Få medarbejderne med i planlægningsfasen

Ofte når projektlederen planlægger et projekt angives et estimeret budget på opgaverne, og medarbejdere allokeres evt. med et bestemt antal timer. ETC-funktionen gør det muligt, at projektlederen kan bede TimeLog om at sende en ETC-forespørgsel ud til de allokerede medarbejdere, så de kan angive deres ETC-estimat ift. det budget, som projektlederen har angivet, samt hvor sikre de er på, at deres estimat holder.

For at hjælpe medarbejderne med at angive et præcist ETC-estimat, så kan projektlederen beskrive hver enkelt opgave under fasebeskrivelsen inden ETC-forespørgslen sendes. Når medarbejderne har estimeret deres opgaver, kan projektlederen holde disse angivelser op mod sit eget budget og evt. bede systemet om automatisk at opdatere projektplanen med medarbejdernes ETC-estimater.

Denne metode kaldes også for ”bottom-up” estimering, hvilket er et stærkt værktøj til dialog og ansvarsuddelegering mellem projektleder og projektdeltagere.

Når alle diskrepanser omkring budgettet er afklaret, kan projektlederen fx hver uge forholde sig til de ETC-estimater, der kommer fra medarbejderne. Dermed indgås en form for ”kontrakt” med medarbejderne, der kan udvikle deres evner til at estimere tiden på opgaverne, og dermed får mere ansvar for eget arbejde. Ved hele tiden at forholde sig til ”Hvor mange timer mangler jeg at udføre?”, sker der nemlig en øget bevidsthed om, hvad man reelt bruger sin tid på. Hvis en medarbejder fx hele tiden bliver ved med at bede om mere tid, fordi fremdriften efter 10 timers arbejde reelt set kun svarer til 5 timer, er det på sigt en af de erfaringer, man kan tage med sig til næste projekt, når der igen skal estimeres.

"Når alle diskrepanser omkring budgettet er afklaret, kan projek-tlederen fx hver uge forholde sig til de ETC-estimater, der kommer fra med-arbejderne"