Milersättning

Introduktion

I systemadministrationen -> Tid- och utgiftsrapportering -> Milersättning får du en översikt över de milersättningar som lagts in för dig och dina medarbetare att använda vid rapportering av resor. 

Beskrivning

Här kan du lägga in och underhålla de milersättningar som används i samband med betalning av transportutgifter. Milersättning är den kostnad medarbetaren får ersättning för per km vid transport i egen bil. Kostnader för transport blir automatiskt en projektutgift på det projekt som transporten är knuten till. Denna kostnad kan vidarefaktureras kunden i TimeLogs faktureringsmodul.

Filter

Längst upp på sidan hittar du filtret där kan du välja om du vill se aktiva, inaktiva eller alla milersättningar. Som standard visas bara aktiva belopp. Klicka på Visa för att visa dina belopp i listan nedan. 

Milersättning

Här ser du en lista med de milersättningar som lagts in i systemet. Du kan även se om transporten betalas ut till medarbetaren samt kostnads- och försäljningspris per km för de enskilda beloppen. I översikten kan du också se om beloppen är markerade som standard och du kan avaktivera och aktivera belopp genom att klicka på den gröna bocken eller den gråa pricken.

Längst ut till höger kan du markera de enskilda milersättningarna och i menyn kan du välja att ta bort eller ändra status mellan aktiv och inaktiv. Klicka på OK så verkställs åtgärden automatiskt.

Skapa en ny milersättning

Beroende på hur systemadministratören har ställt in systemet ska du fylla i olika fält för din milersättning.

• Klicka på Ny milersättning
• Ange ett beskrivande namn för beloppet i textfältet Namn
• Om du har aktiverat det kan du även ange Kontonr i ekonomisystem. Då kan du smidigt importera data som kostnader till ditt ekonomisystem efteråt
• Om transport med detta belopp inte ska ersättas medarbetaren klickar du på Spara så skapas din milersättning. Om transport med detta belopp ska ersättas medarbetaren klickar du på Ersätt så fortsätter inställningen
• Om du aktiverar ersättning kan du ange vilka lönekoder från lönesystemet som rapporterna ska läggas in på. Om du har aktiverat att du kan ange beskattningsbar andel ska du fylla i två fält: ett för den beskattningsbara delen och ett för den skattefria delen
• Markera Standard för egen bil om milersättningen ska fungera som standardbelopp för bilar som dina medarbetare själva lägger in via vår TimeLog Mobile-app
• Klicka på Spara

Redigera milersättning

Du kan både redigera själva milersättningen och den period som beloppet gäller för. 

Milersättning

Beroende på hur systemadministratören har ställt in systemet ska du fylla i olika fält för din milersättning.

• Klicka på den milersättning du vill redigera. Då kan du redigera samma fält som förut
• Redigera namnet för beloppet i textfältet Namn
• Om du har aktiverat det kan du även ange Kontonr i ekonomisystem
• Om transport med detta belopp inte ska ersättas medarbetaren klickar du på Spara så skapas din milersättning. Om transport med detta belopp ska ersättas medarbetaren bockar du för Ersätt så fortsätter redigeringen
• Om du aktiverar ersättning kan du ange vilka lönekoder från lönesystemet som rapporterna ska läggas in på. Om du har aktiverat att du kan ange beskattningsbar andel ska du fylla i två fält: ett för den beskattningsbara delen och ett för den skattefria delen
• Markera Standard för egen bil om milersättningen ska fungera som standardbelopp för bilar som dina medarbetare själva lägger in via vår TimeLog Mobile-app
• Klicka på Spara

Perioder

Under Perioder bestämmer du vilka belopp som gäller inom en viss period. Perioderna hjälper dig att uppdatera de enskilda beloppen år för år istället för att du ska skapa nya. Det hjälper dig att administrera milersättningar. Du behöver bara skapa en ny period om du ändrar beloppen.

I själva listan ser du de perioder som redan finns i systemet. Beroende på dina inställningar i Inställning av utgifts- och reserapportering finns det sex eller sju kolumner i visningen:

• Startdatum: Visar startdatum för din milersättningsperiod
• Slutdatum: Visar slutdatum för din milersättningsperiod
• Ersättningsbelopp per km: Här anger du vilket belopp dina medarbetare ska ha utbetalt per km
• Skattefri andel: Här anger du den skattefria andelen som ofta har fastställts av staten (om det är aktiverat under Inställning av utgifts- och reserapportering)
• Kostnad: Här anger du den kostnad som läggas på på projektet per körd km. Kostnaden är normalt identisk med det belopp som ersätts per km
• Försäljningspris: Här anger du hur mycket kunderna ska faktureras per km
• Redigera/ta bort: Om du klickar på blyertspennan kan du redigera perioden och om du klickar på soptunnan kan du ta bort perioden

Ny period

Du lägger in en ny period genom att klicka på knappen Ny period. Då har du följande alternativ:

• Startdatum: Visar startdatum för din milersättningsperiod
• Slutdatum: Visar slutdatum för din milersättningsperiod
• Ersättningsbelopp per km: Här anger du vilket belopp dina medarbetare ska ha utbetalt per km
• Skattefri andel: Här anger du den skattefria andelen som ofta har fastställts av staten (om det är aktiverat under Inställning av utgifts- och reserapportering)
• Kostnad: Här anger du den kostnad som läggas på på projektet per körd km. Kostnaden är normalt identisk med det belopp som ersätts per km
• Försäljningspris: Här anger du hur mycket kunderna ska faktureras per km

Se en demo på hur det fungerar: