Fakturaunderlag – Fakturor

Introduktion

Via Fakturor -> Fakturaunderlag - Fakturor kan du se hur arbete och utgifter faktureras. Rapporten listar faktureringspotential, fakturautkast och ej avstämda fakturor per kund för den valda perioden.

Beskrivning

Filtrering

Längst upp på sidan i Filter väljer du de kriterier som du vill söka efter.

Om du inte gör en specifik filtrering visas alla projektregistreringar som är redo för fakturering. Det innefattar tidrapporteringar, transport, resor, utgifter och betalningar.

Vi rekommenderar att du fakturerar på månadsbasis samt att du alltid lämnar startdatum öppet. Då ser du till att du alltid får med samtliga registreringar och fakturerar kunden korrekt första gången.

Du har olika visningsalternativ till höger som hjälper dig att begränsa visningen i resultatlistan.

Visa alla kolumner: Om du markerar det här fältet visas även Ägare, Projektledare och Säljare i resultatlistan
Visa bara kunder med ej fakturerade poster: Om du markerar det här fältet visas bara de kunder som har registreringar som är redo för fakturering. Om inte så ser du alla kunder du har lagt in i TimeLog
Visa potential som inte är markered som Redo för fakturering: Om du markerar det här fältet visas även alla de registreringar som projektledaren inte har markerat som Redo för fakturering än.

Klicka på Visa. Bredvid Visa-knappen finns det en pil-ner-funktion som gör att du kan spara det aktuella filtret eller hämta och köra tidigare sparade filter. Du kan fälla in filtret så att du får mer utrymme för att visa projekten.

Resultatlistan

Här får du en översikt över de kunder och projekt som du kan fakturera utifrån din filtrering.

Över resultatlistan kan du välja vilken valuta du vill visa resultaten i. Om du väljer Projektvaluta visas raden Totalt inte längst ner i rapporten.

Om du använder One Click Invoicing kan du bestämma utifrån vilken fakturamall fakturor ska skapas under Välj handling. Läs mer om hur One Click Invoicing fungerar lite längre ner på sidan.

Resultatlistan är uppdelad i flera kolumner:

Nr: Visar kundnummer
Namn: Visa kundnamn, projektnamn och avtalsnamn. Om du klickar på plustecknet vid kundnumret öppnas tabellen med underliggande projektrapporter per projekt.
Poster: Visar hur många registreringar som är redo för fakturering. Om du klickar på pilen i hörnet får du en detaljerad lista över alla registreringar
Löpande tid: Visar värdet av ditt projektarbete fördelat på:
- Tid: Tidrapporteringar på de enskilda avtalen
- Utgifter: Visar registrerade resor, transport och andra utgifter på de enskilda avtalen
- Pågående arbeten: Det arbete som finns på förskottsbetalade avtal eller timbanker
Fast pris: Visar värdet av de betalningar som finns på dina fast prisprojekt
Totalt: Visar hela fakturaunderlagen för kunden och för de enskilda projekten om tabellen har utökats med underliggande projekt.
Fakturor: Visar värdet av dina befintliga fakturautkast samt bokförda fakturor under den valda perioden.
Om du har ett bokfört värde innebär det att du inte har stämt av fakturan i TimeLog mot ditt ekonomisystem. Om du klickar på beloppet i Utkast kommer du till översikten Om du klickar på beloppet i Bokfört kommer du till Fakturaarkivet och får en översikt över kundens fakturor

Om du har valt att visa alla kolumner i visningsalternativen ser du även dessa kolumner beroende på din konfiguration av TimeLog:

Ägare: Visar den medarbetare som har valts som ägare för kunden eller projektet
Projektledare: Visar den medarbetare som har valts som projektledare i inställningarna för projektet
Säljare: Visar den medarbetare som har valts som säljare på projektet

Skapa fakturor

Du har flera alternativ om du vill skapa fakturor via kundlistan:

Dollartecknet vid kundnamnet: Ger möjlighet att skapa fakturan på kundnivå. Här kan du samla registreringar från flera projekt på samma faktura till kunden. Nackdelen är att värdet från registreringarna läggs under Övrigt i projektets totalsummor och kan ge fel bild av er vinst
Dollartecken vid projektnamnet: Ger möjlighet att skapa fakturan på projektnivå utifrån de faktureringsinställningar du har valt på projektet. Här läggs värdet från registreringarna in i motsvarande kategorier i projektets totalsummor och ger en rättvisare bild av din projektekonomi

Om du har en Invoicing Advanced-version av TimeLog kan du även använda One Click Invoicing (OCI) som redskap i din fakturering.

One Click Invoicing

Det är flera inställningar som ska vara på plats innan du kan komma igång med One Click Invoicing.

Aktivera One Click Invoicing i systemadministrationen -> Ekonomi -> One Click Invoicing
Konfigurera dina kunder med rätt fakturamall i Ekonomi-inställningarna. När du uppdaterar kundkortet får du frågan om du vill lägga ut ändringen på alla aktiva projekt. Om du klickar på Ja läggs strukturmallen automatiskt ut på alla aktiva projekt och du behöver inte göra några manuella ändringar på de enskilda projekten.

OBS! Om du väljer Ja läggs alla fakturainställningar för kunden ut på projekten. Det ska du bara göra om projektet ska ha samma inställningar.

Om du klickar på Nej är det bara kundkortet som uppdateras. Då måste du ändra dina projekt manuellt.
Konfigurera projekt som avviker från kundinställningarna. Gå igenom inställningarna för fakturering på varje projekt där du vill använda OCI och där du inte har uppdaterat utifrån kundinställningarna.
Öppna ditt projekt
Öppna Fakturainställningar under Ekonomi
Klicka på blyertspennan för att redigera
Välj mall längst upp
Klicka på Spara

Sedan är du redo att starta din fakturering via kundlistan.

Söka via filtreringen
Välj alla kunder genom att klicka på avbockningsfältet längst upp till höger i resultatlistan
Välj Projekt i Välj handling
Klicka på OK

TimeLog skapar nya fakturautkast utifrån de OCI-val du har gjort på projekten. Projekt där du inte har valt att använda OCI ignoreras i processen. För dem måste du skapa fakturautkast precis som du brukar.

Du kan följa processen med att skapa fakturor i One Click Invoicing-loggen som du hittar under rapporter. När du har skapat dina fakturautkast kan du gå igenom dem på sidan Fakturautkast. Här kan du med några få klick bokföra alla utkast samtidigt och sedan föra över dem till ditt ekonomisystem eller ladda ner och skicka dem till dina kunder.

Senast uppdaterad 24 maj 2023