Import av personliga utgifter

Introduktion

Om du har utgifter som du vill föra över till projekt i TimeLog kan du enkelt importera utgifterna med en kommaseparerad fil. På så sätt slipper du att lägga in utgifterna manuellt.

Beskrivning

Så här gör du:

Välj filen med de data som ska importeras med hjälp av Bläddra-knappen. Under Importalternativ till höger väljer du:

• Vilken fältseparator används i filen.
• Vilket format har utgifterna rapporterats i, detta val styr vilket tal- och datumformat som används vid importen.
• Om filen innehåller kolumnöverskrifter ska du markera rutan 'Min fil innehåller kolumnöverskrifter'.

Klicka på Fortsätt.

Om filen inte innehåller några fel kommer dess innehåll visas i en tabell under fliken Välj utgifter. Om importfilen inte kan läsas in kommer orsaken att visas på din skärm. Denna typ av fel beror oftast på att importfilen inte är anpassad för det specifika formatet. Om en utgift innehåller fel måste det rättas i filen innan den kan importeras igen. Så formateras importfiler.

Klar att importera

Efter att de har hämtats in i TimeLogs importverktyg kommer alla utgifter i importfilen att visas på en rad i resultatlistan.

Vid Visning anges hur många av utgifterna som är klara att importeras samt hur många som inte är redo. Genom att markera Alla, Klar för import (x) eller Ej klar för import (x) anpassar du visningen. Detta kan vara praktiskt om tabellen innehåller många linjer.
Utgifter som är klara för import kommer ha en ljusgrå bakgrund i tabellen medan utgifter med fel kommer ha en rosa bakgrund.
Vanligaste felet är att några upplysningar saknas i utgifterna, t.ex. behöver TimeLog veta vilket projekt utgiften tillhör. Det är upplysningar som oftast inte kan väljas i ekonomisystemet.

Förbered data för import genom att göra följande:

• Håll musen över trekantenen längst till vänster i raden för att se felbeskrivningar. Det kan t.ex. stå ”Du måste välja ett projekt”.
• Rätta felet t.ex. genom att välja ett projekt för den aktuella utgiften i kolumnen Projekt.

Utför import

När det inte finns några röda rader i resultatlistan är det dags att importera data till utvalda projekt.

• Markera rutorna till höger om de utgifter som ska importeras. Använd ev. den översta rutan för att markera alla utgifter.
• Öppna listrutan Välj handling och välj Importera i menyn, klicka därefter på OK.

Framför tabellen visas sedan ett meddelande om hur många utgifter som importerades. Eventuella fel och varningar visas överst på skärmen.

Nu är importen klar.

Ta bort utgifter från en tabell

Utgifter som du inte vill importera, t.ex. de som innehåller fel, kan raderas ur listan. Översta raden i tabellen med blå bakgrund kan användas för att välja utskrifttyper, projekt och medarbetare för alla utgifter på en gång, liksom alla utgifter kan väljas till eller från med hjälp av rutorna.

• Markera rutorna till höger om de utgifter som ska tas bort från listan.
• Öppna listrutan Välj handling och välj Ta bort i menyn, klicka därefter på OK.

Utgiftstyp och kontonummer

Utgiftstyp KAN krävas i TimeLog men inte alltid. Om utgiftstyp är tom vid import eller inte känd av TimeLog, men krävs kommer detta indikeras med en varningstriangel till vänster i tabellen. Utgiftstyp ska därför väljas i tabellen för relevant utgift innan den importeras. 

Beloppen i tabellen avrundas enligt de inställningar som valts i TimeLogs systemadministration.

Ange kontonummer för olika utgiftstyper

I Systemadministrationen kan man koppla ett kontonummer till olika utgiftstyper. På så sätt känner TimeLog ofta igen de kontonummer som kommer från ekonomisystemet och som finns med i importfilen eller direktimporten. Om så är fallet kommer Utgiftstyp var ifyllt i tabellen och man behöver då inte fylla i den manuellt.

Kolumner i tabellen

• Datum: Datumet anger vilken dag utgiften är betald.
• Utgiftsnr,: Ekonomisystemets unika referens till denna utgift. Fältet är en förutsättning för at utgiften går att importera.
• Leverantör: Unik referens till leverantören. Fältet anges som ett nummer i importfilen eller direktimporten och visas som ett namn i tabellen. Numret måste finnas som kundnummer i TimeLogs kunddatabas (TimeLog CRM eller Kunder och Kontaktpersoner). Kunden ska ha status: Leverantör.
• Kommentar: Textbeskrivning av utgiften som kommer från importfilen.
• Fakturanr.: Om utgiften härrör från en faktura som rapporterats i ekonomisystemet kan fakturans nummer ha infogats i detta fält.
• Kontonr.: Kontonumret för det konto som utgiften är rapporterat på i ekonomisystemet. Om det finns kontonummer på utgiftstyperna i TimeLog används numret till att definiera utgiftstyp för utgiften.
• Valuta (¤): Den valuta som utgiften betalades i.
• Valutakurs: Gällande valutakurs den dag utgiften betalades.
• Belopp inkl. moms: Inköpspris inklusive moms i den valuta som utgiften betalades i. Beloppet är avrundat enligt TimeLogs inställningar.
• Moms: Momsen kommer från importfilen eller direktimporten där den anges som en sats i procent. Satsen omvandlas till det belopp som visas i tabellen.
• Utgiftstyp: Fältet anger den utgiftstyp som utgiften i importfilen importerades till i TimeLog. Utgiftstyper i TimeLog är kopplade till kontonumret. Om ett kontonummer för utgiften finns i importfilen eller direktimporten kommer det per automatik styra vilken utgiftstyp som används i tabellen. Om TimeLog inte hittar något kontonummer kommer Utgiftstyp inte fyllas i.
• Projekt: Projektet har angetts som ett projektnummer i importfilen eller direktimporten och detta styr vilket projekt utgiften knyts till i TimeLog. Om projektnumret inte anges i importfilen eller direktimporten, om det inte känns igen, eller om projektet är inaktivt, ska projekt anges manuellt i tabellen för relevant utgift.
• Medarbetare: Medarbetare är per automatik inställt att vara den person som är inloggad i TimeLog, och som utför importen, men inställningen kan ändras vid behov. Innehållet i denna kolumn härrör INTE från importfilen eller direktimporten, men medarbetare måste vara ifylld i tabellen för att utgiften ska kunna importeras.