Import av kunder

Introduktion

Guide: Hur man importerar kunder i TimeLog via Kunder -> Sök kunder -> Importera kunddata.

Beskrivning

TimeLog gör det möjligt att importera kunddata från filer som är separerade genom semikolon-, komma-, eller tabulator i filformaten .txt och .csv.

Steg 1

• Öppna Kunder eller TimeLog CRM (F3) och klicka på länken Importera kunddata… under menyn Åtgärder.
• Välj den önskade filen via knappen Browse… och ändra eventuellt import-specifikationen så att informationen matchar den importerade filens data. Klicka på knappen Nästa.

Steg 2

• Välj vilken Status: och Kundansvarig: som de importerade kontakterna ska tilldelas i TimeLog. Valet gäller alla kontakter i importfilen.
• Välj Nej under Skapa en uppgift automatiskt i TimeLog CRM om kontaktlistan endast ska importeras och det inte ska upprättas en uppgift för varje importerad kontakt.
• Klicka på knappen Nästa.

Steg 3

I detta steg av importen väljs vilken datakolumn i importfilen som ska importeras
som kund- eller kontaktpersoninformation.

• För varje kolumn i importfilen väljs vilken typ av data den importerade informationen skall associeras till i TimeLog (Kunder eller Kontaktpersoner).
  Det markerade namnet kommer från kolumnöverskriften i importfilen.
• Kolumnen Kunder innehåller information för företaget och kolumnen Kontaktpersoner innehåller information för kontaktpersoner. Om kontaktpersonen
  är relaterad till ett företag ska företagsnamnet även framgå i importfilen.
• Valmenyerna under kolumnerna Kunder och Kontaktpersoner representerar datafält i TimeLog, som importfilens data ska associeras med.
  Importfilens data måste väljas från en av de två databaskolumnerna. Antingen
  i kolumnen Kunder eller Kontaktpersoner.
• Under kolumnen Kunder kan datafilen innehålla följande textfält: Företag, Adress 1, Adress 2, Postnummer, Stad, Land, Telefon, Fax, E-post, Hemsida, Postgiro/Bankgiro, Org.nr, Kommentar och Branschkod.
• Kolumnen Kontaktpersoner kan importera information så som; Förnamn, Efternamn, Titel, Kund (företagsnamn), Adress 1, Adress 2, Postnummer, Stad, Land, Telefonnr., Mobilnr., privatnr., Fax, E-post, Födelsedag och Kommentar.
• Om en kolumn från importfilen inte ska tas med i importen väljs Utelämna från vallistan.
• Data från de tre första raderna från importfilens kolumner visas längst ut till vänster.
• Välj vilken kolumn från importfilen som ska tillföras till vilket databasfält i TimeLog i valmenyn och klicka på Nästa.

Dataimportfilen blir därefter jämförd med existerande kunddata i TimeLog.

Steg 4

I detta steg av importen visas resultat av jämförelsen mellan importfilen och existerade data i TimeLog. De färgade cirklarna till vänster indikerar om det finns importdata som kräver särskild uppmärksamhet.

• Finns det ingen överensstämmande data kommer den aktuella raden vara markerad med en grön cirkel och kolumnen Ny med en blå cirkel.
• Finns det överensstämmande data kommer den aktuella raden vara markerad med en gul cirkel och kolumnen Utelämnad kommer vara markerad.
• Klicka på plus-ikonen till vänster av raden för att visa all importdata och för att välja hur varje enskilt datafält ska hanteras vid importen.
• Efter ändring av datafält kommer kolumnen Ersätt vara markerad och eventuell existerande data i TimeLog kommer skrivas över.
• Efter genomgång och ev. ändring utförs importen genom att klicka på Nästa och därefter OK i pop-upp fönstret, om importen ska genomföras.

Steg 5

Här ges en kort beskrivning av importresultatet.

• Klicka på Stäng fönstret för att avsluta importen och för att gå tillbaka till TimeLog.

Importerad data är nu tillgänglig i TimeLog.