Udgifts- og rejseregistrering

Introduktion

Du opsætter din udgifts- og rejseregistrering i systemadministrationen -> Tids- og udgiftsregistrering -> Opsætning af Udgifts- og rejseregistrering.

Beskrivelse

Det er vigtigt, at du tager stilling til dine indstillinger for udgifter, rejser og kørsel, da det kan være afgørende for værdien på dine projekter. I hver sektion skal du markere de funktioner, som du ønsker at gøre brug af.

Rejseudgifter og udgifter

Du har mulighed for at vælge flere forskellige indstillinger for dine udgiftsregistreringer.

• Betalingsform i rapporten Medarbejdernes tilgodehavende: Giver dine medarbejdere mulighed for at søge ud fra betalingsform i rapporten
• Leverandør: Bestemmer, om du vil have angivet leverandør på de udgifter, som der bliver lagt ind på projekterne
• Diæter i modulet Rejser: Bestemmer om dine medarbejdere kan angive diæter, når de lægger rejseomkostninger ind på projekterne
• Ophold i modulet Rejser: Bestemmer om dine medarbejdere kan angive ophold, når de lægger rejseomkostninger ind på projekterne
• Udgiftsnr.: Bestemmer, om der automatisk bliver vist et nummer på alle udgifter, der lægges på projekterne

Opsætning af kørselsregistrering

Du har mulighed for at vælge flere forskellige indstillinger for dine kørselsregistreringer.

• Godtgørelse skattepligtigt split: Hvis du markerer feltet her, får du mulighed for at dele kørselsgodtgørelsen op i en skattepligtig og en skattefri andel. Brug den, hvis dine medarbejdere modtager større beløb end det lovmæssige skattefrie beløb. Det hjælper samtidig din lønbogholder, når data eksporteres fra TimeLog og importeres i lønsystemet
• Kontonr. i økonomisystem: Hvis du markerer feltet her, får du mulighed for at sætte kontonumre på dine kørselssatser. Kontonumrene bliver vist i dataudtræksrapporter, og du kan bruge dem til at importere kørsel som omkostninger i dit økonomisystem
• Vis kilometertæller: Hvis du markerer feltet her, får dine medarbejdere mulighed for at angive bilens kilometertællers start og slut på kørselsregistreringer. Det gælder for både private og firmabiler. Du kan også angive, om medarbejderne skal indtaste tallene

Regler

• Alle medarbejdere kan registrere udgifter og rejseudgifter på alle aktive projekter: Hvis du slår denne feature til, kan alle medarbejdere registrere rejseudgifter og andre udgifter på alle projekter. Er funktionen derimod slået fra, kan medarbejderne kun registrere udgifter på de projekter, hvor de er blevet allokeret timer, eller hvor de har registreret tid

Avance på udgifter

Du har mulighed for at lægge avance på dine projektudgifter, som automatisk bliver beregnet og lagt på, når fakturaen sendes til kunden. Du har tre muligheder at vælge mellem:

• Fast avance: Her bestemmer du som systemadministrator hvad avancen skal være på alle udgifter
• Standardavance: Her bestemmer du den avance, som altid skal foreslås på udgifterne. Dine medarbejdere har så mulighed for at vælge en anden, når de lægger udgifterne ind på projekterne 
• Valgfri avance: Det giver dine medarbejdere mulighed for selv at bestemme, hvilken avance der skal lægges på udgifterne, da der ikke som udgangspunkt er angivet en. Hvis du vælger denne mulighed, er det en god idé at aftale nogle retningslinjer med dine projektledere

Specielle bemærkninger

Se en demo af hvordan det virker her: