Visma Administration

Introduktion

Integrationen mellan TimeLog och Visma Administration gör det möjligt för det två systemen att samarbeta.

Beskrivning

Från TimeLog till Visma Administration sker:

Automatisk överföring av kunder
Automatisk överföring av kontaktpersoner
Automatisk överföring av medarbetare
Överföring av fakturor

Från Visma Administration till TimeLog sker:

Synkronisering av kunder
Synkronisering av artikelnummer
Enkel import av kostnader via Import av projektkostnader

Även följande utförs:

Uppdatering av information om kunder och kontaktpersoner i Visma Administration
Avstämning av fakturor mellan de två systemen

Integrationen ger er en rad fördelar:

TimeLog är bättre lämpat för att skapa fakturor utifrån data som bygger på tid än Visma Administration
TimeLog har stöd för ekonomisk analys och kan generera rapporter på bakgrund av alla tillgängliga dimensioner (medarbetare, projekttyp, projektkategori, avdelning mm.) inklusive ekonomi
Projektledarna hittar all information om fakturering i TimeLog och behöver inte ha tillgång Visma Administration

Överföringen av fakturor till Visma Administration sparar tid och ger er bättre kontroll över att faktureringen blir korrekt

Konfigurering sker via Systemadministration -> Integrationer & API -> Integrationer.

Konfigurering av anslutning

Upprättande av integrationen till Visma Administration ska utföras av TimeLog, med den information ni tillför i den skickade integrationsdokumentationen, i samarbete med er IT-partner.

När anslutningen har etablerats är integrationen redo att konfigureras.

NOLLSTÄLL.

Nollställning av integrationen ska endast användas om den aktuella integrationen behöver återställas. När du klickar på NOLLSTÄLL tas all importerad och sammankopplad information bort, och den nya integrationsanslutningen ska utföras av TimeLog.

Välj hur kunder och kontaktpersoner ska synkroniseras

I den här konfigurationssektionen ska ni först välja vilket system som ska vara master för skapandet av nya kunder, och därefter importera eller länka ihop era kunder från Visma Administration med TimeLog.

Val av master för nya kunder

Konfigurationssektionen visar tre alternativ för var nya kunder ska skapas när integrationen är aktiverad:

Från TimeLog till Visma
Från Visma till TimeLog
Till/från TimeLog till/från Visma

Väljer du Från TimeLog till Visma, ska alla nya kunder och uppdateringar av kunder läggas till i TimeLog. Nya kunder förs över och skapas i Visma Administration när den första fakturan skickas över.
TimeLogs kundnummer läggs till på den nya kunden i Visma Administration och TimeLog rekommenderar att ni även korrigerar er kundnummerserie i Systemadministration -> Allmänna inställningar -> Nummerserier, så att nya kunder som skapas i TimeLog får ett kundnummer som fortsätter i Visma Administrations nummerserie.
Uppdaterad kundinformation förs över när du klickar på UPPDATERA.

Väljer du Från Visma till TimeLog, ska de nya kunderna i Visma Administration importeras via Länka kunder, med åtgärden Importera till TimeLog som ny kund.
Observera att kunduppdateringar i Visma Administration inte kan överföras till TimeLog-kunden.

Väljer du Till/från TimeLog till/från Visma, överförs nya TimeLog-kunder som beskrivet i Från TimeLog till Visma. Nya kunder i Visma Administration ska importeras som nya kunder i TimeLog.
Observera att kunduppdateringar i Visma Administration inte kan överföras till TimeLog-kunden.

Vid val av Från TimeLog till Visma och Till/från TimeLog till/från Visma läggs en extra inställning till, som ger TimeLog möjlighet att automatiskt koppla ihop kunder som har samma VAT nummer i TimeLog och Visma Administration.
Vid överföring av fakturor kontrollerar TimeLog om kunden är länkad, om inte, kontrollerar TimeLog om det finns en matchning på kundens VAT nummer. Om det finns en matchning länkas kunden automatiskt.
Observera att TimeLog inte överför kundinformation till Visma Administrations kund.

Länkning av kunddatabaser

Kunder i de två systemen länkas ihop så att fakturor kopplas till samma kund i båda systemen. Klicka på knappen Länka kunder för att börja.

I det nya gränssnittet finns det fyra visningsalternativ för import och sammankoppling av kunder:

ETT FÖRSLAG: Kund par som matchar direkt
FLERA FÖRSLAG: Kunder i Visma Administration där mer än en matchande kund har hittats i TimeLog
INGET FÖRSLAG: Kunder i Visma Administration där det inte finns någon matchning i TimeLog
IGNORERADE KUNDER: Kunder i Visma Administration som inte behövs i TimeLog (du kan ignorera kunder på varje flik med förslag – läs mer om det efter de fyra scenarierna för länkning av kunder

Under samtliga fyra flikar finns det fyra alternativ till hur man kan länka samman kundinformationen:

Länka med data från TimeLog: Den här åtgärden kopplar ihop kundparen och skriver över kunddata i Visma Administration med kunddata från TimeLog. Fält som inte är ifyllda i TimeLog kommer inte att överföras. TimeLog kundnummer överförs inte till Visma Administration kund.
Länka med data från Visma: Denna åtgärd kopplar ihop kundparen och skriver över kunddata i TimeLog med kunddata från Visma Administration, inklusive kundnumret. Fält som inte är ifyllda i Visma Administration skrivs inte över i TimeLog. Visma Administration kundnummer överförs inte till TimeLog kund
Importera till TimeLog som ny kund: Den här åtgärden skapar en ny kund i TimeLog baserat på data i Visma Administration kunden, inklusive kundnumret.
Ignorera kund(-er): Denna åtgärd ignorerar kunderna från Visma Administration och placerar dem i en egen tabell. Kund namnen kan sedan importeras till TimeLog om behov uppstår.

När du har importerat de nya kunderna i TimeLog importeras även kundnumret från Visma Administration till kunden i TimeLog. Om du vill att TimeLog ska vara master för nya kunder rekommenderar vi att du korrigerar dina kundnummerserier i TimeLog Systemadministration >> Allmänna inställningar >> Nummerserier, så att de nya kunder du skapar i TimeLog får ett kundnummer som fortsätter nummerserien i Visma Administration. På så sätt blir kundnumren i de två systemen desamma.

Proceduren för länkning beror på något av följande typiska scenarier:

Det finns ingen kunddata i vare sig Visma Administration eller TimeLog
Det finns kunddata i Visma Administration och ingen i TimeLog (ny TimeLog installation)
Det finns kunddata i TimeLog men ingen i Visma Administration (ny Visma Administration installation)
Det finns kunddata i både TimeLog och Visma Administration

Nedan gås de fyra scenarierna igenom var för sig.

Scenario 1: Det finns ingen kunddata i vare sig Visma Administration eller TimeLog

I det här fallet är det inte nödvändigt att länka kunddatabaserna, så punkten kan hoppas över.

Scenario 2: Det finns kunddata i Visma Administration men ingen i TimeLog

Tabellvisningsalternativen Ett förslag och Flera förslag kommer att vara tomma och kan hoppas över. Börja med att överföra relevanta kunder i Visma Administration till TimeLog. När tabellen visar Inget förslag kommer alla aktiva kunder i Visma Administration att visas. Markera de kunder som ska skapas i TimeLog och välj Importera till TimeLog som ny kund under Välj åtgärd och klicka på OK.

Kunderna skapas nu i TimeLog och länkas samtidigt till Visma Administration kunddatabas. De nya kunderna i TimeLog får kundnumret från Visma Administration.

Scenario 3: Det finns kunddata i TimeLog men ingen i Visma Administration

I det här fallet finns det ingen sammanfogning att utföra, så punkten kan hoppas över. Kunder kommer att skapas i Visma Administration i samband med fakturering.

Scenario 4: Det finns kunddata i både TimeLog och Visma Administration

Denna anslutning är den mest tidskrävande, eftersom det kommer att finnas ett behov av att manuellt koppla ihop de enskilda kundparen. Som tur är hjälper systemet till att hitta kund par som matchar.

Tänk på att Visma Administration tabellsektion bara visar upp till 200 kundnamn åt gången, och det är en fördel att länka/ignorera grupper av kunder så att listan kontinuerligt uppdateras/förkortas.

Om ni skapar nya kunder i Visma Administration efter att integrationen har aktiverats ska de nya Visma Administration-kunderna importeras via tabellvisningsalternativet Inget förslag och alternativet Importera till TimeLog som ny kund användas.

Ignorerade kunder

Du har möjlighet att ignorera de kunder från Fortnox som du inte vill använda i TimeLog på alla tre tabellval med länkningsförslag.

Du ignorerar kunderna genom att markera kryssrutorna längst till höger och välja Ignorerade kunder i Välj åtgärd och klicka på OK.

När du ignorerar kunderna flyttas de till tabellen Ignorerade kunder, där du får en övergripande översikt. Härifrån har du möjlighet att importera eller länka dem om du behöver dem senare.

Klicka på TILLBAKA TILL INTEGRATIONSKONFIGURERING när ni har hanterat alla kundnamn i ETT FÖRSLAG, FLERA FÖRSALG och INGET FÖRSLAG.

Import av artikelnummer

I det här konfigurationsavsnittet ska du aktivera de artikelnummer som ska användas på fakturaraderna.

Visma Administration kräver att varje fakturarad skrivs ut med ett artikelnummer, vilket bestämmer hur fakturaraden ska bokföras med hänsyn till moms- och omsättningsstatistik. Om ett artikelnummer inte har valts på en fakturarad i TimeLog går det inte att bokföra fakturautkastet, och endast bokförda TimeLog-fakturor kan överföras till Visma Administration.

Klicka på länken Import av artikelnummer.
Byt status i filtret till Visa inaktiva artikelnummer och klicka på VISA.
En lista över aktiva Visma Administration-artikelnummer skapas.
Markera kryssrutan bredvid de artikelnummer som ska aktiveras i TimeLog.
Välj åtgärden Aktivera och klicka på OK.

Du kan också klicka direkt på den svarta pricken för att aktivera det aktuella artikelnumret.

Byt status till Visa aktiva artikelnummer för att se de aktiverade artikelnumren som kan användas vid skapandet av era fakturor i TimeLog.

Klicka på TILLBAKA TILL INTEGRATIONSINSTÄLLNING för att fortsätta konfigurationen.

Inställning av artikelnummer

För att underlätta skapandet av fakturautkast kan du välja en standardinställning för de olika registreringstyperna. Förvalda artikelnummer kan ändras på fakturautkastet.

Konfiguration av artikelnummer har två inställningar som gör det enklare att skapa fakturor.

Standardartikelnummer för projektarbete
Standardartikelnummer för utgifter

Som standard måste artikelnumret väljas på den enskilda fakturaraden. För varje data typ och form av avräkning i TimeLog kan du välja en princip för standardvalet. Du har också möjlighet att välja ett specifikt artikelnummer för den enskilda datatypen.

Integrationen fungerar bra, även om inställningen av standardartikelnummer inte har slutförts. I så fall måste du manuellt välja ett artikelnummer på varje fakturarad i fakturautkastet.

Vi rekommenderar att du ställer in standardartikelnummer, eftersom det sparar mycket tid för dig i faktureringsprocessen när TimeLog lägger till de valda artikelnumren på de enskilda fakturaraderna åt dig. Detta är särskilt en fördel om ni är många som måste dela på ansvaret för att skapa fakturor.

Ställa in standardartikelnummer för projektarbete

När du tilldelar artikelnummer till de olika datatyperna (tid och material och betalningar med fast pris) har du olika alternativ, beroende på data typ.

Löpande räkning: Har sex möjliga val: Välj vid fakturering, Välj dimension (Projekttyp, Projektkategori, Aktivitetstyp eller Timpris) eller något av de importerade artikelnummer.
- Välj vid fakturering: Här måste artikelnumret väljas på den enskilda fakturaraden när du skapar dina fakturor.
- Välj dimension: Här måste den valda dimensionen därefter uppdateras i Systemadministration >> Ekonomi >> Koppling av artikelnummer.

Om du väljer Timpris kommer dina timpriser i Systemadministration >> Ekonomi >> Timpriser att få ett extra fält tillagt (Artikelnummer). Klicka på ett timprisnamn eller Ändra och välj ett artikelnummer. Samma artikelnummer kan användas för flera timpriser. Om det inte är möjligt att välja ett enda artikelnummer för ett timpris kan det utelämnas och måste i stället väljas på de enskilda fakturaraderna.

Om ett specifikt artikelnummer har valts: Tidsregistreringar kommer automatiskt att få det valda artikelnumret tillagt på fakturaraderna.

Fast pris: Har fyra möjliga val: Välj vid fakturering, Välj dimension (Projekttyp och Projektkategori) eller ett av de importerade artikelnumren.
- Välj vid fakturering: Här måste artikelnumret väljas på den enskilda fakturaraden när du skapar dina fakturor.
- Välj dimension: Här måste den valda dimensionen därefter uppdateras i Systemadministration >> Ekonomi >> Koppling av artikelnummer. Fastprisbetalningar kommer då automatiskt att få artikelnumret tillagt när ett nytt fastprisavtal skapas.
- Om ett specifikt artikelnummer har valts: Det valda artikelnumret läggs automatiskt till i betalningarna när ett nytt fastprisavtal skapas.

Ställa in standardartikelnummer för utgifter

Vid koppling av artikelnummer till olika externa utgifter (utgifter, körjournal, traktamente och övernattning) har du olika valmöjligheter beroende på data typ.

Utgifter: Har tre möjliga val: Välj vid fakturering, Utgiftstyp eller ett av de importerade artikelnumren.
- Välj vid fakturering: Här måste artikelnumret väljas på den enskilda fakturaraden när du skapar dina fakturor.
- Om du väljer Utgiftstyp måste dina utgiftstyper därefter tilldelas ett artikelnummer i Systemadministration >> Ekonomi >> Koppling av artikelnummer. Välj ett artikelnummer bredvid de aktiva utgiftstyperna. Vi rekommenderar inte att du använder samma artikelnummer för mer än en utgiftstyp eftersom detta kommer att påverka importen av projektkostnader. Om det inte är möjligt att välja ett enda artikelnummer för utgiftstypen kan det utelämnas och måste i stället väljas på de enskilda fakturaraderna.
Körjournal: Har två möjliga val: Välj vid fakturering eller ett av de importerade produktnumren.
Traktamente: Har två möjliga val: Välj vid fakturering eller ett av de importerade artikelnumren.
Övernattning: Har två möjliga val: Välj vid fakturering, eller ett av de importerade artikelnumren.

Import av projektkostnader

Om integrationen ska användas för import av leverantörsfakturor till projekt i TimeLog, måste TimeLogs utvecklare lägga till de relevanta finanskontona vid upprättandet av kopplingen mellan TimeLog-installationen och er Visma Administration.

Import av leverantörsfakturor utförs via webbsidan Import av projektkostnader. Se gärna vår online guide.

Bekräfta integrationsinställning

När alla relevanta konfigurationssektioner är inställda måste du bekräfta konfigurationen.

De tre kryssrutorna fungerar som en checklista så att du kan vara säker på att allt är korrekt konfigurerat. Speciellt kopplingen av kunder är viktig, eftersom bristande konfiguration kan leda till att TimeLog skapar kunder i Visma Administration som redan finns där.

Markera kryssrutorna och klicka på AKTIVERA, så är integrationen redo för överföring av era fakturor.

Senast uppdaterad 01 sep 2025