Uniconta

Introduktion

Integrationen mellem TimeLog og Uniconta giver et smidigt samarbejde mellem de to systemer.

Beskrivelse

Integrationen har følgende fordele:

• Nem og hurtig oprettelse af fakturaer, baseret på projektregistreringer
• Der kan foretages økonomiske analyser i TimeLog med alle tilgængelige dimensioner (medarbejder, projekttype, projektkategori, afdeling, etc.) inkl. den økonomiske rapportering
• Projektlederne kan finde alle oplysninger om fakturering i TimeLog og behøver derfor ikke adgang til Uniconta, så du sparer penge på licenser

• Overførslen af fakturaer til Uniconta sparer tid og giver en øget kvalitetssikring omkring, at der faktureres korrekt.

Fra TimeLog til Uniconta

• Oprettelse og opdatering af kunder
• Overførsel af bogførte fakturaer
• Overførsel af projekter

Fra Uniconta til TimeLog:

• Synkronisering af kunder
• Synkronisering af varenumre
• Afstemning af fakturaer mellem de to systemer
• Nem import af udgifter via Import af projektudgifter
  
  

Installation af Uniconta integrationen

Inden du går i gang med at oprette integrationen, skal du have et TimeLog PSA-site med Invoicing.

Uniconta integrationen installeres i systemadministrationen >> Integrationer & API >> Integrationer.

• Find Uniconta under ØKOMONI og klik på TILFØJ UNICONTA
  Hvis I har TimeLog MLE aktiveret, skal du vælge den juridiske enhed Uniconta skal forbindes med, og klikke på AKTIVÈR
• Klik på Konfigurér Uniconta for at åbne integrationen
• Tilføj systemadministratorens Login-id i feltet Bruger-ID
  Vi anbefaler, at I om muligt, benytter en ekstra licens til oprettelse af forbindelsen til Uniconta. Denne licens skal du bruge til at forbinde integrationen, så I undgår, at forbindelsen deaktiveres, hvis en person skifter loginoplysninger, eller ikke længere er ansat hos jer. Licensen der benyttes til oprettelse af forbindelsen, skal have superbrugeradgang for at kunne oprette og opdatere kunder i Uniconta.
• Tilføj brugerens password
• Klik på OPRET FORBINDLESE

Når forbindelsen er etableret, ses et flueben udfor Forbindelse etableret, og valg af virksomhedsregnskab sektion åbner.

• Vælg den aktuelle virksomhed i valglisten Uniconta-virksomhed

Når forbindelsen er oprettet, er integrationen klar til at blive konfigureret.

NULSTIL

Klik på NULSTIL sletter de tilføjede loginoplysninger og forbindelsen til Uniconta afbrydes.

---

Opsætning af kunder

I denne konfigurationssektion, skal du vælge, hvilket system der skal være master for oprettelse og vedligehold af kunder.

Som standard, oprettes og vedligeholdes alle kunder i TimeLog og har to opsætninger til, hvordan nye og opdaterede kunder, skal overføres til Uniconta.

• Foretages manuelt på kunder og kontaktpersoner; Alle nye kunder og efterfølgende opdateringer udføres i TimeLog. Efter oprettelse, overføres/oprettes nye kunder til Uniconta via klik på de tre prikker til højre for kundenavnet på kundekortet. Klik på Sammenkæd kunde med integration i pop-up vinduet, og klik på den sort prik. Kunden oprettes nu i Uniconta og der ses et grønt flueben i pop-up vinduet, næste gang du tjekker kundens status.
  Se eventuelt den online vejledning Sammenkæd kunder med integration
  Efterfølgende opdatering af kunden, bliver automatisk overført til Uniconta når du klikker på OPDATER
• Sker automatisk ved overførsel af første faktura; Når denne opsætning vælges, bliver nye kunder automatisk oprettet i Uniconta, når den første faktura overføres. Efterfølgende opdateringer, bliver overført til Uniconta når opdateringen gemmer med klikkes på OPDATER på kundekortet.

Sammenkædning af kunder

Inden integrationen aktiveres, skal alle kunder i TimeLog være sammenkædet med de tilsvarende kundenavne i Uniconta. Kunder der kun findes i Uniconta, kan importeres som nye kunder i TimeLog. Dette udføres i tabellen af kunder, som har fire visningsmuligheder (Ét forslag, Flere forslag, Ingen forslag & Ignorerede kunder). TimeLog matcher kunderne med tjekker på kundenummer, momsnummer, telefonnummer og kundenavn.

Den venstre halvdel af tabellerne, viser Uniconta kunderne, og den højre halvdel TimeLog kunden

Inden integrationen aktiveres, er det vigtigt at håndtere alle Uniconta kunderne i første tre tabelvisninger.

Klik på linket Sammenkæd kunder for at åbne sammenkædningen. Sammenkædningen har fire visningsmuligheder:

• Ét forslag: Kundepar som umiddelbart kan genkendes
• Flere forslag: Kunder i Uniconta, hvor der er fundet mere end én matchende kunde i TimeLog
• Ingen forslag: Kunder i Uniconta, hvor der ikke findes et match i TimeLog

• Ignorerede kunder: Kunder i Uniconta, som ikke skal bruges i TimeLog (du kan ignorere kunder på hver fane med forslag, hvilket du kan læse mere om efter de fire scenarier for sammenkædning af kunder)

På alle fire faner er der fire muligheder for at sammenkæde kundeoplysningerne:

1. Sammenkæd og anvend data fra TimeLog: Denne handling, kæder kundeparrene sammen og overskriver kundedata i Uniconta med kundedata fra TimeLog. Felter, som ikke er udfyldt i TimeLog, bliver ikke overskrevet i Uniconta
2. Sammenkæd og anvend data fra Uniconta: Denne handling kæder kundeparrene sammen og overskriver kundedata i TimeLog med kundedata fra Uniconta. Felter, som ikke er udfyldt i Uniconta, bliver ikke overført.
3. Importér som en ny kunde i TimeLog: Denne handling opretter en ny kunde i TimeLog på baggrund af data i Uniconta.
4. Ignorér kunde(r): Denne handling ignorerer kunderne fra xxx og lægger dem ind tabelvisningen IGNOREREDE KUNDER

Når I har importeret de nye kunder i TimeLog, anbefaler vi samtidigt, at I retter jeres kundenummerserie i Systemadministrationen -> Generelle indstillinger -> Nummerserier, så de nye kunder, I opretter i TimeLog, får et kundenummer, der fortsætter nummerserien i Uniconta. Herved vil kundenumrene i de to systemer være de samme.

Fremgangsmåden for sammenkædningen afhænger af et af de nedenstående scenarier:

1. Der er ingen kundedata i hverken Uniconta eller TimeLog
2. Der er kundedata i Uniconta og ingen i TimeLog (ny TimeLog-installation)
3. Der er kundedata i TimeLog og ingen i Uniconta (ny Uniconta-installation)
4. Der er kundedata i både TimeLog og Uniconta

Nedenfor gennemgås de fire scenarier hver for sig.

Scenarie 1: Der er ingen kundedata i hverken Uniconta eller TimeLog

I dette tilfælde er sammenkædning af kundedatabaserne ikke nødvendigt, så punktet kan springes over. Kunder vil blive oprettet løbende i Uniconta enten oprettelse af nye kunder i TimeLog eller i forbindelse med fakturering.

Scenarie 2: Der er kundedata i Uniconta og ingen i TimeLog

Begynd med at importere de relevante kunder i Uniconta til TimeLog. Fanebladene Et forslag og Flere forslag vil være tomme og kan springes over. I fanebladet Ingen forslag vil alle kunder i Uniconta blive vist. Markér de kunder, som skal oprettes i TimeLog og vælg Importér som en ny kunde under Vælg handling og klik på OK.

Kunderne oprettes nu i TimeLog, og bliver samtidig sammenkædet med Uniconta kundedatabase.

Scenarie 3: Der er kundedata i TimeLog og ingen i Uniconta

I dette tilfælde er sammenkædning af kundedatabaserne ikke mulig, og punktet kan springes over. Kunder vil blive oprettet løbende i Uniconta enten ved oprettelsen i TimeLog, eller i forbindelse med fakturering.

Scenarie 4: Der er kundedata i både TimeLog og Uniconta

Denne sammenkobling er den mest tidskrævende, da der vil være behov for manuelt at koble de enkelte kundepar. Heldigvis hjælper systemet med at finde kundepar, der passer sammen.

Vær opmærksom på, at hvis du har mange kunder i enten TimeLog eller Uniconta, så viser tabellen kun 200 kunder ad gangen, men listen bliver opdateret med nye kundenavne, når du klikker op OK.

Når du har håndteret alle kundenavne og alle tabelvisninger er tømt, klikker du på TILBAGE TIL INTEGRATIONSOPSÆTNINGEN for at fortsætte opsætningen af integrationen.

Ignorér kunder

Du har mulighed for at ignorere de kunder fra Uniconta, som du ikke vil bruge i TimeLog på alle tre faner med forslag til sammenkædning.

Du ignorerer ved at markere kunderne i afkrydsningsfelterne ude til højre og vælge Ignorér kunde(r) i Vælg handling-menuen og klikker på OK.

Når du ignorerer kunderne, flyttes de til fanen Ignorerede kunder, hvor du får et samlet overblik. Herfra har du mulighed for at importere eller sammenkæde dem, hvis du får brug for dem på et senere tidspunkt.

Vælg standardværdier for dataoverførsler

Ved overførsel af nye kunder og medarbejdere til Uniconta, kræver Uniconta, at oprettelsen indeholder nogle obligatoriske informationer, som ikke findes i TimeLog. Nedenfor vælges hvilke standardværdier, der skal overføres, ved oprettelse af nye kunder og medarbejdere fra TimeLog. De overførte standardinformationer, kan efterfølgende rettes i Uniconta, når data er overført.

Standardværdier ved overførsel af kunder

Følgende Uniconta informationer skal vælges for at TimeLog kan oprette kunder og overføre fakturaer til Uniconta. De forskellige valgmuligheder kommer fra jeres Uniconta installation.

• Debitorgruppe; Vælg mellem jeres oprettede debitorgrupper i Uniconta
• Momszone; Vælg mellem de oprettede momszoner
• Betalingsbetingelser; Vælg en standard betalingsbetingelse i Uniconta

• Skabelonsamling; Vælg en fakturaskabelon i Uniconta

Dine valg bliver gemt automatisk. Efterfølgende kan værdierne rettes i Uniconta og vil ikke blive overskrevet, når kundedata automatisk opdateres fra TimeLog.

Det er en fordel, at I opretter de samme betalingsbetingelser i begge systemer, da de fleste vil bruge fakturaen i TimeLog som reference.

Standardværdier ved overførsel af fakturaer

Vælg den ønskede projektart i projektkategori feltet. Der kan ikke bogføres nogen posteringer på projekter uden angivelse af en art.

Import af varenumre

For at kunne overføre fakturaer til Uniconta, skal alle varenumre, der er relevante for fakturering af projektregistreringer, importeres til TimeLog. Hvis varenumrene senere ændres i Uniconta, beholder bogførte fakturaer de oprindelige varenumre.

• Klik på linket Importer varenumre.
• Skift status i filteret til Vis inaktive varenumre og klik på VIS
  En liste over aktive Uniconta varenumre oprettes.
• Market tjekboksen udfor de varenumre der skal aktiveres i TimeLog.
• Vælg handlingen Aktiver og klik på OK

Du kan også klikke direkte på den sort prik, for at aktivere det aktuelle varenummer. Skift Status til Vis aktive varenumre, for at se de aktiverede varenumre der kan benyttes ved oprettelse af jeres fakturaer i TimeLog.

Klik på TILBAGE TIL INTEGRATIONSOPSÆTNINGEN for at fortsætte konfigurationen.

Konfiguration af varenumre

For at gøre det nemmere at oprette fakturakladder, kan du vælge en standard opsætning for de forskellige registreringstyper. For valgte varenumre kan ændres på fakturakladden.

Opsætningen af for valgte varenumre i TimeLog består af følgende trin:

1. Standardvarenumre på projektarbejde
2. Standardvarenumre på eksterne udgifter

Integrationen fungerer upåvirket, selvom opsætning af standardvarenumre ikke er gennemført. I så fald skal der manuelt vælges et varenummer til hver enkelt fakturalinje, når der oprettes en fakturakladde i TimeLog.

Vi anbefaler en opsætning af standardvarenumre, da det vil spare dig meget tid i faktureringsprocessen, når der allerede ved oprettelse af de enkelte fakturalinjer på kladden, sættes de rigtige varenumre på. Det er især en fordel, hvis I er mange, der skal deles om ansvaret med at oprette fakturakladder. Opsætning af standardvarenumre styrker datakvaliteten i jeres rapportering og årsopgørelse, og I sparer tid på at skulle dobbelttjekke hinandens arbejde.

1.    Standardvarenumre på projektarbejde

Ved tilknytning af varenumre til de forskellige datatyper (medgået tid & fastpris betalinger) har du forskellige valgmuligheder, alt efter datatype.

• Medgået tid: Har seks mulige valg: Vælg ved fakturering, Vælg dimension (Projekttype, Projektkategori, Opgavetype eller Timepris) eller ét af de importerede varenumre.
  • Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje, når du bygger dine fakturakladde.
  • Vælg dimension: Her skal den valgte dimension efterfølgende opdateres via linket Tilknyt varenummer til dimensionsnavn. Eller i Systemadministration >> Økonomi >> Sammenkædning af varenumre.
    Vælges Timepris, får jeres timepriser i Systemadministration -> Økonomi -> Timepriser tilføjet et ekstra felt (varenr.). Klik på en timeprisnavnet eller Redigér og vælg et varenummer. Det samme varenummer kan benyttes til flere timepriser. Hvis det ikke er muligt at vælge et enkelt varenummer til en timepris, kan det udelades, og skal i stedet vælges på de enkelte fakturalinjer.
  • Vælges et specifikt varenummer: Får tidsregistreringer automatisk tilføjet det valgte varenummer på fakturalinjerne.
• Fastpris: Har er der fire mulige valg: Vælg ved fakturering, Vælg dimension (Projekttype og Projektkategori) eller ét af de importerede varenumre.
  • Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje, når du bygger dine fakturaer.
  • Vælg dimension: Her skal den valgte dimension efterfølgende opdateres via linket Tilknyt varenummer til dimensionsnavn, eller i Systemadministration >> Økonomi >> Sammenkædning af varenumre. Fastprisbetalinger, vil herefter automatisk få tilføjet varenummeret, når der oprettes en ny fastpriskontrakt.
  • Vælges et specifikt varenummer: Fastprisbetalingerne får automatisk tilføjet det valgte varenummer på betalingerne, når der oprettes en ny betaling i fastpriskontrakter

2.    Standardvarenumre på eksterne udgifter

Ved tilknytning af varenumre til de forskellige eksterne udgifter (udgifter, Kørsel, Diæter og ophold) har du forskellige valgmuligheder, alt efter datatype.

• Udgifter: Har tre mulige valg: Vælg ved fakturering, Udgiftstype eller ét af de importerede varenumre.
  • Vælg ved fakturering: Her skal varenummeret vælges på den enkelte fakturalinje, når du bygger dine fakturakladde.
  • Vælges Udgiftstype, skal jeres udgiftstyper efterfølgende have tildelt et varenummer via linket Tilknyt varenummer til dimensionsnavn, eller i Systemadministration -> Økonomi -> Sammenkædning af varenumre. Vælg et varenummer ud for den enkelte udgiftstype. Det anbefales ikke at benytte det samme varenummer på flere udgiftstyper, da det vil påvirke import af projektudgifter. Hvis det ikke er muligt at vælge et enkelt varenummer til udgiftstypen, kan det udelades, og skal i stedet vælges på de enkelte fakturalinjer.
• Kørsel: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.
• Diæter: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.
• Ophold: Har to mulige valg: Vælg ved fakturering, eller ét af de importerede varenumre/finanskonti.

Importér udgifter fra Uniconta

Efter aktivering af udgiftsimporten, skal I tilføje de finanskonti som TimeLog skal importere leverandørudgifter fra.

• Klik i feltet Vælg en konto og vælg en konto fra jeres kontoplan.
• klik på den ønskede finanskonti, og klik på plus-ikonet for at tilføje kontoen til importlisten.

Alle leverandørudgifter der bogføres på de valgte konti, kan importeres til TimeLog via websiden Import af projektudgifter.

For at optimere importen af leverandørudgifter, kan du med fordel tilføje kontonumre til jeres aktive udgiftstyper i TimeLog, og udgiftstypen vil automatisk blive valgt i importtabellen.

Overfør projektnr. til Uniconta

Ved aktivering, vil TimeLog automatisk overføre de oprettede TimeLog projekter i Uniconta.

• Vælg den aktuelle Uniconta projektgruppe, projektet skal oprettes i.

Vær opmærksom på, du kan kun bruge denne funktion, hvis du har aktiveret projektmodulet i Uniconta.

Bekræft integrationsopsætning

Når alle aktuelle konfigurationssektioner er konfigureret, skal opsætningen bekræftes.

De tre tjekbokse er en tjekliste, så du er sikker på, at du har fået det hele konfigureret. Særligt sammenkædningen af kunder, kan ved manglende opsætning medføre, at TimeLog opretter kunder i Uniconta, som allerede findes i Uniconta.

Markér afkrydsningsfelterne og klik på AKTIVÉR og integrationen er klar til overførsel af jeres fakturaer.