Länka kund med integration

Introduktion

Denna vägledning ger dig en genomgång av hur du löpande underhåller er kunddatabas efter att ni har konfigurerat och aktiverat en finansintegration.

Beskrivning

Vid konfigurationen av er finansintegration valde ni vilket system som ska vara master för skapandet av nya kunder, vilket påverkar hur nya kunder skapas i TimeLog och ekonomisystemet.

Beroende på vilket integrerat ekonomisystem ni har, kan ni välja mellan följande kundägar-konfigurationer:

Kunder skapas i TimeLog och synkroniseras till ekonomisystemet vid överföring av fakturor
Kunder skapas i ekonomisystemet och importeras manuellt till TimeLog
Kunder kan skapas i båda systemen och synkroniseras till det andra systemet. Finns endast i integrationen med Microsoft Business Central och Navision

1. Kunder skapas i TimeLog och synkroniseras till ekonomisystemet vid överföring av fakturor

När TimeLog är master för att skapa nya kunder, ska efterföljande uppdateringar av kundens information också göras i TimeLog.

När ni skapar en ny kund i TimeLog, överförs och skapas den nya kunden i ekonomisystemet i samband med att nästa faktura skickas över till ekonomisystemet, och kunden länkas därmed ihop. Beroende på ekonomisystemet, skapas även fakturans kontaktperson i ekonomisystemet.

Efterföljande uppdateringar av en tidigare länkad kunds information i TimeLog överförs automatiskt till ekonomisystemet när du klickar på UPPDATERA på kundkortet.

Vi rekommenderar ofta denna inställning, eftersom det ger dig minimal administration, då all kundinformation hanteras i TimeLog.

Om ni skapar en ny kund i ekonomisystemet måste den nya kunden importeras via Länka kunder i finansintegrationen. Import av kunder via Länka kunder beskrivs i integrationens online-vägledning.

2. Kunder skapas i ekonomisystemet och importeras manuellt till TimeLog

När ekonomisystemet är valt som master för att skapa nya kunder måste nyregistrerade kunder i ekonomisystemet därefter importeras manuellt till TimeLog. Denna import genomförs via Länka kunder i finansintegrationen.

Import av kunder via Länka kunder beskrivs i integrationens online-vägledning.

Efterföljande uppdatering av kundinformation i ekonomisystemet kan inte importeras till TimeLog.

Om integrationen är ansluten till en Microsoft Business Central- eller Navision-installation, skapas nya kunder automatiskt i TimeLog. Uppdateringar av kundinformation överförs också automatiskt till den länkade kunden.

3. Kunder kan skapas i båda systemen och synkroniseras till det andra systemet

Den här, tredje konfigurationsmöjligheten, är endast tillgänglig i integrationerna med Microsoft Business Central och Navision.

Vid val av denna konfiguration kan båda systemen vara master för nya kunder och uppdateringar, med samma funktionalitet som beskrivs i punkt 1 och 2.

Tillåt TimeLog att automatiskt länka kunder…

Vid aktivering av denna funktion ger du TimeLog tillåtelse att skapa nya kunder och kontaktpersoner samt att länka kunder med samma organisationsnummer eller CVR-nummer, beroende på vilket system som valts som master för nya kunder.

TimeLog är master för nya kunder.

När funktionen är aktiverad kontrollerar TimeLog om TimeLog-kundens organisationsnummer/CVR-nummer redan finns i ekonomisystemet innan nya fakturor överförs. Om integrationen hittar en matchning länkas kunden utan överföring av kundinformation.

Om integrationen inte hittar någon matchning på organisationsnummer/CVR-nummer skapas och länkas fakturakunden i ekonomisystemet med kundinformationen från TimeLog.

Vid överföring av fakturor registreras fakturans kontaktperson på den länkade kunden i ekonomisystemet, om ekonomisystemet har en särskild databas för kontaktpersoner.

Det är också möjligt att skapa och länka TimeLog-kunden via kundkortet i TimeLog.

Klicka på de tre prickarna till höger om kundnamnet.
Klicka på "Länka kund via integration" i popup-fönstret.
Klicka på den svarta pricken bredvid namnet på ekonomisystemet och TimeLog-kunden skapas i ekonomisystemet med kundinformationen från TimeLog.

Om TimeLog hittar en matchning på organisationsnummer eller CVR-nummer länkas kunden utan överföring av kundinformation.

Om ni har TimeLog MLE aktiverat och har skapat integrationer till flera ekonomisystem kommer pop up-fönstret att visa namnen på de aktiva finansintegrationerna.

Nästa gång du öppnar "Länka kund via integration" visas en grön bock som indikation på att kunden är länkad.

När kundinformationen uppdateras i TimeLog överförs den nya eller saknade kundinformationen automatiskt till den länkade kunden i ekonomisystemet när du klickar på UPPDATERA på kundkortet.

Ekonomisystemet är master för nya kunder

När ekonomisystemet är master för nya kunder och " Tillåt TimeLog att automatiskt länka kunder…" är aktiverat, kan TimeLog länka och överföra fakturor om det finns en matchning på organisationsnummer (CVR-nummer) i ekonomisystemet. Dock överförs ingen kundinformation från TimeLog till ekonomisystemet.

Det är inte möjligt att länka TimeLog-kunder via TimeLogs kundkort.

Avbryt länkning

Om ni vill avbryta en länkning ska den göras via kundkortet i TimeLog.

Klicka på de tre prickarna till höger om kundnamnet.
Klicka på "Länka kund via integration" i pop up-fönstret.
Klicka på den gröna bocken bredvid ekonomisystemets namn och länkningen avbryts.