ETC rapport – Indsend

Introduktion

”ETC” betyder ”Estimate to Complete” og gør det muligt for dig og dine medarbejdere at angive, hvor meget restarbejde I forventer at have tilbage på en given opgave.

Beskrivelse

Afgivelse af ETC

Skærmbilledet ETC Rapport – Indsend, som findes under Rapporter, er projektmedarbejderens rapporteringsværktøj, når der skal rapporteres ETC til projektlederen på de opgaver, som projektmedarbejderen er i gang med.

Når du rapporterer ETC i TimeLog, så sker det for enkelthedens skyld altid til og med dagen før klokken 24:00. Dette kaldes ETC-datoen eller ETC-tidspunktet.
Hvis du rapporterer ETC en mandag, så skal du rapportere ETC, som den var før dagens arbejde blev påbegyndt. Rapporteres således en ETC på 10 timer, så betyder det, at du ved midnat dagen før manglede 10 timer på opgaven.

• ETC rapport - Indsend er opbygget som en rapport med en filtersektion i toppen og en indholdssektion i bunden.

Filteret

Under Visning vælges detaljer for de opgaver, der skal vises i søgeresultatet.
Filterindstillingen Vis ETC indsendt efter styrer, hvilke ETC rapporter der skal vises i skærmbilledet. Hvis man indtaster datoen 15-06-2014 her, så vises kun opgaver, hvor der er rapporteret ETC den 15. juni eller senere. Opgaver hvorpå der aldrig er rapporteret ETC, og opgaver med ældre ETC-rapporter vises ikke. Bemærk at denne filterindstilling kun er tilgængelig, hvis visningsmuligheden Vis alle opgaver på ETC projekter er valgt.
Under Visningsmuligheder kan der vælges mellem tre muligheder:

• Vis kun opgaver hvor der er registreret tid siden sidste ETC rapport, som begrænser resultatet til de opgaver, hvor der er registreret tid, siden der sidst blev afgivet ETC rapport (standard).
• Vis kun nye opgaver, som afventer dit estimat, som begrænser resultatet til de opgaver, hvor der endnu ikke er afgivet ETC. Typisk vil det være nye opgaver, som er blevet tildelt siden, der sidst er afgivet ETC.
• Vis alle opgaver på ETC projekter, som viser alle opgaver, som brugeren er allokeret til på ETC-projekter.

Ud over valget mellem ovenstående visningsmuligheder kan der tilvælges følgende:

• Vis afsluttede opgaver: Markeres, hvis afsluttede opgaver skal medtages.
• Vis opgavebeskrivelse: Markeres, hvis beskrivelsen tilknyttet de viste opgaverne skal vises.

Indholdssektionen – ETC rapport - Indsend

Tabellen angiver for de viste opgaver alle relevante informationer forbundet med at rapportere ETC. Det er også her, at der afgives et opdateret restestimat (ETC) på disse opgaver.

Tabellen indeholder følgende kolonner:

• WBS (Work Breakdown): Opgavens WBS-nummer.
• Opgavenavn: Navnet på opgaven.
• Fremdrift: Viser fremdriften på opgaven beregnet som det registrerede antal timer på opgaven i forhold til det nuværende estimerede slutforbrug på opgaven(EAC – Estimate at Completion).
• Allok.: Viser hvor mange timer projektlederen har allokeret dig til opgaven.
• Seneste ETC: Viser hvor mange timer, du ved din sidste ETC mente, at du skulle bruge på at afslutte opgaven.
• Nye timer: Viser hvor mange timer, du har registreret på opgaven siden sidste ETC.
• I kolonnen Ny ETC skal du angive hvor mange timer, du mener, at du mangler for at kunne afslutte opgaven. TimeLog kommer med et forslag, som svarer til Seneste ETC minus Nye timer, men du bør ændre det, så det angiver det antal timer, som du tror er det korrekte, der skal bruges for at afslutte opgaven.
• I kolonnen Usikkerhed skal du angive, om du er usikker på dit estimat ved at vælge én af de tre valgmuligheder i valglisten. Denne kolonne er kun synlig, hvis funktionen er aktiveret i systemadministrationen.
• Kolonnen med checkmark viser, hvorvidt en opgave er afsluttet eller ej. Er symbolet grønt, er opgaven afsluttet. Er det gråt, er den ikke afsluttet. Klik direkte i feltet for at ændre status på opgaven, fra fx ikke-afsluttet til afsluttet.

Indsend din ETC rapport

• Indtast det antal timer, som du mener at skulle bruge på at afslutte opgaven i kolonnen Ny ETC. Det timeantal, som TimeLog foreslår, kan overskrives, hvis du ikke er enig.
• Skriv evt. en kommentar til din ændring af ETCen ved at klikke på blyanten til højre for tekstfeltet. Kommentaren kan læses af din projektleder.
• Angiv hvor sikker du er på dit estimat i kolonnen Usikkerhed ved at vælge en af de tre valgmuligheder i valglisten.
• Klik på Gem.

Logfunktionen

ETC-loggen viser udviklingen af den afgivne ETC for en given allokering. Klik på Handlingsmenuen (IKON) og [Log] til højre for en opgave i rapportens indholdssektion for at åbne loggen.
Loggen indeholder følgende oplysninger:

• Dato (ETC-datoen): Datoen, hvor ETCen er gældende fra.
• Reg.: Antallet af timer registreret til og med ETC-datoen.
• ETC (Estimate to Complete): Restestimatet per den angivne ETC-dato.
• Usikkerhed (Rød, gul eller grøn): Angiver usikkerheden på den rapporterede ETC. Den bliver kun vist, hvis usikkerhed er slået til i systemadministrationen.
• EAC (Estimate at Completion): Viser den forventede tid brugt, når opgaven er afsluttet. EAC = ETC + Reg.
• Fremdrift: Fremdriften for den aktuelle opgave beregnet på baggrund af EAC. 
  Fremdrift = Reg. / EAC
• Kommentar: Den kommentar, som medarbejderen har afgivet i forbindelse med rapportering af ETC.

Handlinger

Til højre over tabellen findes en menu med en liste over mulige handlinger på de opgaver, som optræder i indholdssektionen.
Markér checkboksene ud for de opgaver, som du ønsker at udføre handlingen på. Vælg derefter hvilken handling der skal udføres på de markerede opgaver.
Valgmulighederne i valglisten Vælg handling er:

• Slet seneste ETC rapport, som sletter det seneste restestimat på de opgaver, der er markeret.
• Skift allokeringsstatus til afsluttet eller ikke-afsluttet, som skifter status på de valgte opgaver til afsluttet eller ikke–afsluttet.
• Skift ETC usikkerhed til, som skifter usikkerhed på det valgte opgaver til Høj, Mellem og Lav.

Genveje

Yderst til højre under Genveje ses linket xx ny(e) opgave(r) afventer dit første estimat. Benyt denne genvej, hvis du vil se alle dine opgaver, som du endnu ikke har afgivet ETC på.

 

 

Specielle bemærkninger

Læs procesdokumentet om ETC her.