Fakturering efter betalingsplan med indtægtsføring per projekt

I den klassiske fastpriskontrakt aftales en fastpris med kunden, som afregnes, når den aftalte leverance er leveret. I fastprisprojekter er det leverandøren, som bærer risikoen for budgetoverskridelser, men omvendt er det også leverandøren, som har mulighed for at opnå høje timepriser og højt dækningsbidrag gennem effektiv projektstyring.

Det kan være fristende at sælge meget på fastpris, da det stiller færre administrative krav til faktureringsprocessen og den interne styring af opgaver. Det kan være en uheldig genvej, da det omvendt giver øgede udfordringer med at styre regnskabet, igangværende arbejder og bundlinjen generelt.

Udfordringerne er størst ved længerevarende fastprisprojekter, hvor indtægtsføringen ifølge almindelige revisionsprincipper skal følge arbejdets udførelse. Dermed er der behov for løbende at foretage en såkaldt stadevurdering af fremdriften og bruge dette til beregningen af omsætning.

Mange virksomheder vælger at fakturere kunden løbende efterhånden, som hovedleverancerne er leveret. Det kan være 40% på forskud, 50% efter første hovedleverance og 10% af kontraktsummen ved aflevering.

I TimeLog

I TimeLog dækker kontrakttypen Fastpris – Standardkontrakt dette scenarie. Som det fremgår af illustrationen på næste side, sammenkobler kontrakten en betalingsplan mod kunden med et antal faser/opgaver i projektplanen. Alt arbejde og alle udgifter registreret på kontrakten deler kontraktens værdi. Det er dog muligt at indikere, når projektet oprettes, hvorvidt udgifter på projektet som standard skal faktureres, som var det et projekt på medgået tid.

Der giver dermed tre muligheder for at fakturere udgifter på fasprisprojekter:

1. Som en del af kontraktens faste pris

2. På medgået tid, hvor der laves en ekstra kontrakt på medgået tid, som kan vælges, når der rapporteres udgifter i TimeLog

3. En kombination af 1 og 2, hvor eksempelvis rejseudgifter faktureres særskilt, mens underleverandører er indeholdt i den faste pris

Det er muligt på kontrakttypen Fastpris - Standardkontrakt at styre, hvor meget af kontraktsummen, som skal gå til henholdsvis arbejde, indkøb/udlæg og rejser, hvis man vælger mulighed 1 ovenfor. Dermed kan kontrakten godt have underleverandører uden, at værdiberegningerne på arbejde (timepriser mv.) bliver styret heraf.

Betalinger på betalingsplanen kan godt være varer, så det er muligt at sælge fx kurser – mens budgettering og indtægtsføring bagved tager udgangspunkt i timer.