Visma Administration

Introduktion

Integrationen mellan TimeLog och Visma Administration gör det möjligt för det två systemen att samarbeta.

Beskrivning

Från TimeLog till Visma Administration sker:

Automatisk överföring av kunder
Automatisk överföring av kontaktpersoner
Automatisk överföring av medarbetare
Automatisk överföring av fakturor

Från Visma Administration till TimeLog sker:

Synkronisering av artikelnummer

Även följande utförs:

Uppdatering av information om kunder och kontaktpersoner i Visma Administration

Integrationen ger er en rad fördelar:

TimeLog är bättre lämpat för att skapa fakturor utifrån data som bygger på tid än Visma Administration
TimeLog har stöd för ekonomisk analys och kan generera rapporter på bakgrund av alla tillgängliga dimensioner (medarbetare, projekttyp, projektkategori, avdelning mm.) inklusive ekonomi
Projektledarna hittar all information om fakturering i TimeLog och behöver inte ha tillgång Visma Administration och ni kan därmed spara in licenskostnader
Överföringen av fakturor till Visma Administration sparar tid och ger er bättre kontroll över att faktureringen blir korrekt

Konfigurering sker via Systemadministration -> Integrationer & API -> Integrationer.

Konfigurering av anslutning

När du har lagt till Visma Administration, blir du ombedd att ange URL från Visma Administration, Användar-ID och Lösenord för att logga in. Klicka på Anslut. När anslutningen skapats och integrationen är aktiv, kommer du se två gröna bockar vid denna sektion.

Vi rekommenderar att du använder en extra licens till Visma Administration. Denna licens använder du till att ansluta integrationen med så att ni undviker att anslutningen inaktiveras om en person ändrar inloggningsinformation eller slutar hos er. Extralicensen ska vara ’superanvändare’ för att kunna skapa och uppdatera kunder i Visma Administration.

Notera att: Om du inte kan skapa anslutningen kan det bero på att ni måste aktivera API-tillgången i Visma Administration under Inställningar och tilläggsmoduler.

Konfigurering av kunder

För att kunna använda integrationen måste du först länka samman kunddatabaserna i systemen. Därefter väljer du hur du vill underhålla din kundinformation framöver. Vi rekommenderar att du använder TimeLog som master för din kunddatabas, så att du kan lägga så lite jobb som möjligt på underhåll.

Länkning av kunddatabaser

För att kunna överföra fakturor måste kunden som fakturan ställs till även finnas i Visma Administration. Klicka på Länka kunder för att börja. Detta ändrar visningen till fyra flikar:

Ett förslag: Kundpar som matchar direkt
Flera förslag: Kunder i Visma Administration där det finns mer än en matchande kund i TimeLog
Inga förslag: Kunder i Visma Administration som inte har någon match i TimeLog
Ignorerade kunder: Kunder i Visma Administration som inte behövs i TimeLog (du kan ignorera kunder på varje flik med förslag – läs mer om det efter de fyra scenarierna för länkning av kunder)

Under samtliga fyra flikar finns det fyra alternativ till hur man kan länka samman kundinformationen:

Överför och använd data från Visma Administration: Denna åtgärd länkar samman kundparen och skriver över kundinformationen i TimeLog med kunddata från Visma Administration. Fält som inte är ifyllda i Visma Administration skrivs inte över i TimeLog.
Överför och använd data från TimeLog: Denna åtgärd länkar samman kundparen och skriver över kundinformation i Visma Administration med kundinformation från TimeLog. Fält, som inte är ifyllda i TimeLog, kommer inte att överföras.
Importera som ny kund i TimeLog: Denna åtgärd skapar en ny kund i TimeLog utifrån information från Visma Administration.
Ignorera en kund/kunder: Den här handlingen ignorerar kunder från Visma Administration och lägger in dem på en egen flik

När ni har importerat de nya kunderna i TimeLog rekommenderar vi att ni även korrigerar er kundnummerserie i Systemadministration -> Allmänna inställningar -> Nummerserier, så att nya kunder som skapas i TimeLog får ett kundnummer som fortsätter i Visma Administrations nummerserie. På så sätt kommer kundnumren vara identiska i båda systemen.

Notera att: För att kunna överföra kunder till Visma Administration och koppla samman kundpar får kundnumret i TimeLog endast bestå av siffror eftersom Visma Administration inte har stöd för bokstäver och specialtecken. Kundnumret kan ha upp till nio siffror.

Hur länkningen sker beror på nedanstående förutsättningar:

Det finns ingen kunddata i Visma Administration eller TimeLog
Det finns kunddata i Visma Administration, men inte i TimeLog (ny TimeLog-kund).
Det finns kunddata i TimeLog, men inte i Visma Administration (ny Visma Administration-kund).
Det finns kunddata i både TimeLog och Visma Administration

Nedan går vi igenom de fyra olika scenarierna var för sig.

Scenario 1: Det finns inga kunddata i Visma Administration eller TimeLog

I detta fall är länkning av kunddatabaserna inte nödvändig, så denna punkt kan hoppas över. Kunder kommer att skapas löpande i Visma Administration antingen genom länkning från kunddatabasen i TimeLog eller i samband med fakturering.

Scenario 2: Det finns kunddata i Visma Administration men inte i TimeLog

Börja med att överföra de relevanta kunderna i Visma Administration till TimeLog. Flikarna Ett förslag och Flera förslag kommer vara tomma och kan hoppas över. I fliken Inga förslag kommer alla kunder i Visma Administration visas. Markera de kunder som ska skapas i TimeLog och välj Importera til TimeLog som ny kund under Välj åtgärd, klicka sedan på OK.

Kunderna skapas nu i TimeLog och länkas samtidigt till Visma Administrations kunddatabas.

Scenarie 3: Det finns kunddata i TimeLog, men inte i Visma Administration

Scenarie 4: Det finns kunddata i både TimeLog och Visma Administration

Denna länkning är den mest tidskrävande, eftersom man behöver länka ihop de varje kundpar manuellt. Som tur är hjälper systemet till att matcha kundparen.

Var uppmärksam på att om du har många kunder i TimeLog eller Visma Administration så kommer det visas 200 kunder åt gången. Listan kan uppdateras genom att klicka på den lilla pilen vid antalet kunder.
När du är klar med att länka kunderna, klickar du på Tillbaka till integrationskonfigurering för att fortsätta att konfigurera integrationen.

Ignorera kunder

Du kan ignorera de kunder från Visma Administration som du inte behöver i TimeLog på alla tre flikar med förslag på länkning.

Du ignorerar kunderna genom att markera dem i avbockningsfälten längst ut till höger. Sedan väljer du Ignorera kund/kunder i menyn Välj handling. Därefter kan du hämta fler kunder från Visma Administration.

När du ignorerar kunder flyttas de till fliken Ignorerade kunder, där du får en samlad översikt. Härifrån kan du importera eller länka dem om du behöver dem senare.

Löpande underhåll av kunddatabaser

Löpande underhåll av dina kunddatabaser kan ske på tre sätt.

Utförs manuellt för kunder och kontaktpersoner i TimeLog
Sker automatiskt när nästa faktura överförs (rekommenderas)
Skapas i Visma Administration och via manuell import med funktionen Länka kunder

1. Utförs manuellt för kunder och kontaktpersoner i TimeLog

Väljer du detta alternativ kan du överföra din kund manuellt från TimeLog till Visma Administration genom att öppna kundkortet och klicka på blixt-ikonen. Här väljer du Länka kund via integration som öppnar en pop up-ruta där du kan klicka på den grå punkten för att länka samman. Systemet kommer be dig bekräfta att du vill skapa kunden, här klickar du OK. Du kan göra likadant med kontaktpersoner.

Det är även möjligt att ta bort länkningen igen genom att leta fram relevant kund eller kontakt, och sedan klicka på blixt-ikonen igen. Detta öppnar samma pop-up och här kan du nu klicka på bocken för att ta bort länkningen. I integrationsloggen kan du se om åtgärden har genomförts.

2. Sker automatiskt när nästa faktura överförs (rekommenderas)

När detta alternativ väljs kommer dina nya kunder från TimeLog överföras och skapas automatiskt i Visma Administration i samband med att du överför den första fakturan för kunden. Samtidigt kommer den kontaktperson som du har angett på fakturan skapas i Visma Administration.

Vi rekommenderar detta sätt eftersom det medför minst administration och minst manuellt underhåll samt att kan fakturera dina kunder snabbare.

3. Skapa i Visma Administration och manuell import via Länka samman kunder

Om du skapar en kund i Visma Administration först, måste du, oavsett vilket alternativ du väljer i TimeLog, använda Länka samman kunder för att importera kunden till TimeLog. Om du skapar kunden manuellt både i TimeLog och Visma Administration utan att länka, riskerar du att fakturan inte överförs på rätt sätt eller att systemet skapar dubbla kundpar.

Om du ändrar kundnummer i Visma Administration kommer integrationen inte fungera korrekt nästa gång du överför fakturor.

Import av artikelnummer

Börja med att klicka på länken Import av artikelnummer. Detta genererar en lista över aktiva artikelnummer i Visma Administration och du kan då markera de artikelnummer som ska användas i TimeLog. Välj Aktivera och klicka på OK.

Konfigurering av artikelnummer

Ett viktigt element i integrationen mellan TimeLog och Visma Administration är att skapa en artikelnummerkatalog i TimeLog. Visma Administration kräver att varje fakturarad har ett artikelnummer som anger hur fakturan ska redovisas i bokföringen både när det gäller moms och omsättningsstatistik. Om artikelnummer inte valts för en fakturarad i TimeLog så kan fakturaraden inte bokföras. Endast bokförda TimeLog-fakturor kan överföras till Visma Administration.

Inställningen av artikelnummer i TimeLog sker i följande steg:

Uppdatering av standardartikelnummer för projektarbete och externa kostnader
Länkning av artikelnummer för TimeLogs olika typer av data

Integrationen fungerar även om konfigurering av standardartikelnummer inte har utförts. I dessa fall väljer man manuellt ett artikelnummer till varje fakturarad när en faktura skapas i TimeLog.

Vi rekommenderar att standardartikelnummer ställs in eftersom det kommer spara tid vid fakturering då varje fakturarad får korrekt artikelnummer redan när utkastet skapas. Det är en fördel, i synnerhet om ni är många som jobbar med att skapa fakturor. Konfigurering av standard-artikelnummer stärker datakvalitén i er rapportering och årsredovisning, och ni sparar tid när ni slipper dubbelkolla varandras arbete.

1. Konfigurering av standard-artikelnummer för projektarbete och externa kostnader

För att göra faktureringen enklare och snabbare kan TimeLog ställas in till att föreslå artikelnummer till fakturalinjerna automatiskt utifrån de data som ska faktureras. Du kan ange en regel för standardartikelnummer för varje data- och betalningstyp i TimeLog. Du kan även ange om artikelnummer ska väljas vid fakturering eller välja ett artikelnummer för den specifika datatypen i TimeLog.

2. Länkning av artikelnummer för TimeLogs olika typer av data

När du har valt standardartikelnummer är det dags att ange vilka artikelnummer som ska användas till de olika datatyperna. Beroende på de inställningar du precis har angett, har du olika alternativ under Åtgärder till höger. Klicka på t.ex. på Koppla artikelnummer till timpris. I Timpriser finns det en ny kolumn, Artikelnummer. Klicka på ett timprisets namn eller på Redigera och välj ett artikelnummer. Ett artikelnummer kan användas till flera timpriser. Om det inte går att välja ett enskilt artikelnummer till ett timpris kan detta lämnas tomt. Sedan väljer man artikelnummer på varje fakturarad.

Vid länkning av artikelnummer till olika datatyper har du tre olika valmöjligheter: Välj vid fakturering, Välj dimension eller ett importerat artikelnummer.

Välj vid fakturering: Här ska artikelnumret väljas på den specifika fakturaraden när du skapar dina fakturor
Välj dimension: Här måste den valda dimensionen sedan uppdateras i systemadministrationen
Om ett specifikt artikelnummer väljs: Artikelnumret läggs automatiskt till på fakturarader som innehåller denna datatyp

Har du t.ex. valt Timpris för datatypen Använd tid, ska du ange ett artikelnummer vid de specifika timpriserna i Systemadministration ->Ekonomi -> Timpriser. Klicka på timprisets namn eller på Redigera och välj ett artikelnummer. Samma artikelnummer kan användas för flera timpriser. Om det inte går att välja ett enskilt artikelnummer till ett timpris kan detta lämnas tomt. Du kan sedan välja artikelnummer på varje fakturarad.

Har du valt Projekttyp, Projektkategori, Utgiftstyp eller Aktivitetstyp, anger du artikelnummer i Systemadministration-> Ekonomi -> Artikelnummer. Här anger du datatyp överst i filtret och sedan väljer du ett artikelnummer per enhet i listan.

Samma artikelnummer kan användas för flera dimensionsnamn.

Klicka på Tillbaka till integrationskonfigurering för att gå tillbaka och klicka in på nästa typ.

Bekräfta integrationskonfigurering

Avsluta konfigureringen genom att bekräfta att du har gått igenom och avslutat alla steg i konfigureringen. Se den som en checklista. så är du säker på att du har gått igenom allt. Länkningen av kunder är kritisk eftersom bristande konfigurering här kan medföra att TimeLog skapar kunder i Visma Administration som redan finns där sedan tidigare.

Markera kryssrutorna, klicka på Aktivera ̶ sedan är integrationen klar.

Senast uppdaterad 07 jun 2023