Beskyttelse af personoplysninger

Introduktion

For at hjælpe dig med at overholde GDPR skal du angive en GDPR-ansvarlig, samt bestemme hvordan opsagte medarbejdere skal anonymiseres i TimeLog. Det sikrer, at data ikke føres tilbage til en specifik person, men stadig bruges i din rapportering.

Beskrivelse

I systemadministrationen -> Generelle indstillinger skal du ind på Beskyttelse af personoplysninger. Her kan du lave din opsætning til anonymisering.

Ansvarlig kontaktperson

Øverst på siden vælger du den ansvarlige kontaktperson, som gemmes i vores database. Den valgte ansvarlige kontaktperson er bindeleddet mellem TimeLog og dig som kunde omkring alt, der vedrører databeskyttelse og EUs persondataforordning (GDPR). Kontaktpersonen er den eneste, der kan give TimeLog instruks om håndtering og behandling af data, der går ud over det i databehandleraftalen aftalte, herunder import, eksport og ændring af data. Den ansvarlige kontaktperson vil også være den, der modtager nyheder omkring tiltag og forandringer i forbindelse med databeskyttelse, fx ved udskiftning af underdatabehandlere.

Databeskyttelse - Medarbejdere

Du bestemmer selv, hvornår data skal anonymiseres og/eller slettes efter en medarbejder er stoppet. 

For at aktivere sletning og anonymisering skal du sættes flueben i de to bokse samt indtaste antal dage og måneder i de to felter.

Hvad sker der, når jeg markerer boksene?

• Slet alle kontaktoplysninger på medarbejderen: Sletter e-mail, kommentar og alle felter for personlige kontaktoplysninger på medarbejderkortet
• Anonymisér medarbejdere: Flytter alle registreringerne over på én samlet anonym systemmedarbejder, så der ikke længere kan refereres specifikt til den medarbejder.

Når tidligere medarbejdere anonymiseres, vil de blive overført til én samlet anonym systembruger. Her vil data fra alle opsagte medarbejdere havne som anonymiserede data for at sikre, at der ikke kan henføres til en specifik medarbejder på et senere tidspunkt. Vær opmærksom på, at du ikke kan føre data tilbage, når de først er havnet på den anonyme systembruger.

Giv TimeLog permanent supportadgang

Vælg at give TimeLog global supportadgang til dit TimeLog-site på enhver supportsag. Så kan vi hurtigere og nemmere hjælpe dig, når du har brug for det.

Specielle bemærkninger

Hvis du har brugt TimeLog før december 2018

Når du sætter anonymisering af medarbejdere op, så vil det formentlig betyde, at du anonymiserer flere medarbejdere på én gang. Du vil derfor opleve, at der kan gå et par dage før TimeLog har anonymiseret alle tidligere medarbejdere, da det er mange data, som skal bearbejdes.

OBS! Hvis du opdager inaktive medarbejdere, der stadig er synlige i TimeLog, er det fordi, der mangler en opsigelsesdato på medarbejderkortet. Det er denne dato, som afgør, hvornår medarbejderen bliver anonymiseret.