SharePoint

Introduktion

I TimeLog kan du integrera till Microsoft SharePoint så att TimeLog automatiskt skapar mappar för kunder och projekt i SharePoints dokumentbibliotek. Du konfigurerar integrationen i Systemadministrationen -> Integrationer & API -> Integrationer.

Beskrivning

SharePoint Online är den senaste versionen av Microsoft SharePoint och en del av Microsoft Office 365-paketet som hyses av Microsoft. TimeLogs integration har tagits fram för SharePoint Online och integrationen kan i vissa fall även konfigureras för senaste SharePoint on premise-version.

Observera: Den här handboken utgår från en engelsk version av SharePoint Online. Därför används enbart de engelska namnen på menyer, knappar osv. Beteckningen ”SharePoint” används i handboken istället för att skriva hela produktnamnet.

Förbereda integrationen

Innan du kan aktivera integrationen mellan TimeLog och SharePoint måste du skapa ett TimeLog-dokumentbibliotek i SharePoint. När integrationen mellan TimeLog och SharePoint har aktiverats sparas alla mappar och dokument som rör projekt och kunder där.

Följ dessa steg för att skapa ett dokumentbibliotek:

• Logga in i SharePoint och navigera till startsidan, t.ex. https://timelog.sharepoint.com
• Klicka på Site Contents, Add an App 
• Klicka på Document Library i listan med appar
• I det pop-up-fönster som då visas anger du TLP som namn på TimeLog-biblioteket
• Klicka på Create

Obs! Det är viktigt att det dokumentbibliotek som ska användas i integrationen får namnet TLP och att du skapar grundmappen TLP i roten av dokumentbiblioteket, t.ex. https://timelog.sharepoint.com 

Konfigurera integrationen

När du har skapat dokumentbiblioteket på SharePoint enligt beskrivningen ovan kan du utföra integrationen.

Följ dessa steg för att konfigurera integrationen korrekt:

• Gå in i systemadministrationen under Integration och API -> Integrationer
• Klicka på länken Konfigurera vid SharePoint i listan
• Ange adressen till er SharePoint-sajt i fältet URL. Ta bort den del av adressen som eventuellt står efter ”sharepoint.com”, t.ex. https://timelog.sharepoint.com, om du kopierar adressen från din webbläsare
• Ange ett användarnamn (Admin-ID) och ett lösenord till SharePoint i aktuella fält. Användaren ska minst ha skrivbehörighet till dokumentbiblioteket på SharePoint och visas då som författare på alla mappar i TLP-dokumentbiblioteket på SharePoint
• Klicka sedan på Anslut för att koppla upp mot SharePoint
• Du bestämmer vad mapparna i SharePoint ska heta och var någonstans kund- och projektnummer ska anges. Som standard anges att bådadera ska skrivas som prefix så att du inte riskerar att du eller dina kolleger inte kan skapa projekt genast

Nu är integrationen klar och anslutningen är etablerad. Om du inte lyckas koppla upp visas ett felmeddelande. Vid Förbindelse står det då Inte etablerad. Korrigera felen enligt felmeddelandet och försök igen.

Obs! Den användare vars uppgifter anges i Admin-ID och Admin-lösenord blir författare på alla mappar i TLP-dokumentbiblioteket på SharePoint, men inte nödvändigtvis för filerna. Säkerhetsbehörigheter för att skapa och visa nya filer kan du konfigurera som vanligt direkt i SharePoint.

När du har aktiverat integrationen kan du se en lista för projektet med filer som rör kunden i SharePoint och motsvarande på kundkortet under menyalternativet Kunder och i tillvalsmodulen TimeLog CRM.

Komma åt SharePoint-dokument via projekt

När du har aktiverat integrationen till SharePoint kan alla användare med åtkomst till projekt se listan med dokument och undermappar för projekt som ligger på SharePoint. De kan bara se innehållet i filer och mappar och skapa dokument om de har rätt behörighet i SharePoint.

Öppna ett dokument som är knutet till projektet

De dokument och undermappar som är knutna till ett projekt kan du se under Filer i avsnittet Projektdetaljer på alla flikar utom Inställningar. Du klickar på det dokument eller den undermapp du vill öppna och den enskilda användaren loggar på SharePoint med sina användaruppgifter.

När du öppnar ett dokument eller en undermapp ombeds du ge datorn tillåtelse att öppna dokumentet eller undermappen eftersom de ligger på en extern server. Du gör på samma sätt som när du jobbar i SharePoint.

Knyta nya dokument till projektet

Du knyter nya dokument till projektet genom att klicka på Öppna mapp i SharePoint under Handlingar längst ut till höger. Sedan loggar du in i SharePoint med dina användaruppgifter. Då kommer du direkt till projektets mapp i SharePoint.

 Där klickar du på Add document i listan med dokument och väljer önskat dokument precis som du brukar i SharePoint. Sedan vänder du tillbaka till TimeLog och uppdaterar sidan så att du kan se nya dokument i listan.

Obs! Du bör inte ändra den Destination Folder som SharePoint föreslår för dokumentet eftersom dokumentet i annat fall inte visas på projektet i TimeLog.

Ta bort ett dokument från listan och från SharePoint

Om du vill ta bort ett dokument från listan och från SharePoint klickar du på Öppna mapp i SharePoint under Handlingar längst ut till höger och loggar in i SharePoint enligt beskrivningen ovan. 

Sedan markerar du önskat dokument och klickar på Delete-knappen. Gå sedan tillbaka till TimeLog och uppdatera sidan.

Komma åt SharePoint-dokument via kundkortet

När du har aktiverat integrationen till SharePoint kan alla användare med åtkomst till Kunder och tillvalsmodulen TimeLog CRM se listan med dokument och undermappar för kunden som ligger i SharePoint. De kan bara se innehållet i filer och mappar och skapa dokument om de har rätt behörighet i SharePoint.

De dokument och undermappar som är knutna till en kund kan ses under Filer på kundkortet under Kunder/TimeLog CRM.

Öppna ett dokument som är knutet till kunden

Om du vill öppna ett dokument klickar du på det eller på den undermapp du vill öppna och loggar in i SharePoint med dina användaruppgifter.

När du öppnar ett dokument eller en undermapp ombeds du ge datorn tillåtelse att öppna det eller den eftersom de ligger på en extern server. Exakt hur det försiggår beror på vilken webbläsare du använder.

Knyta nya dokument till kunden

Om du vill knyta ett dokument till kunden klickar du på Öppna mapp i SharePoint under Handlingar längst ut till höger och loggar in i SharePoint med dina användaruppgifter. Då kommer du direkt till kundens mapp i SharePoint, där du klickar på Add document i listan med dokument och väljer önskat dokument som du brukar i SharePoint. Gå sedan tillbaka till TimeLog och uppdatera sidan för att se nya dokument i listan.

Obs! Du bör inte ändra den Destination Folder som SharePoint föreslår för dokumentet eftersom dokumentet i annat fall inte visas på projektet i TimeLog.

Ta bort ett dokument från listan och från SharePoint

Om du vill ta bort ett dokument från listan och från SharePoint klickar du på Öppna mapp i SharePoint under Handlingar längst ut till höger och loggar in i SharePoint enligt beskrivningen ovan. 

Sedan markerar du önskat dokument och klickar på Delete-knappen. Gå sedan tillbaka till TimeLog och uppdatera sidan.

Uppdatera filer

Observera att listorna i TimeLog uppdateras från SharePoint högst en gång i timmen. Det innebär att nya, ändrade och/eller borttagna filer kanske inte visas i listorna i TimeLog precis efter att du gjort ändringar i SharePoint.

Om kunden eller projektet ändrar namn i TimeLog

Om du byter namn på en kund eller ett projekt i TimeLog ska du komma ihåg att även ändra mappens namn i SharePoint. Det sker inte automatiskt via integrationen och du förlorar länken till SharePoint om mapparna inte heter samma sak. Om du väljer att skapa en ny mapp och du fortfarande vill kunna komma åt de gamla filerna ska du komma ihåg att kopiera dem till den nya mappen i SharePoint så att du kan se dem på kunden eller projektet i TimeLog.