ange standarddesign

• Klicka på radioknappen vid den design som, TimeLog ska använda som standarddesign. Man kan välja en standardesign för fakturor och en för intäktsbilagan.
• Klicka på Uppdatera för att spara dina standardinställningar.

Skapa nya designer till fakturor och intäktsbilagan

Nya designer kan skapas, antingen genom att klicka på knappen Ny ovanför tabellen med designer, eller genom att klicka på Kopiera till höger om designen i tabellen.

Om du väljer Ny, ska du ändå välja att basera den på en befintlig genom att välja en befintlig i menyn Kopia från. Här kommer standarddesignen alltid att vara förvald.

Om du väljer Kopiera, kommer den nya designn att bygga på uppgifterna i den design som kopieras.

Det kan ofta vara en fördel att basera en ny design på en befintlig om du ska skapa en design som med få undantag ska se ut som denna.

Både Ny och Kopiera går till sidan Ny fakturadesign, där de grundläggande uppgifterna om fakturadesignen ska anges.

• Ange ett beskrivande namn i fältet Namn.
• Komplettera eventuellt namnet med en passande beskrivning i fältet Beskrivning.
• Välj om designen är en fakturadesign eller en intäktsbilagsdesign i valmenyn Typ.
• Välj vilken befintlig design, som den nya designen ska baseras på i valmenyn Kopia från. (Endast om du har klickat på Ny).
• Klicka på Spara.

Därefter kommer du till sidan Ändra fakturadesign (även för intäktsbilaga), där designens enskilda element sätts upp.

• Fyll i alla fält och klicka på Spara längst ned på sidan för att spara fakturadesignen. Designen kan därefter väljas i menyn över fakturadesignar, när ni skapar nya fakturor och intäktsbilagan i projektadministrationen. 
• Välj en faktura i menyn Välj faktura och klicka på Visa utskrift längst ned på sidan under fälten för att se ett exempel på en faktura, som använder den fakturadesign som du just har skapat. Fakturorna i menyn är befintliga fakturor i TimeLog.

Fälten på sidan Ändra fakturadesign

Sidan Ändra fakturadesign innehåller en lång rad sektioner, som i sig innehåller några fält. I de följande avsnitten beskrivs alla sektionerna. Nästan alla sektionerna innehåller undersektionerna Formatering och Visningsmöjligheter samt länkarna Visa eller Dölj.

• Under Formatering kan du vanligen välja teckensnitt och skriftstorlek i fälten i den aktuella sektionen, samt var på fakturorna fälten ska placeras.
• Under Visningsmöjligheter kan du vanligen ange, om fälten i sektionen ska visas på alla sidor av fakturorna eller endast på första sidan, om innehållet ska ställas upp i kolumner eller visas i samlad form, och om det ska vara en skiljelinje före och efter fälten i sektionen.
• Länkarna Visa och Dölj används till att resp. visa och dölja fälten på fakturorna. Om du klickar på Dölj vid en sektion eller ett fält, kommer fälten inte att visas på fakturan, och du kommer inte att kunna redigera fälten på fakturadesignen.

Du hittar följande sektioner på sidan Ändra fakturadesign: 

• Översta sektionen
• Datum och nummer
• Företagslogotyp
• Mottagardata
• Fakturainformation
• Sidnummer
• Fakturabeskrivning
• Fakturakolumner
• Specificeringskolumner
• Fakturatotaler
• Betallningsvilkor
• Sidfot
• Bankupplysningar

Översta sektionen

• Fälten Namn, Beskrivning och Typ innehåller värdena från sidan Ny fakturadesign. Namn och Beskrivning kan ändras, men Typ är låst.
• I valmenyn Språk väljs vilket språk som ska användas för räntefakturor. När du skapar en räntefaktura, kommer TimeLog att automatisk sätta in en rubrik, ett meddelande och två fakturarader i det valda språket, som du emellertid kan ändra som du vill.
• Om du inte vill att det står utkast på dina utkast-utskrifter, måste du klicka ur rutan Skriv UTKAST på ej bokförda fakturor.
  

Datum och nummer

I sektionen Datum och nummer väljs, hur datum och nummer ska skrivas på fakturan, eftersom det varierar från land till land hur detta ska skrivas.

• I valmenyn Språk väljs, vilket lands format, som ska användas i nummer och datum. Till höger om valmenyn, visas exempel på hur tal och datum kommer att se ut på fakturorna, baserat på de val som gjorts.
• I valmenyn Datumformat väljs, om datum ska skrivas i kort eller långt format på fakturorna.

I sektionen Fakturabeteckningar skrivs den text in, som ska skrivas längst upp på resp. fakturor, kreditnotor, räntefakturor och specifikationer.

• Specifikationer är en eller flera extra sidor, som kan bifogas fakturan, kreditnotan eller räntefakturan med specificeringar av de enskilda posterna.

Företagslogotyp

I sektionen Företagslogotyp ska du välja, om er företagslogotyp ska finnas med på fakturorna, kreditnotorna osv., och i så fall, var den ska placeras.

Mottagardata

I sektionen Mottagardata matas de texter och informationer in som ska visa uppgifter om mottagarna av fakturorna.

• I fältet EAN plats kan du mata in den text, som ska stå framför kundens EAN-plats på fakturan. EAN-platsen används i synnerhet av offentliga företag, och fältet kan döljas, om fakturadesignen endast ska användas för fakturor till kunder, som inte använder EAN-plats.
• I valmenyn Kontaktperson kan du välja, om kontaktpersonen ska sättas in under företagsnamnet eller under adressen på fakturan. Om kontaktpersonen inte ska visas på fakturorna, kan fältet döljas.
• I fältet Prefix, kontaktperson kan du skriva den text, som ska stå framför namnet på kontaktpersonen.
• I Fält med kontaktpersoner kan du välja om eller vilka titlar som ska visas.

Fakturainformation

I sektionen Fakturainformation matas de texter in som ska anges vid en rad fält på fakturorna.

• I varje fält (Fakturanr., Faktura-datum, Förfallodato osv.) matas de texter in som ska stå på fakturan vid de tillhörande värdena.
• Visningsmöjligheterna Dela upp i kolumner och Håll samman används för att bestämma, om fakturainformationerna ska vara uppdelade i två kolumner, eller om det bara ska sättas in ett mellanrum mellan texten och värdet.
• Yttersttill höger är genvägen Nummerserier i systemadministrationen. Här sätter man upp, hur fakturor, kunder, projekt mm. ska numreras i TimeLog.

Sidnummer

I sektionen Sidnummer anges, hur och om sidnummer och sidantal ska visas på fakturorna.

I ovanstående exempel innehåller textrutan Sidnummer följande element:

• Texten ”Side”, som visas på alla sidorna i dokumentet. Detta kan t.ex. ändras till ”S.”, "Page" eller tas bort helt.
• Fliken <#PAGE#>, som ersätts av sidnumret. Det får INTE ändras något i denna flik och den bör inte raderas.
• Texten ”av”, som visas efter sidnumret. Detta kan t.ex. ändras till ”/”, ”of” eller tas bort helt.
• Fliken <#PAGESUM#>, som ersätts av det sammanlagda sidantalet. Det får INTE ändras något i denna flik, men den går bra att radera, om ni inte vill visa sidantalet på fakturorna.

Fakturabeskrivning

I sektionen Fakturabeskrivning anges, om fakturorna ska visa innehållet i fälten Rubrik och Meddelande, eller inget av fälten. Texten i fältet Meddelande gäller rubriken och är en vidareutveckling av rubriken.

När du skapar en ny faktura eller en ny intäktsbilaga från projektadministrationen, kommer det likaledes att finnas en sektion, som heter Fakturabeskrivning med fälten Rubrik och Meddelande.

Innehållet i dessa fält visas endast på fakturorna/intäktsbilagorna, om du väljer att de ska visas i fakturadesignen.

Fakturakolumner

Fakturakolumnerna är de kolumner, som står på fakturorna, intäktsbilagorna osv. och som rad för rad visar, vilka varor/tjänster som köparen har köpt, varornas/tjänsternas styckpris, antalet köpta varor/tjänster osv.

I sektionen Fakturakolumner anges, vilka rubriker kolumnerna ska ha på fakturan och om kolumnerna ska visas.

• I varje fält (Datum, Objekt, Beskrivning osv.) inmatas detexter i de rubriker, som ska stå på fakturan. Alternativt kan kolumnerna döljas, om de inte ska användas.
• Visningsmöjligheten Visa enheter efter kvantitet används för att välja, om en enhetsbeteckning ska anges (t.ex. ”Timmar”, ”St.", ”Km.” eller ”Dagar”) efter mängden på fakturaraderna. Om du markerar den, kan det t.ex. komma att stå "7,50 timmar" i den ena raden under rubriken "Antal" (som är det värde, vi har valt att skriva ut för Kvantitet), och ”14 st.” i nästa. Om du inte markerar den visas endast kvantiteten (t.ex. ”7,50” eller ”14”).

Specificeringskolumner

I sektionen Specificeringskolumner anges, vilka rubriker kolumnerna ska ha på specifikationssidorna, och om kolumnerna ska visas.

Specificeringskolumnerna visas på oberoende specificeringssidor, och innehåller detaljerade data om innehållet i fakturakolumnerna. Om du inte vill ta med specifikationerna på en given faktura, ska du ange detta, når du skapar fakturan.

• I varje fält (Datum, Objekt, Beskrivning osv.) inmatas detexter i de rubriker, som ska stå på specificeringssidan. Alternativt kan kolumnerna döljas, om de inte ska användas.
• Visningsmöjligheten Visa enheter efter kvantitet används för att välja, om en enhetsbeteckning ska anges (t.ex. ”Timmar”, ”St.", ”Km.” eller ”Dagar”) efter kvantiteten på specifikationsraderna. Om du markerar den, kan det t.ex. komma att stå "7,50 timmar" i den ena raden under rubriken "Antal" (som är det värde, vi har valt att skriva ut för Kvantitet), och ”14 st.” i nästa. Om du inte markerar den, visas endast mängden (t.ex. ”7,50” eller ”14”).

Fakturatotaler

I sektionen Fakturan totalbelopp anges, vad som ska stå vid raderna med fakturatotalerna på fakturorna.

• I varje fält (Delsumma, Beräkna moms osv.) inmatas detexter som ska stå på fakturan vid de tillhörande värdena. Alternativt kan fälten döljas, om de inte ska användas.

Betalningsvillkor

I sektionen Betalningsvillkor väljs, hur betalningsvillkoren ska visas på fakturan.

• Om du väljer alternativet Visa betalningsvillkor i förhållande till ”Formatering”, ska du utvidga sektionen Formatering för att anpassa betalningsvillkorens placering och utseende.
• Ytterst till höger är genvägen till sidan Betalningsvillkor i systemadministrationen. Här ställs betalningsvillkoren in, som du kan välja när du skapar fakturor och kreditnotor i TimeLog.

Sidfot

I sektionen Sidfot kan du mata in de data, som ska stå i sidfoten på fakturorna, och välja om sidfoten ska ha en rubrik. Många företag väljer här att mata in deras namn och adress.

Om du vill ha radbyte i texten, ska du göra ett vanligt radbyte med returtangenten på tangentbordet.

Bankupplysningar

I sektionen Bankupplysningar anges, vilka bankupplysningar som ska visas på fakturorna, och vilka rubriker som ska stå framför bankupplysningarna. Mata in de rubriker som ska stå vid bankupplysningarna i kolumnen i mitten och era bankupplysningar i fälten längst till höger.