Projektskabeloner

Introduktion

Her ser du en liste over dine eksisterende projektskabeloner. Fra denne administrationsside kan du vælge at rette, aktivere, deaktivere eller slette dine skabeloner.

Beskrivelse

Siden er delt op i to sektioner.

Filter

Under Filter kan du vælge at få vist følgende:

• Vis aktive projektskabeloner
• Vis inaktive projektskabeloner
• Vis alle projektskabeloner

Vis aktive projektskabeloner vil altid være den visning, du vil blive mødt med, når du kommer ind på siden.

Projektskabelon

I denne sektion ser du dine projektskabeloner baseret på dit valgte filter.

Navn
Selve navnet på projektskabelonerne er et link. Trykker du på navnet, vil du få mulighed for at redigere navn og beskrivelse på din projektskabelon.

Beskrivelse
Du kan skrive en beskrivelse til hver projektskabelon, som de andre brugere kan se, når de vælger at oprette et projekt baseret på en projektskabelon. Det giver dig mulighed for at skrive en forklaring til dine kollegaer, så de kan bruge projektskabelonerne til de rigtige projekter.

Aktiv
Her kan du se, om din projektskabelon er aktiv eller inaktiv.

Grønt flueben viser, at den er aktiv, og grå cirkel viser, at den er inaktiv. Du kan aktivere eller deaktivere en skabelon ved at trykke på cirklen og dermed nemt ændre status på din projektskabelon. Er den deaktiveret, så vil den ikke længere blive vist i listen af projektskabeloner, når en medarbejder opretter et nyt projekt.

Du kan vælge at markere flere skabeloner på én gang ved at markere afkrydsningsfeltet ved siden af kolonnen Aktiv for at aktivere/deaktivere eller slette flere skabeloner på én gang. Det gøres ved at vælge en handling i drop down-menuen, hvor der står Vælg handling og derefter trykke OK.

Handlinger

Yderst har du tre ikoner, som giver dig forskellige muligheder:

Redigering af din projektskabelon (Projekt-ikonet):

Her kan du trykke for at redigere din projektskabelon, som herefter vil åbne din projektskabelon, som et almindeligt projekt, hvor du kan tilføje og rette i din opsætning på projektet. Du vil altid kunne se, at du er i gang med at rette i en projektskabelon.

Når du har lavet dine ændringer, så skal du trykke Gem. Du vil herefter få mulighed for at:

• Overskrive den eksisterende projektskabelon
• Gemme den som en ny projektskabelon

Opdatering af eksisterende projekter

Vælger du at overskrive den eksisterende projektskabelon, får du mulighed for at opdatere dine eksisterende projekter, som er baseret på denne projektskabelon ved at markere Opdatér projekter oprettet ud fra denne skabelon.

Når du trykker Gem, så vil du få en liste af alle de projekter, som er baseret på denne projektskabelon, og du kan herefter vælge, om du vil opdatere alle dine eksisterende projekter eller kun enkelte projekter, ved at markere projekterne.

Når du har gemt projektskabelonen og opdateret dine eksisterende projekter, vil du kunne se en log over alle de ændringer, der er sket på dine eksisterende projekter baseret på dine valg under Rapporter -> Produktionsrapporter -> Projektskabeloner – Ændringslog. Dermed får du en status på, om alle dine projekter er opdaterede med dine rettelser, eller om der er nogle projekter, hvor du har ændret for meget i dem, så de ikke kan opdateres.

Du kan opdatere dine eksisterende projekter med følgende:

• Nye opgaver
• Opdatering af opgavenavn, -type og -status
• Slettede opgaver (hvis det er muligt)
• Nye milepæle
• Nye navne på milepæle
• Slettede milepæle (hvis det er muligt)
• Nye kontrakter
• Layout af projektplan (hvis det er muligt)

Vær dog opmærksom på, at har du lavet en projektplan ud fra flere projektskabeloner, så bliver projektplanen kun opdateret med ændringer fra den første projektskabelon du brugte.

Laver du ændringer i dit projektplans WBS-struktur vil du have begrænsede muligheder for at vedligeholde din projektplan via ændringer i projektskabelonen. Nye underopgaver vil ikke blive opdateret ind i projektplanen. Dog vil nye hovedopgaver du opretter i skabelonen kunne indsættes ind i de projektplaner, du tidligere har oprettet fra pågældende projektskabelon.

Du kan trygt slette opgaver i dit projekt, uden at du mister sammenkoblingen med din skabelon. Dit projekt vil stadig blive opdateret med ændringer fra din skabelon. 

Hvis du kopierer opgaver og milepæle i projektplanen, så vil den stadig være sammenkoblet med din skabelon. Dog betyder det, at hvis du tilføjer nye opgaver og milepæle i projektskabelonen, bliver de placeret i projektplanen efter den struktur, som findes i skabelonen. Det gøres på denne måde, da det er nødvendigt at overholde strukturen i skabelonen for at kunne lave opdateringer i projektplanen.

Redigering af navn og beskrivelse på din projektskabelon (Blyanten)

Her kan du trykke for at redigere navnet og beskrivelsen på din projektskabelon, men ikke selve opsætningen af projektet. Det gør du ved at trykke på projekt-ikonet.

Sletning af din projektskabelon (Skraldespanden)

Sletter du en projektskabelon bliver båndet mellem de projekter, du har oprettet baseret på denne projektskabelon, slettet, og du vil ikke længere kunne opdatere dine projekter baseret på denne skabelon via redigering af din projektskabelon.

Specielle bemærkninger

Oprettelse af nye projektskabeloner

Ønsker du at oprette en ny skabelon fra denne side, skal du redigere en eksisterende skabelon og gemme den som en ny projektskabelon.

Ønsker du at lave en ny projektskabelon helt fra grunden, så skal du oprette et nyt projekt og gemme det som en ny projektskabelon. Det gør du ved at trykke på lynet i øverste højre hjørne og gemme projektet som en projektskabelon.

Herefter vil du kunne finde den i listen over dine projektskabeloner for videre bearbejdelse.

Læs mere her om, hvordan du opretter et projekt. I videoen nedenfor kan du se hvordan du bruger projektskabeloner til nye projekter. 

Arbejd videre mens systemet opdaterer dine skabeloner

Det kan være, du har valgt at opdatere mange projekter, hvilket tager tid for systemet at opdatere. Du kan dog bare gå videre med dit arbejde i TimeLog, og så får du en notifikation vist, når alle dine opdateringer er håndteret, samt hvis der er enkelte projekter som det ikke har været muligt at opdatere.