SE Integrationer & API Tripletex finans integrasjon

Tripletex finans integrasjon (Norwegian)

Introduktion

Integrasjonen mellom TimeLog og Tripletex gir fleksibelt samarbeid mellom de to systemene.

Beskrivning

Integrasjonen har følgende fordeler:

  • Enkel og rask oppretting av fakturaer, basert på prosjektregistreringer
  • Økonomiske analyser kan gjennomføres i TimeLog med alle tilgjengelige dimensjoner (medarbeider, prosjekttype, prosjektkategori, avdeling osv.) inkl. den økonomiske rapporteringen
  • Prosjektlederne finner all informasjon om fakturering i TimeLog og trenger derfor ikke tilgang til Tripletex, så du sparer penger på lisenser
  • Overføring av fakturaer til Tripletex sparer tid og gir økt kvalitetssikring rundt korrekt fakturering.

Fra TimeLog til Tripletex funksjoner:

  • Automatisk overføring av kunder
  • Automatisk overføring av kontakter
  • Automatisk overføring av ansatte
  • Automatisk overføring av fakturaer
  • Automatisk overføring av fakturaspesifikasjon
  • Automatisk overføring av prosjekter (krever Tripletex Komplett)
  • Overføring av prosjektutgifter inkl. blindtarm

Fra Tripletex til TimeLog funksjoner:

  • Import av kunder
  • Import av varenumre
  • Enkel overføring av leverandørutgifter via Import av prosjektutgifter
  • Automatisk avstemming av fakturaer når de er merket som betalt i Tripletex

Legg til Tripletex-integrasjon

Vær oppmerksom på at for å lage integrasjonen må Integrasjoner (API 2.0) være aktivert i din Tripletex-installasjon, og du må være superbruker i Tripletex for å kunne opprette forbindelsen mellom TimeLog og Tripletex.

Når tilkoblingen er etablert, vises en hake ved siden av Tilkobling etablert, og du får nå muligheten til å utføre integrasjonskonfigurasjon.

 

Trinn 1 – Oppsett

Velg om du vil manuelt styre overføringen av kunder og kontakter til Tripletex, eller om de skal overføres automatisk på den første fakturaen de legges på. Når de er overført, synkroniseres oppdateringer i TimeLog automatisk med Tripletex.

  • Når kunder opprettes/oppdateres i TimeLog
  • Skjer automatisk når første faktura overføres

 

1 Når kunder opprettes/oppdateres i TimeLog

Velger du dette alternativet, kan du overføre kunden din manuelt fra TimeLog til Tripletex ved å gå til kundekortet og klikke på de tre prikkene ved siden av kundenavnet. Her velger du Koble kunde med integrasjon, som åpner en pop-up, klikker deretter på den svarte prikken for å linke og klikker OK. TimeLog kundenummer overføres til ny kunde i Tripletex.

Senere oppdateringer av kundeinformasjonen i TimeLog overføres automatisk til Tripletex når Oppdater-knappen trykkes.

Overføring av kontaktpersoner skjer på samme måte via TimeLog kontaktperson.

På samme måte kan du også fjerne lenken igjen ved å åpne den aktuelle kunden eller kontakten og klikke på de tre prikkene. Den åpner samme pop-up der du nå har muligheten til å klikke på haken for å fjerne koblingen. Du kan deretter se status for kommunikasjonen i integrasjonsloggen.

2 Skjer automatisk når den første fakturaen overføres

Denne funksjonaliteten blir aktiv når du har aktivert integrasjonen.

Når du har valgt denne funksjonen, opprettes nye TimeLog-kunder automatisk i Tripletex når den første fakturaen overføres. Senere oppdateringer av kundeinformasjonen i TimeLog overføres ved neste fakturaoverføring.

  • Aktiver "Overfør fakturaspesifikasjon til Tripletex" dersom TimeLog fakturaspesifikasjon skal overføres sammen med fakturaene.

Klikk Neste

 

 

Trinn 2 – Tilknytt kunder

Før integrasjonen aktiveres, må alle kunder i TimeLog være knyttet til tilsvarende kundenavn i Tripletex. Kunder som kun finnes i Tripletex kan importeres som nye kunder i TimeLog. Dette gjøres i tabellen over kunder, som har fire visningsalternativer (ett forslag, flere forslag, ingen forslag og ignorerte kunder).

Den venstre halvdelen av tabellene viser Tripletex-kundene, og den høyre halvdelen TimeLog-kunden

Før integrasjonen aktiveres er det viktig å håndtere alle Tripletex-kundene i tabellvisningene.

Et forslag: Kundepar som kan kobles umiddelbart.
TimeLog sjekker for kundenummer, MVA-nummer, telefonnummer og kundenavn.

Flere forslag: Kunder i Tripletex hvor det er funnet mer enn én matchende kunde i TimeLog.
TimeLog sjekker for kundenummer, MVA-nummer, telefonnummer og kundenavn.

Ingen forslag: Kunder i Tripletex hvor det ikke er match i TimeLog

Ignorerte kunder: Kunder i Tripletex som ikke skal brukes i TimeLog (du kan ignorere kunder i alle visningsforslag, som du kan lese mer om etter de fire scenariene for kobling av kunder)

På alle de fire tabellvalgene er det fire alternativer (Velg handling) for å koble kundeinformasjonen:

  1. Tilknytt med data fra TimeLog: Denne handlingen kobler kundeparene sammen og overskriver kundedata i Tripletex med kundedata fra TimeLog. Felt som ikke er fylt ut i TimeLog vil ikke bli overført.
  2. Tilknytt med data fra Tripletex: Denne handlingen kobler kundeparene sammen og overskriver kundedata i TimeLog med kundedata fra Tripletex. Felt som ikke er fylt ut i Tripletex overskrives ikke i TimeLog
  3. Importer som ny kunde i TimeLog: Denne handlingen oppretter en ny kunde i TimeLog basert på data i Tripletex-kunden, inkludert Tripletex-kundenummeret.
  4. Ignorer kunde(r): Denne handlingen ignorerer kundene fra Tripletex og plasserer dem i deres egen tabell. Kundenavnene kan i etterkant importeres til TimeLog dersom behov skulle oppstå.

Når du har importert de nye kundene i TimeLog, importeres også kundenummeret fra Tripletex til kunden i TimeLog. Dersom du ønsker at TimeLog skal være master for nye kunder, anbefaler vi at du retter din kundenummerserie i Systemadministrasjon -> Generelle innstillinger -> Nummerserier, slik at de nye kundene du oppretter i TimeLog får et kundenummer som fortsetter nummeret. serien i Tripletex. På denne måten blir kundetallene i de to systemene like.

Prosedyren for kjeding avhenger av scenariene nedenfor.

  1. Det er ingen kundedata i verken Tripletex eller TimeLog
  2. Det er kundedata i Tripletex og ingen i TimeLog (ny TimeLog-kunde)
  3. Det er kundedata i TimeLog og ingen i Tripletex (ny Tripletex-kunde)
  4. Det er kundedata i både TimeLog og Tripletex

Nedenfor gjennomgås de fire scenariene hver for seg.

Scenario 1: Det er ingen kundedata i verken Tripletex eller TimeLog

I dette tilfellet er kobling av kundedatabasene ikke mulig, så punktet kan hoppes over.

Nye kunder i TimeLog vil bli overført til Tripletex, i henhold til oppsettet i trinn 1.

Scenario 2: Det er kundedata i Tripletex og ingen i TimeLog

Start med å overføre de aktuelle kundene i Tripletex som nye kunder i TimeLog.

Tabellvisning Ett forslag og Flere forslag vil være tomme og kan hoppes over. Når tabellen viser Ingen forslag, vil alle aktive kunder i Tripletex vises. Marker kundene som skal opprettes i TimeLog og velg Importer som ny kunde i TimeLog under Velg handling og klikk OK.

Kundene opprettes nå i TimeLog, samtidig som de er knyttet til Tripletex kundedatabase. De nye kundene i TimeLog får et kundenummer fra Tripletex.

Scenario 3: Det er kundedata i TimeLog og ingen i Tripletex

I dette tilfellet er det ingen sammenkobling å utføre, så punktet kan hoppes over. Kunder opprettes i Tripletex i forbindelse med fakturering dersom TimeLog er master for nye kunder.

Dersom Tripletex er master, må kunden opprettes i Tripletex og kobles sammen via Ett forslag.

Scenario 4: Det er kundedata i både TimeLog og Tripletex

Denne koblingen er den mest tidkrevende, da det vil være behov for å manuelt koble de enkelte kundeparene. Heldigvis hjelper systemet med å finne kundepar som matcher.

Vær oppmerksom på at dersom du har mange kunder i Tripletex, er det en fordel å koble/ignorere grupper av kunder, slik at listen kontinuerlig forkortes.

Når du er ferdig med å håndtere alle kundene, klikker du Neste for å fortsette å sette opp integrasjonen.

 

 

Ignorer kunder

Du har mulighet til å ignorere kundene fra Tripletex som du ikke ønsker å bruke i TimeLog på alle tre tabellvalg med forslag til kobling.

Du ignorerer kundene ved å merke av i avmerkingsboksene helt til høyre og velge Ignorer kunde(r) i Velg handling og klikke OK.

Når du ignorerer kundene, flyttes de til tabellen Ignorer kunde(r), hvor du får en samlet oversikt. Herfra har du muligheten til å importere eller koble dem hvis du trenger dem på et senere tidspunkt.

 

 

Trinn 3 – Import av varenumre (Produkter)

I denne konfigurasjonsdelen aktiveres varenumrene som skal brukes på fakturalinjene ved overføring til Tripletex.

Tripletex krever at hver fakturalinje har et valgt varenummer, som bestemmer hvordan fakturalinjen skal bokføres med hensyn til mva og omsetningsstatistikk. Dersom det ikke er valgt varenummer på én fakturalinje i TimeLog, kan ikke fakturautkastet bokføres, da kun bokførte TimeLog-fakturaer kan overføres til Tripletex.

Aktiveringstabellen finner du nederst på skjermen. Endre tabellvisningen til Vis inaktive varenumre og merk av i boksen ved siden av varenumrene som skal brukes på dine fakturalinjer i TimeLog. Valget aktiveres ved å velge Aktiver-handlingen og klikk OK for å aktivere nummeret i TimeLog.

Du kan også klikke direkte på Inaktiv i Status-kolonnen for å aktivere det enkelte varenummeret.

Konfigurasjon av varenumre

Varenummerkonfigurasjon har to oppsett som gjør fakturaoppretting enklere.

  1. Sette opp standard varenumre for prosjektarbeid
  2. Sette opp standard varenumre for eksterne utgifter

Som standard skal varenummer velges på den enkelte fakturalinje. For hver datatype og oppgjørsform i TimeLog kan du velge et prinsipp for standardvalget. Du har også mulighet til å velge et spesifikt varenummer for den enkelte datatypen.

Integrasjonen fungerer fint, selv om oppsettet av standard varenumre ikke er fullført. I så fall må du manuelt velge et varenummer på hver fakturalinje på fakturautkastet.

Vi anbefaler å sette opp standard varenumre, da det vil spare deg for mye tid i faktureringsprosessen når TimeLog legger de valgte varenumrene til de enkelte fakturalinjene for deg. Dette er spesielt en fordel dersom dere er mange som skal dele ansvaret med å lage fakturaer.

Oppsett av standardvarenumre på prosjektarbeid

Når du tildeler varenumre til de ulike datatypene (Tidsforbruk & fastprisbetalinger), har du ulike alternativer, avhengig av datatypen.

Tidsforbruk: Har seks mulige valg: Velg ved fakturering, Velg dimensjon (Prosjekttype, Prosjektkategori, Fasetype eller Timepris) eller ett av importvarenumrene.

Velg ved fakturering: Her skal varenummer velges på den enkelte fakturalinje når du oppretter dine fakturaer.

Velg dimensjon: Her skal valgt dimensjon i etterkant oppdateres i Systemadministrasjon -> Økonomi -> Sammenkjeding av varenumre.

Dersom Timepris er valgt vil et ekstra felt (varenr.) legges til timeprisene dine i Systemadministrasjon -> Økonomi -> Timepriser. Klikk på et timeprisnavn eller Endre og velg et varenummer. Samme varenummer kan brukes til flere timepriser. Dersom det ikke er mulig å velge ett enkelt varenummer for timepris, kan det utelates og må i stedet velges på de enkelte fakturalinjene.

Dersom et spesifikt varenummer velges: Tidsregistreringer vil automatisk få valgt varenummer lagt til fakturalinjene.

Fast pris: Har fire mulige valg: Velg ved fakturering, Velg dimensjon (Prosjekttype og Prosjektkategori) eller ett av importvarenumrene.

Velg ved fakturering: Her skal varenummer velges på den enkelte fakturalinje når du oppretter dine fakturaer.

Velg dimensjon: Her skal valgt dimensjon i etterkant oppdateres i Systemadministrasjon -> Økonomi -> Sammenkjeding av varenumre. Fastprisbetalinger, varenummer vil da automatisk legges til når ny fastpriskontrakt opprettes.

Oppsett av standardvarenumre på eksterne utgifter

Innkjøp/Utlegg: Har tre mulige valg: Velg ved fakturering, Utgiftstype eller et av importvarenumrene.

Velg ved fakturering: Her skal varenummer velges på den enkelte fakturalinje når du oppretter dine fakturaer.

Dersom Utgiftsart velges, skal avgiftsartene dine i ettertid ha et varenummer tildelt i Systemadministrasjon -> Økonomi -> Sammenkjeding av varenumre. Klikk på velg et varenummer og velg et varenummer. Det anbefales ikke å bruke samme varenummer for flere utgiftstyper, da dette vil påvirke importen av prosjektutgifter. Dersom det ikke er mulig å velge ett enkelt varenummer for utgiftsart, kan det utelates og må i stedet velges på de enkelte fakturalinjene.

Kjørsel: Har to mulige valg: Velg ved fakturering, eller ett av importvarenumrene.

Kost: Har to mulige valg: Velg ved fakturering, eller ett av importvarenumrene.

Opphold: Har to mulige valg: Velg ved fakturering, eller ett av importvarenumrene.

Klikk på Neste for å gå videre til neste konfigurasjonsseksjon.

Dersom et spesifikt varenummer velges: Fastprisbetalingene vil automatisk få valgt varenummer lagt til innbetalingene når ny fastpriskontrakt opprettes.

 

 

Endre forhåndsdefinerte tilordninger

Denne funksjonen kan med fordel benyttes dersom du har aktivert nytt varenummer som skal brukes som standard på allerede registrerte medarbeiderprosjektregistreringer (prosjekttid, innbetalinger og utgifter), varenummeret på de oppdaterte registreringene brukes til etter fakturering.

Se veiledningen Endre forhåndsdefinerte tilordninger for mer informasjon.

 

 

Trinn 4 – Utgifter

Konfigurasjon av utgiftseksport

Etter aktivering har du mulighet til å overføre utgiftene dine ansatte legger til TimeLog, for eksempel via vår Mobilapp, inkludert vedlegg for utgiften, til Tripletex.

For at utgiftene skal overføres, må du legge til tilsvarende finanskontonummer fra Tripletex til alle utgiftstyper i TimeLog. Tillegg av finansregnskap gjøres i Systemadministrasjon -> Tids- og utgiftsregistrering -> Utgiftstyper.

For at TimeLog skal kunne overføre utgifter til Tripletex, må TimeLog betalingstypenavn legges til Reise og utlegg -> Innstillinger -> Betalingstyper i Tripletex. Du finner de ulike betalingstypenavnene i TimeLog Systemadministrasjon -> Tids- og utgifts registrering -> Betalingsformer

Du må også legge til de valgte finanskontiene på TimeLog utgiftstyper i Tripletex Reise og utgifter -> Innstillinger -> Kostnadskategorier, i kolonnen Sekvens og sørge for at Vis på reiseregninger og Vis i ansattes utgifter er krysset av.

Konfigurasjon av utgifts import

Etter aktivering av utgifts import må du legge til finansregnskapet som TimeLog skal importere leverandørutgifter fra (vedlegg). Klikk i feltet og klikk på ønsket finanskonto, deretter legges kontoen til.

Alle leverandørutgifter som er bokført på disse kontoene kan importeres til TimeLog via nettsiden Importer prosjektutgifter og legges til dine prosjekter i TimeLog. For å optimalisere importen av leverandørutgifter (vedlegg), bør du legge til tilsvarende kontonummer fra Tripletex til alle aktive utgiftstyper i TimeLog. Dersom leverandørutgiftene (vedlegg) i Tripletex også inneholder et TimeLog-prosjektnummer, legges det automatisk til i importtabellen.

Klikk på Neste for å gå videre til neste konfigurasjonsseksjon.

Trinn 5 – Prosjekt

Prosjektoverføring støttes kun av Tripletex Komplett-versjonen.

Når du har aktivert prosjektoverføringen, vil TimeLog automatisk overføre prosjektnavn og -nummer til Tripletex når de opprettes i TimeLog.

Når TimeLog har overført et prosjekt til Tripletex, kan det velges når du oppretter en leverandørfaktura i Tripletex. TimeLogs Import av prosjektutgifter vil da automatisk vise hvilket prosjekt leverandørfakturaen skal importeres inn i TimeLog.

Klikk på Aktiver for å aktivere integrasjonen.

Senast uppdaterad 03 okt 2024

Relaterat innehåll