Ny faktura

Introduktion

I TimeLog opbygges fakturaens indhold ud fra projekternes registrerede fakturapotentiale. Efter oprettelse af fakturakladden opbygges den egentlige faktura ved at tilføje fakturalinjerne fra projektets registreringer i perioden.

Beskrivelse

Bedste praksis i TimeLog er at anvende debitorlisten og oprette dine fakturaer derfra. Du kan læse mere om, hvordan du bruger den og opretter dine fakturaer her.

Udfyldelse af fakturahoved

• Du kan til enhver tid ændre de automatisk udfyldte kundedata ved hjælp af drop down-menuen.
  Ligeledes kan du ændre faktureringsadressen via drop down-menuen Faktureringsadresse. Her kan du også vælge Angiv faktureringsadresse for at indtaste en valgfri adresse.
• Vælg evt. en Intern reference (dvs. en person som kunden kan kontakte ang. fakturaen).
• De prædefinerede Fakturaindstillinger kan du ændre i drop down-menuerne. Ændres Fakturadato og/eller Betalingsbetingelser, ændres forfaldsdatoen automatisk i overensstemmelse med de nye betingelser, når der klikkes på knappen Gem.
• Er der knyttet et projekt til fakturaen, vil Valuta være låst til projektvalutaen.
  Hvis fakturakladden ikke er knyttet til et projekt, vil der kunne vælges Valuta, indtil første fakturalinje oprettes.
• Hvis der skal faktureres flere kundeprojekter på én faktura, må der ikke være valgt et Projekt i projekt.
• Ændres den prædefinerede Standardrabat, Beregn moms eller Standardmoms %, vil ændringen kun have indflydelse på denne fakturakladde.
• Standardtekster til Overskrift og Besked kan sættes op i Systemadministration/Projekter/Projektfakturering.

Udvælg fakturapotentiale

• Under overskrifterne Visning og Visningsmuligheder vælges kriterierne for det fakturapotentiale, der ønskes vist i den underliggende tabel.
• Vælg den Periode, du ønsker, der skal benyttes til listning af projektets registreringer.
• Klik på knappen Vis for at få vist det ønskede fakturapotentiale.

Tilføj fakturalinje

Fakturapotentialet er grupperet i registreringstyper, og de enkelte poster er markeret med fakturastatus fra projektets opgaver og/eller betalingsplan.

• Klik på Tilføj til faktura-ikonet ude til højre for at tilføje den enkelte post til fakturakladden.
• Markér afkrydsningsfeltet ud for de linjer, du ønsker skal tilføjes.
• I drop down-menuen Vælg handling vælger du, hvorledes de markerede linjer skal tilføjes til fakturaen.
• Klik OK for at udføre den valgte handling.
• De markerede fakturalinjer bliver nu tilføjet til fakturakladden. Har du nogle ændringer, er det muligt at redigere disse efterfølgende.

Redigér fakturalinjer

I sektionen med fakturalinjer har du mulighed for at redigere Beskrivelse, Antal, Sats %, Rabat %, Moms % og Beløb (DKK) direkte på fakturalinjen.

• Klik i det felt, du ønsker at rette, og indtast dernæst den nye tekst.
• Hvis Antal, Sats eller Beløb (DKK) rettes på en fakturalinje, der består af flere sammenlagte poster, fordeles ændringen forholdsmæssigt på alle poster.
• Du kan også rette de sammenlagte poster på en fakturalinje enkeltvis.
  Klik på tallet under Poster, og udfør rettelsen direkte på de enkelte poster i detaljevinduet.
• Hvis du fortryder de ændringer, du har foretaget, kan du ved et klik på knappen Gendan registreret værdi gendanne den oprindelige projektregistrering på alle fakturalinjerne.
• Klik på Gem for at tilføje ændringerne til fakturakladden og vende tilbage til fakturakladden.
• Du kan fortsat sammenlægge og adskille fakturalinjerne ved at markere linjerne og vælge den ønskede handling. Klik på knappen OK for at udføre ændringen.

Flyt fakturalinjer

Du kan flytte fakturalinjerne op eller ned på fakturakladden, hvis du ønsker at ændre på rækkefølgen.

• Hvis en fakturalinje skal flyttes, placerer du musen over linjen, og et ikon vises yderst til venstre på fakturalinjen. Flyt musen til ikonet, og cursoren skifter udseende.
• Klik og hold tasten nede på den udvalgte fakturalinje, og træk linjen til den nye placering, hvorefter du slipper tasten. Fakturalinjen er nu flyttet.
• Klik på Gem for at tilføje ændringerne til databasen.
• Ønsker du at se, hvordan fakturaen ser ud, kan du klikke på knappen Vis udskrift.
• Hvis markeringsboksen Inkluder fakturaspecifikation i Vis udskrift markeres, listes de oprindelige projektregistreringer på den/de efterfølgende sider.
• Hvis du arbejder i en faktura med mange fakturalinjer, kan du med et enkelt klik flytte en fakturalinje til bunden af siden. Hold Ctrl-tasten nede samtidig med, at du trækker den valgte fakturalinje nedad, og fakturalinjen flyttes til bunden af fakturaen.

Tilføj ekstra linjer til fakturakladden

For at skabe en let forståelig faktura kan fakturakladden forbedres ved at tilføje overskrifter, subtotaler, tekstlinjer, tomme linjer og ikke mindst produkter.

• Du skal klikke på knappen Ny fakturalinje for at åbne tilføjelsesmulighederne.
• Vælg den Type, du ønsker at tilføje.
• Typerne Overskrift, Subtotal, Tekst og Tom linje giver dig mulighed for at skrive en beskrivende tekst til den nye fakturalinje.
• Typen Subtotal har yderligere den funktion, at den summerer alle overliggende tal i kolonnerne Poster, Antal og Beløb (DKK) på den nye fakturalinje.
• Typen Vare, også kendt som tom fakturalinje, giver dig mulighed for at tilføje en fakturalinje med en værdi, der ikke er registreret i projektet.
• Vælg det Projekt og den Dato, som værdien skal tilføjes til, hvorefter du indtaster en beskrivende tekst til fakturalinjen.
• Tilføj Antal, Sats, Rabat % og Moms % til produktlinjen, hvorefter Beløb (DKK) bliver beregnet automatisk.
• Klik på knappen Gem for at tilføje den nye fakturalinje til fakturakladden, og fakturakladdens beløb bliver opdateret med værdien af varen.
• Du kan efterfølgende tilføje flere nye fakturalinjer og flytte rundt på disses placeringer, indtil fakturakladden er bogført.
• Klik på Vis for at sikre, at der ikke er flere tilføjelser eller ændringer, der skal udføres, inden fakturakladden bliver bogført.
• Klik afslutningsvis på knappen Bogfør for at tilføje fakturaens værdi til projektet.

Vær opmærksom på: Beløbene fra manuelt oprettede fakturalinjer bliver vist under Andet i projektets projekttotaler og vil kun fremgå i rapporter, hvor de beløb medtages.
Hvis du vil oprette en betaling på fastpris, skal du gå ind på kontrakten og oprette en ny betaling i betalingsplanen. Så bliver værdien fordelt korrekt på de timer, der bliver registreret på projektet.