TimeLog Tracker till Outlook

Introduktion

Installations- och användarguide för Outlook-integration

I den här guiden beskrivs hur du aktiverar och använder TimeLog for Outlook-integrationen.
Du måste köpa en licens för varje användare som vill använda integrationen.

Beskrivning

Förberedelser för att aktivera Outlook-integrationen

Det är en enkel process att aktivera och komma igång med Outlook-integrationen, men det kräver att du förbereder dig lite först.

Du kommer att behöva...

• En systemadministratör med Global Administrator-rättigheter till ditt Microsoft Entra
• Din organisations tenant-ID

Varför behöver vi Global Administrator
TimeLog for Outlook ansluter till användarens kalender för att automatiskt synkronisera ändringar som påverkar tidsregistreringen. Detta kräver godkännande i din organisations säkerhetsinställningar.
Om du inte själv har dessa rättigheter, se till att kontakta din systemadministratör innan du påbörjar aktiveringsprocessen.

Så här får du ett tenant ID
Gå till https://appsource.microsoft.com
Klicka på din profilbild i det övre högra hörnet för att öppna panelen ”Mitt konto”.
(Om du inte redan är inloggad måste du först göra det genom att klicka på inloggningsknappen).
I panelen under "Nuvarande hyresgäst" klickar du på länken "Visa hyresgäst".

 

Nu kommer hyresgäst-ID:t att synas, vilket är en lång komplex sträng.
Klicka på kopieringsikonen till höger om hyresgäst-ID:t för att vara säker på att få en korrekt kopia för aktiveringsanvändningen.
Nu är du redo att gå vidare till aktiveringen.

 

Aktivering av integrationen

With a Global Administrator and the tenant ID at hand, you are ready to activate the integration.

Logga in i din TimeLog-webbapplikation: https://login.timelog.com

Öppna systemadministrationen i TimeLogs webbapplikation genom att klicka på din profilbild i det övre högra hörnet och navigera till sidan ”Integration” under menyn ”Integrationer och API”.

Leta reda på Outlook-integrationen i listan över tillgängliga integrationer.
Klicka på knappen ”Lägg till Outlook-kalender” för att lägga till integrationen i ditt TimeLog-konto.

TimeLog omdirigerar dig till konfigurationssidan där du kan konfigurera integrationen.
Lägg till det hyresgäst-ID som du samlade in under förberedelserna i fältet ”Exchange tenant ID” och klicka på Connect.

Integrationen kommer nu att konfigureras i bakgrunden. Detta kan ta upp till 10 sekunder, så vänta tills du får ett lyckat svar. När anslutningen har upprättats klickar du på ”Activate” Konfigurationen ska se ut så här när den har aktiverats.

Godkänna TimeLog for Outlook i Microsoft Entra

När du har aktiverat TimeLog for Outlook-integrationen i TimeLog web är du redo att ge nödvändiga behörigheter för integrationen.
För att godkänna integrationen loggar du in på din Azure Portal och letar upp Microsoft Entra (du kan behöva söka efter Entra). Välj Enterprise Applications i vänstermenyn och leta upp TimeLog for Outlook i listan och klicka på namnet i listan.
I vänstermenyn under TimeLog for Outlook väljer du behörigheter. I innehållsfönstret klickar du på Grant admin consent for {your organization name}.

Ett nytt fönster öppnas. Logga in som global administratör och acceptera de begärda behörigheterna.

Installera Outlook-tillägget

Stäng Outlook på din dator och navigera till https://outlook.office.com/ och klicka på ikonen ”Fler appar” i åtgärdsfältet (sista ikonen). I den panel som öppnas klickar du på knappen ”Lägg till appar”.

Skriv TimeLog i sökfältet i panelen Apps. Klicka på tillägget ”TimeLog for Outlook” i sökresultatfönstret för appar. I modalrutan som öppnas klickar du på knappen ”Lägg till” för att installera och aktivera tillägget ”TimeLog for Outlook” i din Outlook-kalender.

 

Använda tillägget TimeLog for Outlook för första gången

När du har installerat tillägget är du redo att börja använda Outlook-integrationen. Gå till kalendern och öppna ett möte. Om du använder det förenklade menyfliksområdet hittar du TimeLog for Outlook genom att klicka på de tre prickarna. Om du använder det klassiska menyfliksområdet hittar du TimeLog for Outlook direkt i menyfliksområdet.

Klicka på knappen ”TimeLog för Outlook”. Eftersom det är första gången du använder tillägget måste du logga in i TimeLog för att koppla ihop ditt kalenderkonto i Outlook med ditt TimeLog-användarkonto. Klicka på knappen ”Nästa”.

Klicka på knappen ”Allow” för att öppna ett nytt fönster som startar inloggningsflödet.

Följ inloggningsflödet som är detsamma som när du loggar in i dina andra TimeLog-appar. När du har loggat in kommer TimeLog att be dig att tillåta Outlook-addin-programmet att ansluta till ditt
TimeLog-konto. Klicka på knappen ”Tillåt appen att komma åt mina data”.

Nu är din Outlook-kalender ansluten till ditt TimeLog-konto och du är redo att använda integrationen.

I nästa avsnitt får du lära dig hur integrationen fungerar.

Omvandla din kalender till tidsregistreringar eller frånvaroregistreringar

När du har kopplat ihop Outlook och TimeLog kan du börja koppla mötena i din kalender till uppgifter för att skapa tidsregistreringar eller till en frånvarokod för att planera din frånvaro direkt från Outlook.

Koppla ett möte till en uppgift

Öppna ett möte och klicka på ”Lägg till tidsregistrering”. Beroende på hur du har konfigurerat menyfliksområdet kan den här åtgärden döljas i ”...” i verktygsfältet. Om du byter från ”Simplified ribbon” till ”Classic ribbon” bör åtgärden synas direkt i verktygsfältet.
TimeLog for Outlook visar nu en sökpanel så att du kan hitta rätt uppgift att koppla mötet till.

Du kan välja att söka efter kunder, projekt eller direkt i uppgifterna.

Om du väljer en kund kommer du till en sökning i listan över projekt under den valda kunden. Om du väljer ett projekt kommer du till en sökning i listan över uppgifter under det valda projektet.

När du har hittat rätt uppgift och vill koppla den till mötet klickar du på plusset på uppgiftskortet i listan, vilket öppnar panelen för tidsregistrering.

All information i tidsregistreringen är förifylld från mötet, men det är fritt fram att korrigera informationen efter behov, t.ex. om ett möte blev kortare eller längre än planerat eller om du vill att kommentaren ska skilja sig från mötets titel.

Justera eventuell information som inte är korrekt och klicka på spara för att lägga till tidsregistreringen.

Planera semester och annan frånvaro från Outlook

Det är bra om du lägger in din semester eller annan frånvaro, t.ex. kurser eller konferenser, i din kalender så att du inte verkar tillgänglig för möten under den period du är borta.

Skapa ett möte i din kalender som sträcker sig över hela arbetsdagen eller den tidsperiod som du är borta för partiell frånvaro. Öppna tidsregistreringspanelen i TimeLog och klicka på sökkategorin ”Frånvaro”.

Nu visas dina frånvarokoder i sökresultatet. Klicka på plustecknet på rätt frånvarokort så öppnas frånvaroregistreringspanelen.

Justera eventuell information som inte är korrekt och klicka på spara för att spara frånvaroregistreringen.

VIKTIGT! Om du lägger till en tidsregistrering för ett möte i framtiden skapas inte en tidsregistrering i din tidrapport, eftersom det är en plan för framtida arbete. TimeLog skapar i stället tidsregistreringen vid midnatt när dagen kommer. Frånvaroregistreringar skapas oavsett vilket datum mötet äger rum. Frånvaro kan behöva godkännas och är en aktiv del av resursplaneringen.

Hur ändringar i möten påverkar tidsregistreringen och vice versa

När du har kopplat en tidsregistrering till ett möte kommer specifika ändringar i mötet också att påverka tidsregistreringen.
Om du ändrar datum, starttid eller sluttid ändras samma sak för den anslutna tidsregistreringen. Detta sker oavsett om du själv gör ändringen eller om andra gör ändringar i mötet, t.ex. om arrangören flyttar mötet.

Om du tar bort ett möte som är kopplat till en tidsregistrering tas även den kopplade tidsregistreringen bort.

Om du uppdaterar en tidsregistrering i någon annan TimeLog-app för tidsregistrering ändras inte mötet i kalendern, men registreringen i kalendervyn återspeglar ändringarna i tidsregistreringen.

Särskilda anteckningar

TimeLog Tracker för Outlook stöder inte virtuelt Windows för Mac och du kan inte använda den till att skapa nya kalenderhändelser i din smartphone. Om du har skapat en händelse på din Windows-dator och överfört informationen till TimeLog kommer händelser dock flyttas med om du flyttar dem i Outlook via din smartphone.

Du kan inte lägga till aktiviteter på återkommande händelser

Microsoft Outlook-integrationen fungerar med följande versioner:

• Exchange server 2010 och nyare
• Office 365

 

Observera att integrationen inte är integrerad i vår nya resursplanerare ännu, vilket innebär att du inte kan se planerade timmar i Outlook i resursplaneraren. Det kommer istället att visas på dagen för evenemanget i resursplaneraren.

TimeLogs Outlook-integration fungerar inte med TimeLog-tillägget på Windows på grund av säkerhetsregler. Om du stöter på problem kan du kontakta din IT-ansvarige. Tillägget finns i Outlook-programmet.